DatevDMS / DOCsOpen (aus DATEV-DMS Forum)

Hallo,

hat jmd. in der Newsgroup-Gemeinde bereits Erfahrungen mit DatevDMS gesammelt (evt. sogar Umsteiger von DOCsOpen nach DatevDMS)?

Ich kenne DatevDMS bisher nur von einer Datev-Präsentation bei Norbert Matt - allerdings wurde dort seinerzeit auch DatevDMS noch nicht zur Pilotierung eingesetzt, sondern nur eine Testinstallation gezeigt - im normalen Arbeitsbetrieb lief das "gute" alte DOCsOpen, das wir hier auch kennen. Außerdem kenne ich Saperion selbst noch von der DMS Expo und durch in-Lizenz-Integrationen von anderen Herstellern (z.B. WAC).

Wir haben für uns entschieden, eine (evt.!) Umstellung auf DatevDMS, sowie das Upgrade von KIS 5.0 auf KIS/IDVS/EO Comfort 6.0 (wie man die Produkte nennen soll, weiß Datev wohl selbst nicht so genau ;-) ) noch zu vertagen, bis nachweisbare Praxiserfahrungen vorliegen.

Einen Entscheidungsdruck konnten wir hier auch bisher noch nicht feststellen, weshalb ich dies auch nur jedem empfehlen kann...

Mich würde zum praktischen Arbeitseinsatz von DatevDMS nun folgendes interessieren:

- wie (gut) läuft die Integration in IDVS/EO Comfort ?

- müssen immernoch (lästigerweise) Mandantennummer, Auftragsnummer, etc. pp. eingetragen werden, oder werden diese Informationen - z.B. durch das "Ziehen" eines Dokumentes auf einen Mandantenauftrag in IDVS/EO Comfort oder aber durch das Arbeiten in vordefinierten Aktenstrukturen (sofern es sowas gibt) "vorgetragen" und das Profil muß nur noch vervollständigt werden?

- Saperion wird bei anderen in-Lizenz-Anbietern oft so angeboten, daß ausschließlich archivierte (TIF-)Dokumente in Saperion gespeichert werden. Was geschieht unter DatevDMS mit den Arbeitsdokumenten (also z.B. DOCs, XLSs, etc.)? Werden diese ebenfalls direkt aus der Applikation zusammen mit den archivierten unveränderlichen (TIF-)Dokumenten abgelegt? Oder muß die Ablage der Arbeitsdokumente getrennt erfolgen (fände ich etwas lästig!). Erfolgt - falls die Ablage gemeinsam erfolgt - eine Kennzeichnung (z.B. Checkbox mit Datum) ob und wann ein Dokument archiviert wurde (fände ich sehr wichtig!)? Wenn ja, was geschieht bei einer Archivierung mit dem Arbeitsdokument (Löschung? Sperrung? Optionale oder zwingende Freigabe für alle?)

- Sollten reine Vorlagen ebenfalls in Saperion integriert werden? Bisherige Arbeitsweise ist bei vielen Kanzleien: getrennte Ablage der Vorlage in Explorerstruktur und z.B. Aufruf über Datei->Neu - bzw. geschützte (nur-Lese-Zugriff!) Ablage in der Explorerstruktur für Office-Fremde Dokumente. Dies favorisiere ich persönlich auch!

- wie sieht es grundsätzlich mit PDF-Dokumenten aus (oft besteht eine gewisse "Abneigung" gegenüber PDF seitens Saperion - so geht z.B. offenbar das seitenweise "aufknüpfen" und wieder "zusammenheften" einzelner Seiten aus verschiedenen Dokumenten innerhalb von Saperion ausschließlich im TIF-, dummerweise aber nicht im PDF-Format :-( )? Grundsätzlich hat sich der PDF-Einsatz in vielen Kanzleien ja etabliert (z.B. zur Übermittlung von Auswertungen, Erzeugen von Archivdrucken aus Datev-Programmen und auch aus der Software anderer Hersteller - siehe auch Forum Software). Darüber hinaus bietet PDF zusätzliche Funktionalitäten an, die TIF nicht kann, z.B. zusammen mit PaperCapture volltext-durchsuchbare gescannte (!) Dokumente. TIF ist zwar unveränderlich und plattformübergreifend, aber im Endeffekt ausschließlich ein Bitmappingformat...

