Elektronische Übermittlung individueller Anlagen

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich habe eine technische Frage:

Ist es in den Steuerprogrammen möglich individuelle Anlagen per elektronischer Übermittlung an die Finanzverwaltung zu senden?
Wenn ja, wo genau muss die Konfiguration vorgenommen werden?

Wenn nein, gibt es einen absehbaren Zeitpunkt, ab wann eine elektronische Übermittlung individueller Anlagen möglich sein wird?

Vorab vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen

Daniel Thormann

Hallo Herr Thormann,

diese (berechtigte) Frage müsste der Finanzverwaltung gestellt werden, denn diese allein bestimmt den Umfang der via ELSTER zu übertragenden Daten.

Es gibt wohl Absichtserklärungen, dass man später einmal auch Scans von Dokumenten über diesen Weg ans Finanzamt übermitteln können soll (und damit dann auch die Inhalte individueller Anlagen), aber ob, wann und wie das gehen wird - diese Frage ist aktuell wohl nicht seriös beantwortbar.

MfG

R. Hein

Hallo Herr Thormann, hallo Herr Hein,

vor 2020 würde ich damit nicht rechnen, da die Finanzverwaltung sicher Ihre "Taxonomie zur Anlage EÜR und E-Bilanz" bis dahin noch "abrunden" bzw. muss.

Während der Bearbeitung der Steuererklärungen erstellen wir einen e-mail-Entwurf an das Finanzamt in welche wir sämtliche uns notwendig erscheinenden Belege, Individuelle Anlagen und weiterführenden Informationen als pdf-Dokumente in den Anhang einfügen.

Da wir generelle eine digitale Ablage pflegen, geht dies einher.

Die e-mail wird kontinuierlich über alle Arbeitsschritte "gefüttert", sodaß mit Abschluss der Arbeiten alles Notwendige zusammengetragen wurde.

Mit Übersendung der Steuerdaten wird zeitgleich die gespeicherte e-mail übermittelt.

Dem Finanzamt gefällt´s, da Sachbearbeiter selbst auswählen können, was sie per Ausdruck in die Akte aufnehmen und wir sparen uns, halbe Wälder in der Weltgeschichte rumzuschicken.

Ein wirklich gangbarer Weg, ist er faktisch, auch unter Bezug auf skypdf, mit minimalen Zusatzaufwand verbunden.

Gruß R.Maier

Hallo Herr Maier,

Mandanten unerschlüsselt per Mail an das Finanzamt zu schicken halte ich schlichtweg für standeswidrig, wenn man sich dies nicht ausdrücklich schriftlich vom Mandanten genehmigen lässt.

Oder kriegen Sie verschlüsselte Mails an das Finanzamt geschickt?

Da wir auf der anderen Seite versuchen, unsere Mandanten zu überzeugen, dass Verschlüsselung von Mails erforderlich ist, ist dies letztlich kein gangbarer Weg.

Den von Ihnen skizierten Weg können wir also erst wählen, wenn eine Verschlüsselung beim Finanzamt möglich wäre. Da glaube ich so bald allerdings noch nicht dran.

Es bleibt also leider aktuell nur der Postweg und die Hoffnung, dass sich vielleicht doch vor 2020 etwas tut. Die Hoffung stirbt bekanntlich zuletzt.

Viele Grüße
Uwe Lutz

Hallo Herr Lutz,

wir kommunizieren zwischenzeitlich zu ca. 50% via e-mail, 40% via Telefon, 10% per Post und 0% per Fax. Ich gebe Ihnen vollkommen recht, dass die unverschlüsselte Übermittlung von Mandantendaten eine sensible Angelegenheit ist, welche -bestmöglich- gesichert sein muss.

Eine Verschlüsselung ist derzeit nicht möglich und daher wird die einzelne Übermittlung von Daten auf dem beschriebenen Weg, mit den Jahressteuererklärungen, im Einzelnen mit der Abschlussbesprechung legitimiert.

Für die übrige Überlassung von Daten an Geschäftspartner, Institutionen oder Banken wird ebenfalls die Zustimmung eingeholt.

Ich werde die Vorgehensweise weiter so führen, sehe für mich, in Einigkeit mit meinem Mandanten, damit kein standeswidriges Verhalten, sondern folge hier vielmehr dem Wunsch meiner Mandanten auf ökonomischere Abwicklungen und Optimierungsprozessen im fiskalischen Bereich.

