In den meisten Fällen stellt sich die Frage des Datenaustausches von Rechnungswesendaten eines Mandanten innerhalb einer Kanzlei kaum - die Vernetzung gestattet den Zugriff von allen im Netz verbundenen Arbeitsplätzen.
Trotzdem kann aber - aus verschiedenen Gründen - ein Datenaustausch über das Netz nicht möglich sein (z. B. weil sich ein Arbeitsplatz außerhalb der Kanzlei befindet). In diesem Fall gibt es verschiedene Möglichkeiten.
1. Der Weg über eine Mandantensicherung
Hier wird ein komplettes Wirtschaftsjahr der Mandantenbuchführung an einem PC gesichert, am anderen eingespielt. Beides geht aus dem geöffneten Rechnungswesen-Programm (das Wirtschaftsjahr des Mandanten muss geschlossen sein) über Bestand | Bestandsmanager | Mandant.
Wichtig: Ist das Wirtschaftsjahr bereits vorhanden, wird beim Einspielen gefragt, ob überschrieben werden soll.
2. Weitergabe von Sendedaten an den sendefähigen PC
Hier werden nur die noch nicht an das DATEV-Rechenzentrum gesendeten Daten an das Programm RZ-Kommunikation übergeben (Bestand | Daten senden | Sendedaten - DFÜ ohne Termin).
Dann wird aus der RZ-Kommunikation eine Sicherung erstellt und am sendefähigen PC wieder eingespielt: Aufruf der RZ-Kommunikation mittels rechter Maustaste auf die DFÜ-Ampel, aus der Gesamtübersicht den Auftrag exportieren bzw. importieren (DFÜ-Auftrag | Exportieren/Importieren). Per Verarbeiten wird dann an das RZ gesendet.
3. Weitergabe eines Buchungsstapels
Über das Daten senden wird ein Stapel auf einen Datenpfad gesendet (Einstellungen). Dabei kann es sich natürlich auch um einen beweglichen Datenträger handeln. Anschließend wird am zweiten PC der Stapel importiert (Buchen | Stapelverarbeitung | Importieren).
Wichtig: Ein Export über Auswertungen | Primanota empfiehlt sich nicht, da der Ursprungsstapel nach dem Export noch weiter bearbeitet werden kann. So entstehen Differenzen zwischen Ausgangs- und exportiertem Bestand.
Tipp: Eine Stapelverarbeitung von einer CD oder DVD ist nur bis Windows 98 möglich (es handelt sich um eine Eigenart des Betriebssystems). Bei aktuellen Betriebssystemen müssen die entsprechenden Dateien auf die Festplatte kopiert und dort auch gegebenenfalls der Schreibschutz aufgehoben werden.
Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Hilfe der Rechnungswesen-Programme unter dem Stichwort "Datenaustausch".
Mit freundlichem Gruß
Frank Schöneberg
Produktmarketing und Service
Betriebliches Rechnungswesen
DATEV eG