- bei DOCsOpen konnte der Systempartner (und der versierte Administrator ;-) ) über die PAINT32.EXE die bestehenden Profile modifizieren, bzw. eigene Profile erstellen. Man konnte wohl auch mit fundierten SQL-Kenntnissen Spalten in den DOCsOpen-Tabellen hinzufügen und im Endeffekt damit erreichen, eigene neue Kriterien, zusätzlich zu den bestehenden DOCsOpen-"Ab Werk"-Kriterien hinzuzufügen. Wie ist das bei DatevDMS? Kann man hier auch frei modifizieren und das System an eigene Anforderungen anpassen?

- was bedeutet es dann für die Datenübernahme nach DatevDMS, wenn die Ablageprofile von DOCsOpen angepasst wurden?

- wie sind die Erfahrungen generell mit der Datenübernahme von DOCsOpen nach DatevDMS (Dauer, Qualität der Übernahme, Vollständigkeit der Dokumente, Vollständigkeit der Profilinformationen) ?!?

- werden bei einer Datenübernahme von DOCsOpen Dokumente grundsätzlich archiviert (also TIF) oder im Originaldateiformat (also z.B. DOCs, XLSs, etc.)?

- gibt es Erfahrungen mit den Workflow-Add-Ons?

Vielen Dank im Voraus für jegliche Info und Erfahrungsaustausch!

Mit neugierigen Grüßen

B. Wettstein

Was denn?!?

Heißt das, daß noch niemand hier DatevDMS benutzt?

Kann DATEV hierzu auch nichts sagen?!?

Hmm...

Mit immer neugierigeren Grüßen

B. Wettstein

IT-Informatikkaufmann

Hallo,

hat jmd. in der Newsgroup-Gemeinde bereits Erfahrungen mit DatevDMS gesammelt (evt. sogar Umsteiger von DOCsOpen nach DatevDMS)?

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Vielen Dank im Voraus für jegliche Info und Erfahrungsaustausch!

Mit neugierigen Grüßen

B. Wettstein

Guten Tag Herr Wettstein,

unsere Umstellung von DocsOpen wurde ebenfalls vertagt, soll aber Anfang September stattfinden.

Ich denke und hoffe, dass ich Ihnen dann Mitte September Ihre Fragen teilweise beantworten kann.

MfG

Enrico Berndt

Hallo, Herr Berndt!

Vielen Dank für Ihr "Lebenszeichen", bzw. Ihren Beitrag... ich dachte schon, ich - bzw. unsere Kanzlei - stehen mit diesem Thema völlig alleine da...

Glaubt man den Präsentationen bei DMS-Pilot-Kanzleien und der letzten CeBit sollten doch schon recht umfangreiche Erfahrungen zu DatevDMS vorhanden sein..

Schade, daß man hier so wenig darüber liest....

unsere Umstellung von DocsOpen wurde ebenfalls vertagt, soll aber Anfang September stattfinden.

Ich denke und hoffe, dass ich Ihnen dann Mitte September Ihre Fragen teilweise beantworten kann.

Ich bin in jedem Fall an einem Erfahrungsaustausch interessiert und wünsche schonmal vorab eine erfolgreiche Migration!

Mit freundlichem Gruß
B. Wettstein
IT-Informatikkfm.

Hallo,

bei mir soll nach 4. oder 5. Verschiebung am 01.09.2003 die Migration von Docs Open auf DATEV-DMS beendet sein. Bin gespannt! Mit der letzten Verschiebung habe ich immerhin die Pizawette gegen den Systempartner gewonnen, weil ich aus Erfahrung pessimistisch war. Diesmal scheint es aber ganz gut auszusehen.

Das ständige hin und her hat mich sehr behindert. Schließlich baut fast die gesamte Kanzleiorganisation auf dem DMS auf.

Würde mich freuen an dieser Stelle (bei Eigenorganisation) mehr von den DMS-"Exoten" bei der DATEV zu hören.

Viele Grüße

Guten Tag Herr Wettstein und Herr Ludwig,

hier ein kurzer Stand zur DMS-Inst. in unserer Kanzlei.

Diese wurde auf Mitte Oktober verschoben.

Ist bei uns aber erst die Zweite :-))

MfG

Enrico Berndt

Hallo, Herr Berndt und an alle anderen.

