Bräuchten ein drittes Beleg-Feld

Bei der Erfassung der Eingangsrechnung im Rechnungswesen mit Verwendung des Zahlungsverkehrs fehlt unserem selbstbuchenden Mandanten definitiv ein weiteres Erfassungsfeld für seine eigene intern vergebene Belegnummer!

Im Belegfeld 1 erfaßt er die Rechnungsnummer des Rechnungsausstellers, weil diese für den Zahlungsverkehr und die Zuordnung der bezahlten Rechnungen beim Empfänger notwendig ist. Im Belegfeld 2 kann man ja definitiv nur die Fälligkeiten erfassen und Problem ist das eigene Ablagesystem nach fortlaufend vergebenen Rechnungseingangsnummern. Uns fehlt hierfür ein drittes Belegfeld, bzw. eine andere Erfassungsmöglichkeit für die Fälligkeiten, damit wir das Belegfeld 2 dann für die interne Ablagenummer nutzen könnten. Wir behelfen uns im Moment damit, dass wir die 4-stellige RE-Nr. dem Buchungstext voranstellen, damit kürzt es uns aber die Texterfassungsmöglichkeit.

Wie machen das andere Firmen? Was wäre vielleicht einmal an Veränderungen möglich?

Mit freundlichen Grüßen

Ivonne Voigt

Hallo Frau Voigt,

haben Sie sich schon mit den "Zusatzinformationen" in der Buchungszeile zu diesen Zweck befasst? Das ist vom Handling her nicht gerade "schön", kann aber m.E. hierfür ggf. genutzt werden.

Mir fällt gerade noch eine Möglichkeit ein: Wenn Sie keine Kostenstellenrechnung nutzen, könnten Sie natürlich auch die Felder Kost1 oder Kost2 hierfür "zweckentfremden".

Viele Grüße
Uwe Lutz

Hallo Frau Voigt
zu was brauchen Sie eigentlich noch einen Text ?
Wenn Sie das neue Konzept Buchführung mit Zukunft konsequent nutzen, könnten Sie den Text über die OCR Erkennung im Belegbild sehen.
Bei der Prüfung des Kontos durch den Abschlussmitarbeiter sieht dieser ja das Belegbild.

Schöne Grüße aus Franken
Franz Russ

Hallo Herr Lutz,

super Idee mit der Verwendung der Kost-Felder, da hätte ich selber mit keiner Silbe dran gedacht. Habe ich gleich mal getestet und gefällt mir ganz gut, da man die Anzeigen ja individuell gestalten kann. Die Variante mit den Ergänzungsfeldern hatte ich auch schon gefunden, nur hinsichtlich der Auswertungen einfach unpraktikabel, da nicht gleich sichtbar.

Hallo Herr Ruß,

nicht jede kleine Kanzlei hat die Möglichkeiten sofort jede neue technische Entwicklung umzusetzen, sei es zum einen der Zeitfaktor, aber auch die Investitionskosten. Wenn man neu anfängt, wäre es eine tolle Variante gleich mit allen neuen Programmentwicklungen einzusteigen. Jedoch bei jahrelang eingefahrenen Ablage- und Bearbeitungstechniken ist das leider nicht von heute auf morgen möglich. Bin ja schon froh, wenn ich meine Kolleginnen mal dazu motivieren kann, den Kontoauszugsmanager einzusetzen, da es wirklich viel vereinfacht!

Viele Grüße

Ivonne Voigt

Hallo Herr Ruß,

beim nochmaligen Lesen Ihres Beitrages bin ich etwas stutzig geworden. Ich deute Ihre Äußerung dahingehend, dass überhaupt kein Text mehr erforderlich wäre, wenn die Rechnung (Bild) der Buchungserfassung hinterlegt ist? Meinen Sie damit, dass der Abschlußmitarbeiter statt einmal schnell die Buchungstexte des Sachkontos zu überfliegen sich dann jede einzelne Rechnung ansehen soll? Was ist mit auf 10 Sachkonten aufgesplittete, 4-seitigen Rechnungen > kann mir nicht vorstellen, dass das ohne kurzen erklärenden/beschreibenden Buchungstext eine praktikable Lösung sein sollte?

Wenn sich hier in der Nähe mal die Möglichkeit bieten sollte, solch ein System im Praxiseinsatz anzusehen, wäre ich zumindest einmal sehr neugierig, wie das so läuft! Nur von einer Präsentation halte ich nicht viel, denn das sind "durchgespielte" Mustersachverhalte. Die richtigen Probleme kommen erst im Live-Praxiseinsatz. Das haben wir bei einem früheren Umstieg auf eine preisgünstige Kanzleisoftware schmerzlich am eigenen Leib spüren müssen.

Viele Grüße
Ivonne Voigt

Hallo Frau Voigt,

eine Anmerkung/Frage noch zum Buchungstext: Sofern Sie den "Kontoauszugsmanager" nutzen, haben Sie auch die Funktion "Beleginformationen als Zusatzinformation in die Buchung übernehmen" aktiviert ?

Damit erübrigen sich nahezu alle Buchungstexte, da man zu jeder Buchung im Kontextmenü über "Zusatzinformationen" den gesamten Text gemäß dem Bankauszug ersehen kann. Der Buchungstext kann dann vom Programm zusätzlich (z.B. mit dem Auftraggebernamen) vorbelegt werden. Selbst wenn dann dort nur "Finanzamt xyz" steht, so sind über das o.g. Menü alle Details wie Steuerart/Steuernummer etc. sichtbar.

Mfg
M.Hüwe

Hallo Frau Voigt
leider kann ich Ihnen nicht helfen, da ich nicht nachvollziehgen kann wo Sie herkommen.
Sie können jedoch sich an den Kundenbetreuer der Datev wenden, damit dieser Ihnen eine entsprechende Referenzkanzlei mitteilt.
Schöne Grüße aus Franken
Franz Russ

Hallo Frau Voigt,

Ihr Kundenverantwortlicher wird sich Anfang nächster Woche mit Ihnen in Verbindung setzen.

Mit freundlichem Gruß
Manuela Schwarz
Produktmarketing und Service
Betriebliches Rechnungswesen
Datev eG