Migration von DocsOpen auf DATEV-DMS (aus DATEV-DMS Forum)

Hallo,

seit einigen Tagen ist die Umstellung von DocsOpen auf DATEV-DMS abgeschlossen. Die Daten sind jetzt im DATEV-DMS und wir tasten uns auf das Neuland vor.

Zusammenfassung der Migration:

Nichts für schwach Nerven. Ende gut (fast) alles gut. Bis die letzten Kleinigkeiten abgestellt sind wird wohl noch einige Zeit ins Land gehen. Die Liste von Fragen und Problemen ist lang.

Erster Eindruck von DATEV-DMS:

Nicht schlecht aber auch sehr gewöhnungsbedürftig. Insbesondere fehlt der Docflow um die Dokumente sicher durch die Kanzlei zu leiten. Im Vergleich zu DocsOpen ist DATEV-DMS sehr sehr langsam. Insgesamt wird A L L E S deutlich langsamer. Einige Kleinigkeiten im Handling von DocsOpen würde ich mir wirklich sehr im DATEV-DMS wünschen. Wer hätte das gedacht?

Die Kanzleiprozesse werden m. E. von DATEV-DMS besser unterstützt als vorher. Die Umorientierung der Kanzlei (insbesonder bei größeren Kanzleien) sollte nicht unterschätzt werden. Es ist vieles anders als vorher.

Wünsche allen Umsteigern viel Erfolg. Stehe für kleine Ratschläge gerne zur Verfügung.

Freundliche Grüße

Ludwig

Hallo, Herr Ludwig.

Vielen Dank für Ihren informativen Beitrag. Schön, daß es doch noch Rückmeldungen zu dem Thema gibt... DATEV hält sich hier ja bekanntlich irgendwie sehr bedeckt...

Konkrete Fragen habe ich sehr viele... :-)))

Hier nochmal die bisherigen Fragen, evt. können Sie ja zu einigen davon kurz Stellung nehmen:

- wie (gut) läuft die Integration in IDVS/EO Comfort ?

- müssen immernoch (lästigerweise) Mandantennummer, Auftragsnummer, etc. pp. eingetragen werden, oder werden diese Informationen - z.B. durch das "Ziehen" eines Dokumentes auf einen Mandantenauftrag in IDVS/EO Comfort oder aber durch das Arbeiten in vordefinierten Aktenstrukturen (sofern es sowas gibt) "vorgetragen" und das Profil muß nur noch vervollständigt werden?

- Saperion wird bei anderen in-Lizenz-Anbietern oft so angeboten, daß ausschließlich archivierte (TIF-)Dokumente in Saperion gespeichert werden. Was geschieht unter DatevDMS mit den Arbeitsdokumenten (also z.B. DOCs, XLSs, etc.)? Werden diese ebenfalls direkt aus der Applikation zusammen mit den archivierten unveränderlichen (TIF-)Dokumenten abgelegt? Oder muß die Ablage der Arbeitsdokumente getrennt erfolgen (fände ich etwas lästig!). Erfolgt - falls die Ablage gemeinsam erfolgt - eine Kennzeichnung (z.B. Checkbox mit Datum) ob und wann ein Dokument archiviert wurde (fände ich sehr wichtig!)? Wenn ja, was geschieht bei einer Archivierung mit dem Arbeitsdokument (Löschung? Sperrung? Optionale oder zwingende Freigabe für alle?)

- Sollten reine Vorlagen ebenfalls in Saperion integriert werden? Bisherige Arbeitsweise ist bei vielen Kanzleien: getrennte Ablage der Vorlage in Explorerstruktur und z.B. Aufruf über Datei->Neu - bzw. geschützte (nur-Lese-Zugriff!) Ablage in der Explorerstruktur für Office-Fremde Dokumente. Dies favorisiere ich persönlich auch!

- wie sieht es grundsätzlich mit PDF-Dokumenten aus (oft besteht eine gewisse "Abneigung" gegenüber PDF seitens Saperion - so geht z.B. offenbar das seitenweise "aufknüpfen" und wieder "zusammenheften" einzelner Seiten aus verschiedenen Dokumenten innerhalb von Saperion ausschließlich im TIF-, dummerweise aber nicht im PDF-Format :-( )? Grundsätzlich hat sich der PDF-Einsatz in vielen Kanzleien ja etabliert (z.B. zur Übermittlung von Auswertungen, Erzeugen von Archivdrucken aus Datev-Programmen und auch aus der Software anderer Hersteller - siehe auch Forum Software). Darüber hinaus bietet PDF zusätzliche Funktionalitäten an, die TIF nicht kann, z.B. zusammen mit PaperCapture volltext-durchsuchbare gescannte (!) Dokumente. TIF ist zwar unveränderlich und plattformübergreifend, aber im Endeffekt ausschließlich ein Bitmappingformat...