Hmmmm... was soll mir die absolut stillschweigende Ressonanz der Datev bei diesem Thema und die Erfahrung mit dem ständigen Verschieben der Migrationstermine nur sagen....

Meine ganz am Anfang dieses Threads gestellten Fragen wollte man mir bisher auch noch nicht beantworten. Zwischendurchanfragen beim Teamservice ergaben nur eine Zusendung der Standardinfomappe mit der Demo-CD, die jedoch dann keine Demo sondern nur PDFs beinhaltete.

Sehr schade, sind die Fragen doch eigentlich ganz konkret und sicherlich auch relativ kurz zu beantworten und mit Sicherheit auch für andere, die von DOCsOpen auf DatevDMS migrieren nicht uninteressant... wirklich schade...

Dabei sieht DatevDMS eigentlich recht vielversprechend aus... wer von Ihnen migriert eigentlich von DOCsOpen auf DatevDMS und wer setzt DatevDMS als Neuinstallation mit leerer Datenbank ein (ein bestimmt himmelweiter Unterschied)?

Gruß, B. Wettstein
IT-Informatikkfm.

Umstig PC-Docs auf DATEV DMS

Nachdem in dieser Newsgroup anscheinend noch keine Erfahrungen von Umsteigern publizeirt wurden, dazu unsere Erfahrungen:

Wir haben im Dezember 2002 von Docs auf DATEV-DMS umgestellt. Die Umstellungsphase dauerte im Rahmen einer Pilotierung von August - Dezember 2002.

Nach der Migration arbeiten wir seit ca. Mitte Dezember 2002 mit DATEV-DMS im Echtbetrieb, also ca. ein Jahr.

Das Verschieben der Termine, die in den Beiträgen erwähnt wurden, ist m. E. auf die personelle Situation bei der Truppe (consulting) zurückzuführen, da einige, die die Pilotphase begleitet haben, nicht mehr im Team sind.

Zu unserern Erfahrungen:

Umstellung Docs Open auf DATEV DMS:

nach einigen Anläufen (Pilotphase!!) wurden die Daten und die Dokumente (bei uns ca. 90 000 Dokumente) mit einem Zeitaufwand von ca. vier Tagen auf das neue DMS umgesetzt. Die Datentransformationen wurden dabei bei DATEV durchgeführt, um den Kanzleialltag nicht vier Tage lahmzulegen.
Wichtig an dieser Stelle ist eben die Definition des Zielsystems, auf dem die Daten udn Dokumente landen sollen.

Im Echtbetrieb haben wir deutliche Vorteile gegenüber dem alten PC Docs, insbesondere die Schnittstellen zu den DATEV-Programmen sind wesentlich umfangreicher. Aus den meisten Anwendungen der DATEV können nun "silent", d. h. ohne Paramterabfrage Auswertungen direkt ins DMS übergeben werden. Auch ist eine Schnittstelle für Fristen und Bescheide ins DATEV-DMS integriert, so daß der Posteingang auch bezüglich der fristbehafteten Dokumente in einem Rutsch abgearbeitet werden kann.

Unsere Erfahrungen mit DATEV-DMS sind posititv. Sollten Newsgroupmitglieder noch Fragen haben, bitte ich um entsprechende Fragen.

Hallo Herr Wettstein,

bei uns hat sich doch noch mal alles verschoben. Deswegen war ich auch lange nicht präsent.

Jedoch will ich schon mal die Infos die ich habe preisgeben.

Die Vorlagen sollten auf jeden Fall getrennt verwaltet werden. DATEV-DMS kann keine Vorlagen verwalten.
In unserem Büro soll dies über die Dokumentenorganisation laufen. (ist ja in EO comfort integriert)

Veränderungen der Abfragen/Tabellen gehen laut DATEV nicht. Nach meinen Informationen soll es aber mit sehr guten Kenntnissen funktionieren. ( keine Gewähr )

Weiterhin sind alle Dokumentenarten abspeicherbar.

Nach der Installation im Januar (?) werde ich mich auf jeden Fall noch einmal melden.

Mfg

Enrico Berndt

P.S.: Die Verschiebungen sind auch durch "höhere Gewalt" ( defekte Festplatten beim Versenden der Daten ) entstanden und nicht im vollen Umfang der DATEV oder dem Programm zuzurechnen