Tif. vs. PDF-Format

Sehr geehrte Newsgroup,

ich scanne den überwiegenden Teil meiner Eingangspost und lege ihn im Tif.-Format in der DokOrg ab.

Teilweise werde dann Briefe oder z. B. Bescheide als Anhang an den Mandanten per email zur Kennntnis gesendet.

Ich letzter Zeit stelle ich fest, dass viele Mandanten mit dem Tif-Format nicht klarkommen, z. B. werden mehrseitige Dokumente nicht als solche erkannt, der Mandant denkt, es handelt sich nur um eine Seite.

Hat es Nachteile, wenn die Post im PDF-Format archiviert wird (Speichergröße etc.) Dieses Format scheint einfacher für den Mandanten in der Handhabung zu sein.

Die Datev empfiehlt ja regelmäßg das Tif.-Format. Wo liegen die Vorteile?

Wie werden die Dateien im DMS verarbeitet? Tif. oder PDF ?

Hallo,

ein großer Nachteil beim PDF-Format ist sicherlich, dass man nicht so "einfach" heften kann.

Ansonsten ist mir das PDF-Format auch lieber.

Alexander Hermelink

Guten Tag,
ich habe die gleiche Erfahrung gemacht. Es wäre prima, wenn man aus der DokOrg direkt ein PDF Dokument erstellen könnte (zB rechte Maustaste-egal ob word/excel/tiff) und per Mail verschicken könnte.
Schöne Grüße

Das können Sie doch dank des mitgelieferten SkyPDF-Treibers schon seit langem machen...?!?

Das PDF aus Word oder Excel zu erstellen ist nicht das Problem, wie Sky PDF schon sagt, geht das mit ihm schon etwas länger.

Ein Weg wäre, das TIF-Dokument als PDF zu drucken und dann das Ergebnis per Mail an den Mandanten zu schicken.

Alexander Hermelink

Sky PDF

Es geht mir darum, ein Dokument aus der DokOrg als PDF zu verschicken. Bei einem eingescannten TIF (oder auch word/excel) Dokument muss ich dies erst öffnen und dann als PDF ausgeben. Ein direkter Druck an Sky PDF aus der DokOrg geht nicht, da über das Menü nur eine Ausgabe an den Standarddrucker (üblicherweise nicht Sky PDF) vorgesehen ist.
Ein direktes Scannen an PDF funktioniert zumindest bei dem HP 5590 anscheinend nicht.

Hallo,

Stimmt, das geht nicht anders. Man muss das Dokument erst öffnen.

Wir nutzen Kyocera-Geräte, die unterstützen den PDF-Scan.

Alexander Hermelink

Sehr geehrte Newsgroup,

ich scanne den überwiegenden Teil meiner Eingangspost und lege ihn im Tif.-Format in der DokOrg ab.

Teilweise werde dann Briefe oder z. B. Bescheide als Anhang an den Mandanten per email zur Kennntnis gesendet.

Ich letzter Zeit stelle ich fest, dass viele Mandanten mit dem Tif-Format nicht klarkommen, z. B. werden mehrseitige Dokumente nicht als solche erkannt, der Mandant denkt, es handelt sich nur um eine Seite.

Hat es Nachteile, wenn die Post im PDF-Format archiviert wird (Speichergröße etc.) Dieses Format scheint einfacher für den Mandanten in der Handhabung zu sein.

Die Datev empfiehlt ja regelmäßg das Tif.-Format. Wo liegen die Vorteile?

Wie werden die Dateien im DMS verarbeitet? Tif. oder PDF ?