- bei DOCsOpen konnte der Systempartner (und der versierte Administrator ;-) ) über die PAINT32.EXE die bestehenden Profile modifizieren, bzw. eigene Profile erstellen. Man konnte wohl auch mit fundierten SQL-Kenntnissen Spalten in den DOCsOpen-Tabellen hinzufügen und im Endeffekt damit erreichen, eigene neue Kriterien, zusätzlich zu den bestehenden DOCsOpen-"Ab Werk"-Kriterien hinzuzufügen. Wie ist das bei DatevDMS? Kann man hier auch frei modifizieren und das System an eigene Anforderungen anpassen?

- was bedeutet es dann für die Datenübernahme nach DatevDMS, wenn die Ablageprofile von DOCsOpen angepasst wurden?

- wie sind die Erfahrungen generell mit der Datenübernahme von DOCsOpen nach DatevDMS (Dauer, Qualität der Übernahme, Vollständigkeit der Dokumente, Vollständigkeit der Profilinformationen) ?!?

- werden bei einer Datenübernahme von DOCsOpen Dokumente grundsätzlich archiviert (also TIF) oder im Originaldateiformat (also z.B. DOCs, XLSs, etc.)?

- gibt es Erfahrungen mit den Workflow-Add-Ons?

Zu Ihrem Beitrag hätte ich außerdem auch noch folgende spezielle Fragen/Anmerkungen:

- "nichts für schwache Nerven"
Nicht anderes hatte ich erwartet... ;-)))

-"Docflow fehlt"
Das verwundert mich. Kann man in DatevDMS nicht - genau wie in DOCsOpen - fertige Abfragen als Symbole oder ähnliches abspeichern und darüber bereits ohne das Workflow-Modul einen gewissen "DocFlow" realisieren? Beispiele: zum druck fällige Postausgangsdokumente über ein Feld "Druckdatum", Kenntisnahmen über ein Kombinationsfeld "zur Kenntnisnahme", u.ä. ? Oder meinten Sie mit dieser Aussage etwas anderes?

-"A L L E S langsamer"
Hmmm... das ist ärgerlich.... läuft DatevDMS bei Ihnen auch unter der Sybase-DB oder bereits getrennt - z.B. auf MS SQL? Im Infoprospekt der Datev werden die Serverdienste für DatevDMS getrennt dargestellt: SQL Server (Profilinformationen, Indexdatenbank, etc.), Dokumentenserver (Dateiablage der Dokumente, Archivfunktionalität, Caches/Spiegelungen, evt. Datenaustausch) und Brokerserver (Bündelung aller DB-Zugriffe, Verwaltung Konfiguration und Masken, Verwaltung der einzelnen Mitarbeiterkörbe und der Lizenzinformationen). Bei Nutzung des Workflow-Moduls (jetzt auch unter dem Namen "DATEV-DMS comfort" bekannt) soll wohl noch ein weiterer Dienst erforderlich sein: ein Queue-Server (verarbeitet die Dokumente, die gerade einen Workflow durchlaufen). Diese vielen vielen Dienste machen Datev DMS bestimmt mächtig, sind aber evt. ein Grund für die von Ihnen zitierten Performance-Probleme. Evt. kommt es auch auf die Relation zwischen Serverausstattung und Anzahl der User + Anzahl der Dokumente an. Lohnt es evt., ab einer gewissen Anzahl von Dokumenten die vielen Dienste von Datev-DMS auf getrennten Servern abzubilden oder einen eigenen "DMS-Server" einzurichten. Geht das überhaupt? Und wenn ja: holt man damit die Mehrkosten über eine bessere Performance wieder rein, oder ist eine Art "All-In-One-Monster-Server"-Lösung (also Datev-Fileserver, DB-Server f. IDVS/EO + DatevDMS + alle möglichen Dienste von Datev DMS bei extrem hoher Hardwareausstattung des Servers) besser? Darf ich fragen, auf welcher Server-Maschine Sie z.Zt. DatevDMS betreiben?

Außerdem fällt mir noch eine zusätzliche Frage ein, denn das nervt mich schon lange bei DOCs:

-lassen sich nun endlich auch Verwaltungsaufträge in DOCsOpen abbilden? Wir arbeiten nicht nur bei Mandanten Prozess- und Projektbezogen, sondern - bis auf Routinearbeiten - auch in der Eigenverwaltung in Projekten, die wir in IDVS gerne über entsprechende Verwaltungsaufträge abbilden (was sicher auch für die internen Kosten nicht uninteressant ist). DOCsOpen "kapiert" das aber leider nicht. Interne Dokumente der Eigenverwaltung müssen deshalb über einen "Dummy"-Mandanten mit einem "Dummy"-Mandantenauftrag undifferenziert als "kanzlei intern" abgelegt werden. So stehen im Endeffekt wichtige projektbezogene Dinge wie z.B. "Umstellung Datev-DMS" unter der gleichen Kategorie wie "Beschriftung Klingelschilder" oder "Memo - Kaffeemaschine defekt" (wobei letzteres natürlich auch nicht vollständig unwichtig ist ;-) ). Geht das auch anders oder sieht Datev DMS gar nun endlich auch die Verwaltungsaufträge als Profilinformation vor?!?