Sie würden sich die Haare raufen, hörten Sie z.T. die vorgetragenen Wünsche, auf Reduzierung der Papierflut um jeden Preis, möglichst gen Null! Ich gehe diese Wege gerne soweit mit, so lange sie für mich gangbar bleiben.

In Zeiten, da der Berufsträger sich inmitten der digitalen Welt wiederfindet, den Vorgaben zu elektronischen Übermittlungen folgen muss und selbst aus allen Richtungen Onlinerechnungen erhält, muss er, wohl auch noch 2020 mindestens ein unterschriebenes Blatt Papier dem Mandanten überlassen: Seine Rechnung mit persönlich geleisteter handschriftlicher lesbarer Unterschrift...

Soll heißen, ich möchte und werde nicht warten, um der Zeit ständig 10 Jahre hinterherzuhinken.

Übrigens: Wer dem ganzen digitalen Frieden nicht traut, erhält die Bearbeitung und Abwicklung seiner Aufträge auch noch "oldschool" in Katalogform.

Wie bereits erwähnt, werde ich das ständige Hin- und Hersenden von ganzen Waldabschnitten möglichst vermeiden. Der Postweg ist für mich daher nur noch die Ausnahme und versuche ihrem letzten Satz Ihres Beitrages die Schicksalhaftigkeit etwas zu entreissen; wobei Sie natürlich recht damit haben.

Gruß R.Maier

Hallo Herr Maier,

dass Sie sich Ihre Vorgehensweise -auch mit unverschlüsselten Mails- durchaus überlegt haben, hatte ich
-auch aufgrund Ihrer sonstiger Beiträge hier in der Newsgroup- durchaus angenommen.

Wir sind als Berater hier in der blöden Situation, dass der Mandant möglichst wenig Papier will, die Daten aber auf jeden Fall sicher sein sollen. Gleichzeitig wollen wir den Mandanten auch sensibiliseren, mit den eigenen Daten möglichst vorsichitg umzugehen.

Wenn wir uns nun aber unterschreiben lassen, dass wir die Daten unverschlüsselt an das Finanzamt senden können, widersprechen wir uns doch letztlich selbst. Dies muss natürlich jeder selber sehen, wie er damit umgeht.

Insgesamt ist es aber -da gebe ich Ihnen auf jeden Fall Recht- unbefriedigend und eben auch ein Medien-Bruch, der natürlich vermieden werden sollte.

Viele Grüße
Uwe Lutz

Hallo Newsgroup,

ein Kompromißvorschlag:

Wir verschicken unsere Mails an das Finanzamt als verschlüsselte Zip-Dateien und teilen ihm in einem - mit dem FA abgesprochenen - Feld der elektronischen Steuererklärung das Passwort mit. Ein Programm zum Öffnen von Zip-Dateien hat vermutlich auch der FA-Computer.

Was halten Sie von dieser Idee?

Mit freundlichen Grüßen
Markus Mayer

Hallo Herr Mayer,

ein sehr guter Vorschlag, den wir künftig ebenfalls so aufnehmen werden.

Vereinzelt haben wir dies bei der BWA-Übermittlung schon mit pdf-Kennwörtern praktiziert, aber eine generelle "Verschlüsselung" der Anhänge führt hier schon eher zum Ziel.

Der e-mail-Text selbst sollte dann zumindest frei von sensiblen Daten sein.

Im Bereich der Steuererklärungen würde ich mir dann ein Feld in der ESt vorstellen, welches sowieso für die Steuer uninteressant ist. Zeile 9 "Titel" würde sich z.B. hier anbieten, damit das PW auch nicht "irgendwo" versteckt ist; in der KSt 1A könnte man ggf. Zeile 10 zweckentfremden. Es spielte auch keine Rolle ob der Ort der Hinterlegung des Passwortes bekannt wäre.

In der Tat gefällt mir dieser Ansatz.

Ergänzend planen wir auch, jedem Mandanten ein Passwort zu vergeben, mit welchem er e-mail-Anlagen öffnen kann in denen unter anderem auch das "gehaltvolle" Anschreiben platziert wird.

Eine vollständige Garantie ist damit zwar noch nicht gegeben, stellt aber schon einen sehr großen Schritt in Richtung "vertrauliche Informationsüberlassung" dar. Sollte es jemand jedoch mit dem entsprechenden Energieeinsatz darauf anlegen, die Dateien partout abzufangen und "knacken" zu wollen, kann er dies mit entsprechenden Kenntnissen zwar schaffen, zumindest werden die Daten nicht mehr "auf dem Silbertablett" serviert.