Hallo Herr Lüke,

ob Tif oder PDF hängt insgesamt von den Anforderungen ab.
Grundsätzlich ist meine Empfehlung das Tif Format.
Vorteil ist,bezogen auf DATEV, die Kompatibiltät in Dokumentenmanagement System wie die Dokumentenorganisation oder DATEV DMS classic.
Auch wegen Digitales Belegbuchen mit Belegverwaltung Online beim Mandanten u. Digitales Belegbuchen in den Kanzleien ist Tif vorzuziehen. DATEV hat in Kanzleien für das Digitale Belegbuchen bei der Buchungsübersicht einen eigenen Dokumentenviewer im Einsatz. Dieser ist mit Tif Dateien wesentlich schneller. Für PDF Dateien wird der Adobe-Acrobat Reader heran gezogen als Plug-in. Somit dauert dann auch die Anzeige der Beleg länger.
Als weiteres ist hier das Trennen und Zusammenfügen von TIF Dateien zu nennen. Hier hat PDF dass nachsehen. Wobei mit entsprechende Programmen dieses auch gelöst werden könnte.
Wegen der Größe, dieses wäre ein Agument, PDF ist häufig als Datei kleiner. Es liegt aber wohl eher an den Systemen (Multifunktionskopierer/Scanner usw.), wie diese entsprechende Dateien genrieren und ob eine Kompriemierung im System integriert ist.

Ich habe aktuelle einen neuen Scanner getestet. Ist ein Super Gerät. Es handelt sich hierbei um Sceye.
Weitere Infos: Produktbeschreibung Scanner Sceye von SilverCreations Software AG

Hinweis noch zu DMS classic OCR:
Mit DATEV DMS OCR (optical character recognition) wird der Text von in DATEV DMS classic archivierten Dokumenten (z. B. jpeg, TIF) erkannt und in eine Volltextdatenbank geschrieben. Eine Volltextrecherche über alle in DATEV DMS classic archivierten Dokumente (MS Office, TIF, jpeg, PDF, etc.) ist somit möglich und bietet eine schnellere und exakte Suche nach Dokumenten. Bei Bilddokumenten (z. B. jpeg, TIF, BMP, etc.) wird der gefundene Suchbegriff im Viewer markiert. Dadurch kann auch bei mehrseitigen Dokumenten der relevante Text einfach und schnell gefunden werden.

P.S. Sie können sich ja mal DATEV DMS classic anschauen. Dort gibt es eine sog. Ergebnisliste mit der dann anschließend ein Dokument als PDF per Mail versendet werden kann.

Ansonsten würde ich mit dem Skypdf Drucker von DATEV die Dokumente in PDF umwandeln. Vorteil, Sie können ein Dokumentenpasswort erstellen und somit den ungeschützen Zugriff auf die Information im Dokument verhindern. Ein entsprechenes Profil kann sehr leicht mit dem Programm "PDF-Verwaltung"
unter Startmenü\Programme\Datev\Basissoftware\PDF-Verwaltung V.1.3
Auch können dort verschiedene PDF Dokumente zusammengefügt werden.

Auch dass Produkt DATEV E-Mail-Verschlüsselung kann für Sie sehr interessant sein. Leistungsbeschreibung DATEV E-Mail-Verschlüsselung

Mit freundlichen Grüßen

Olaf Meyer
Organisationsberater Kanzlei und Mandant
Datev Systempartner
Comp-pro GmbH Bremen/Oldenburg/Nienburg
gewerbliche IT-Lösungen

Hallo Datev, hallo Vertreterrat (!),
dieses Thema ist auch schon sehr alt ... (müsste in zig Quartalsaufstellungen des Vorstandes an den Vertreterrat über Programmfehler enthalten sein) .... wann wird es endlich möglich sein, aus dem Arbeitsplatz mit einem lokalen Scanner über DATEV Scan PDF Dateien zu erzeugen? Gerade habe ich 14 Seiten gescannt = 2,7 MB! Wenn ich die Datei als PDF im Arbeitsplatz speichere, werden nur noch 440 KB benötigt.
... und die Mandantenvorbelegung beim Scannen aus der Schnellinfo wäre auch wieder schön - in der veralteten DokOrg war das selbstverständlich enthalten :-)
Schöne Grüße
Willi Müller