Sie sehen, mein Informationsbedarf ist unersättlich... ;-)))))

In der Hoffnung, Sie nicht völlig erschlagen zu haben...

Gruß, B. Wettstein
IT-Informatikkfm.

Sehr geehrter Herr Wettstein,

ich darf mich kurz vorstellen:
Mein Name ist Horst Böhm und ich bin der verantwortliche Teamleiter für DATEV-DMS im Consulting.

Für die etwas verspätete Reaktion auf Ihre Beiträge möchte ich mich entschuldigen. Bitte zögern Sie nicht mich per Mail (horst.boehm@datev.de) oder Telefon (0911/319 3149) direkt zu kontaktieren.

Sie haben viele Fragen, die wir gerne umfassend und ausführlich beantworten. Hier eine erste kurze Stellungnahme:

Die Integration von EO comfort umfasst jetzt auch die gesamten Kanzleistrukturen wie Niederlassungen, Sachgebiete etc. Auch die Verwaltungsaufträge werden abgebildet. Durch den direkten Durchgriff können Sie neue Mandanten und/oder Aufträge direkt nach der Anlage / Änderung von KIS nach DATEV-DMS übernehmen. Bis Anfang wird dann auch ein Direktstart von Aufträgen mit DATEV-DMS aus der KIS-Oberfläche möglich sein. (Arbeitstitel: DMS direkt)

Wir speichern alle bekannten Datei-Formate. Es wird nur unterschieden, ob diese mit dem internen Viewer (z.B. TIF, BMP) oder mit dem Originalprogramm (z.B. Word, Acrobat) angezeigt und bearbeitet werden.

Die Vorlagen können wahlweise mit WIN, WissIntra oder Dokumentenorganisation. Wahlweise können Vorlagen analog DOCS Open als DOC, XLS und PPT auch in DATEV-DMS verwaltet werden. Das sind dann aber keine "echten" Vorlagen wie DOT oder XLT. Im Herbst 2004 werden wir wahrscheinlich auch eine echte Vorlagenverwaltung in DATEV-DMS realisieren.

Zum Thema Workflow haben wir die Erfahrung gemacht, dass ein starrer Workflow im Alltag einer Kanzlei nur schwer durchzuhalten ist. Wir setzen daher in der ersten Stufe auf die Kombination von korrespondierenden Makros für die Suche und Bearbeitung. Mit diesem Makroset können wir sehr flexible Abläufe mit mehreren Varianten (z.B. im Postausgang) realisieren. In einer weiteren Stufe werden wir auch "echte" Workflows designen und anbieten.

Zur Migration von DOCS Open: Die Vielfalt der eingerichteten Modelle ermöglicht leider keinen einfachen und schnellen Datentrafo. Wir haben flexible Konvertierungswerkzeuge geschaffen, die leider sehr lange Laufzeiten benötigen. Daher bieten wir einen Konvertierungsservice an, der die Daten bei uns konvertiert. Beim Einspielen der konvertierten Bestände wird mittels Differenzabgleich die neuen und zwischenzeitlich geänderten Dokumente nachgezogen.

Als letztes noch zu den Gestaltungsmöglichkeiten in DATEV-DMS. Wir können noch viel mehr designen und realisieren als in DOCS OPEN, aber ...
... durch die verteilte Intelligenz zwischen Datenbank, Masken und Makros ist dazu intensives Know-How nötig, dass wir Ihnen selbstverständlich in Form umfangreicher Dokumentationen zur Verfügung stellen
... erlischt unsere Garantie, wenn Sie ohne unsere Zustimmung in das Referenzmodell aus Datenbank, Masken und Makros eingreifen
... steigt der Aufwand für den Update bei einer neuen Version erheblich

Bisher konnten wir Sie keiner Kanzlei zuordnen. Bitte nehmen Sie doch direkten Kontakt mit mir auf.

Viele Grüße
Horst Böhm
Teamleiter Consulting

Erster Eindruck von DATEV-DMS

Die Umgewöhnung war nicht ganz einfach aber jetzt läuft die Arbeit mit DATEV-DMS halbwegs. Es sind noch viele Anpassungen nötig, damit das System den Abläufen der eigenen Kanzlei entspricht.

Für Kanzleien (nicht ich) die bisher eine auftragsorientierte Ablage (KIS) hatten, dürfte sich aus meiner Sicht einiges deutlich verbessern.

Ansonsten bin ich eher ernüchtert. Der große Wurf ist DATEV-DMS im Vergleich zu DocsOpen nicht. Insbesondere fehlt das endgültige Löschen von Dateien! Soweit mir bekann wird beim Löschen nur der Index-Eintrag aber nicht das Dokument gelöscht. Es ist also noch da und kann wiederhergestellt werden. Daneben ist der Viewer in Saperion sehr unpraktisch oder besser gesagt für den Einsatz in einer Kanzlei gänzlich ungeeignet. Hier sollte Saperion mal eine Anleihe bei DocsOpen nehmen.

Bin gespannt was ich noch alles finde.

Olaf Ludwig