Arbeitsablauf

das Arbeiten wird ohne Checklisten immer problematischer. Ich frage an, ob Kolleginnen oder Kollegen oder DATEV Mitarbeiter mir sagen können , welche Möglichkeit ich in DATEV pro Programmen habe um -neue - spezielle mandantenbezogene Arbeitsabläufe beim Öffnen eines Programms sofort anzeigen zu lassen. Beispiel: Der Jahresabschluss ist fertig und es ergeben sich Änderungen im Eigenverbrauch ...., die sollen in der lfd. Buchhaltung umgesetzt werden. Der JA-Bearbeiter verfasst ein Memo und stellt es beim Mandanten in die Fibu des nächsten Jahres als Bearbeitungshinweis ein. Der/die Buchalter(in) bekommt beim Öffnen der Fibu diesen Hinweis und kann ihn mit Datum und Zeichen als erledigt kennzeichen. Es geht also um Notizzettel, Arbeitsanweisungen, Arbeitsabläufe usw.
Bisher habe ich dieses Thema mit selbst erstellten Checklisten oder Arbeitsabläufen in Word gehandhabt und dann im Explorer in den Mandantenordner abgelegt, oder heute in der DokOrg unter Fibu Besonderheiten, aber da schaut man auch nicht immer rein.
Danke für eine Rückmeldung

Hallo Herr Trebing,
wir haben das sehr komfortabel mit den Checklisten in ProCheck gelöst, weil man hier direkte Verknüpfungen zu allen Dokumenten erstellen kann auch individuelle. Bei uns werden grundsätzlich alles, also Fibu, Lohn, Jahresabschluss, Bilanzbericht und alle Steuererklärungen mit den dafür erstellten Checklisten in ProCheck abgearbeitet.

Durch diese Maßnahme ist sichergestellt, dass beim Ausfall eines Mitarbeiters wegen Urlaub oder Krankheit die Vertretung an der Stelle weitermachen kann an der der eigentliche Sachbearbeiter aufgehört hat. Dadurch wird nichts vergessen und nichts doppelt bearbeitet.

Der Mitarbeiter muss nur nach dem Öffnen des Programms direkt aus dem Programm die dazugehörende ProChekliste aufrufen.

Ich gebe zu, dass die Erstellung der PorCheckliste am Anfang schon etwas Aufwand bedeutet. Wir wollen diese aber nicht mehr missen und die Investition in die Arbeitszeit für die Erstllung lohnt sich alle mal.

Etwas Disziplin gehört natürlich dazu. Lassen Sie sich doch einfach mal von Ihrem Kundenbetreuer das Programm präsentieren.

viele Güße aus Südhessen

Hallo Herr Trebing,

zunächst bitte ich zu entschuldigen, dass ich (noch) unter einem Pseudonym schreibe, aber ich habe meine Gründe.

Für ihr Problem bietet sich, wie schon von Herrn Stark genannt, ProCheck an.

Wir haben bei unserem Umstieg auf DATEV nicht nur fachliche Checklisten sondern auch Checklisten zur Überprüfung von Stammdaten, zu übernehmenden Jahren, Einstellungen für ANLAG etc. angelegt und damit sehr gute Erfahrungen gesammelt.

Vllt. noch etwas um die Anfangsangst von ProCheck zu nehmen:
Es ist ohne weiteres möglich, Listenpunkte zu verschieben, kopieren, ergänzen und und und...

Ich habe jetzt begonnen bei der Bearbeitung oder Kontrolle von Vorgängen ProCheck geöffnet zu halten und dort einfach Notizen zum jeweiligen Thema zu erfassen. Gerade wenn man von einer anderen Anwendung kommt sucht man Menüpunkte, Vorgehensweisen etc. M. E. reicht es wenn einer sucht, die anderen können nachlesen.

Also, nut Mut und ProCheck anschauen.

Viele Grüße

Hallo Herr Trebing,

die Aussage von "Ein Umsteiger" ist vollkommen richtig. Selbstverständlich haben auch wir nicht nur ProChecklisten für Steuererklärungen JA etc. sondern für fast alle Vorgänge im Büro. Noch nicht vollkommen aber daran arbeiten wir.

Die einzige Mitarbeiterrin die (noch) keine ProChecklisten hat ist eigentlich nur unsere Raumpflegerin. Aber daran arbeiten wir ;-))

Aber im Ernst, ich habe im Januar 2010 eine neue Mitarbeiterin eingestellt, welche mit DATEV noch nie richtig in Berührung gekommen ist. Nach sehr kurzer Einarbeitung konnte sie anhand der von uns gut gepflegetn ProChecklisten (Schulterklopf) weitestgehend selbständig abeiten. Diese Mitarbeiterin war laut ihren eigenen Aussagen hellauf begeisert.

Ich kan mir ehrlich gesagt ohne ProCheck eine ordnungsgemäße Büroorganisation nur schwer vorstellen.
Deshalb nur Mut.

Hallo Herr Stark und Herr Umsteiger,

vielen Dank !!! für die schnelle und sehr ermutigende hilfreiche Antwort. Ich mache mich direkt daran.

Ihnen alles Gute.

gez. Peter Trebing

Hallo Herr Stark,

wir habe auch begonnen mit ProCheck zu arbeiten und die Checklisten anzupassen, hinterlegen auch Notizen. Können Sie kurz schildern, wie Sie die direkte Verknüpfung zu Dokumenten realisieren? z.B auch mit einem Dokument/Notiz in der Dokorg?

mfG D. Bänsch

Hallo Herr Bänsch,
eine Verknüpfung ist ganz einfach. Entweder legen Sie in den Prozessen eine generelle Verknüpfung zu einer Vorlage oder einem Dokument an oder Sie fügen einen individuellen Checklistenpunkt ein sowohl hier wie auch in den Prozessen können Sie unter Bearbeiten in der Lasche Verknüpfungen "neu" auswählen. Dann haben Sie die Wahl unter mehreren Punkten. Entweder auf eine Datei irgendwo auf Ihrem System (wie im Windows-Explorer), zu Lexinform, zur Info Datenbank zur Dokorg oder zu DMS selbst eine Homepage im Internet oder zu einem DATEV Programm kann als Verknüpfung hinterlegt werden.
Eine Verknüpfung in einen Punkt in der Checkliste die mittels eines Prozesses angelegt wurde ist nicht möglich. Deshalb notfalls einen individuellen Checklistenpunkt anlegen. Wenn die Verknüpfung aber für alle Checklisten dieses Prozesses gelten soll ist es Sinnvoll dies im Prozess selbst zu tun.

Ich hoffe die Erklärung war ausreichend. Ansonsten einfach nochmals melden.
Gruß R.St.