Herzlichen Dank nochmals und schöne Ostern.

Gruß R.Maier

Liebe newsgroup,

zum Thema gibt es den "Leitfaden sichere E-Mail" vom DATEV Vertreterrat (Art.-Nr. 10214 ), der SmartCard geschützt heruntergeladen oder kostenlos bestellt werden kann. Dort werden die Vor- und Nachteile verschiedener Ansätze wie Verschlüsselung einzelner Dateien, die rechtlichen Schlaglöcher beim Einholen einer schriftlichen Einverständniserklärung und der Einsatz einer automatischen Verschlüsselungslösung wie die DATEV E-Mail-Verschlüsselung besprochen.

Mit freundlichen Grüßen aus Nürnberg

Thorsten Jedlitzke
DATEV eG
Programmservice DATEV E-Mail-Verschlüsselung

Hallo Herr Jedlitzke,

vielen Dank für die Überlassung der Dokumentenverlinkung. Der Leitfaden versucht nicht gerade das Marketing für DatevNet & Co. zu verheimlichen, welches wunderbar am Ende in den Bescheinigungen endet.

Allein die zu schaffenden Voraussetzungen mit DatevNet und Verschlüsselung schlagen bereits für Schlüssellizenzen und Datentransfer mit 150,00 /Monat zu Buche; SC für Mandanten . . . (nicht falsch verstehen, jede Leistung soll auch seine Vergütung haben).

Wem also von o.g. Leitfaden nicht der Angstschweiß auf die Stirn getrieben wurde, sucht zwangsläufig nach einer praktikablen Lösung die für alle Beteiligten etwas einfacher und günstiger ist.

Ich habe das Verschlüsselungsszenario mit einem zip-Programm am Wochenende durchgespielt. Das Handling ist relativ einfach und geht zügig von der Hand.

Herrn Mayers Vorschlag stellt für uns zumindest eine echte, kostengünstige und für jedermann leicht zu bedienende Alternative dar.

Gruß R.Maier

Hallo Herr Maier, liebe newsgroup,

ich wollte Ihnen damit kein (faules) Ei ins Osternest legen ;)

Im Leitfaden E-Mail-Verschlüsselung des Vertreterrats wird neben der DATEV E-Mail-Verschlüsselung auch die von Ihnen besprochene Datei-Verschlüsselung (hier aus einer Office Anwendung heraus) detailliert und mit Screenshots beschrieben. Die unterschiedlichen Ansätze werden daneben in ihren Vor- und Nachteilen miteinander verglichen.

Ansonsten wird im Leitfaden auch das in diesem Thread diskutierte Thema "Einverständniserklärung" betrachtet. Als praktische Unterstützung sind deshalb Musterschreiben hinterlegt.

Kurz: Da steckt für den Berufsstand sicher mehr als nur die Werbung für ein DATEV Produkt drin.

"Leitfaden sichere E-Mail" vom DATEV Vertreterrat zum Bestellen und Herunterladen, (Art.-Nr. 10214 ), kostenlos

Mit freundlichen Grüßen aus Nürnberg

Thorsten Jedlitzke
DATEV eG
Programmservice DATEV E-Mail-Verschlüsselung

Da steckt für den Berufsstand sicher mehr als nur die Werbung für ein DATEV Produkt drin.

Genau, aber drin ist sie und dabei methodisch sehr gut platziert.

Ich möchte darum bitten, meine Werbefeststellungen, nicht allzu ernst zu nehmen und damit auch signalisieren, dass mich die sachlichen Inhalte durchaus erreicht haben.

Daneben ist der Leitfaden selbstverständlich sehr hilfreich, hat mir indes sehr viel bei der Entscheidungsfindung und künftigen Vorgehensweise helfen können und es lag ferner auch nicht in meiner Absicht, die Arbeit zu diskreditieren.

Gruß R.Maier

An die Kollegen Maier und Meyer,

wie verfahren SIe inzwischen mit den Datei-Anhängen an Ihren E-Mails?

Meine heutige Auskunft für die FA´s in MV: E-Mail-Anhänge dürfen Max. 3 MB groß sein! (Ich hatte 16 MB geschickt). Außerdem werden ZIP-Dateien nicht angenommen.

Mit freundlichen Grüßen

Hallo Herr Lescow,

grundsätzlich reiche ich gar keine Belege mehr ein. Ob dies nun vom Finanzamt gefordert ist oder nicht. In den meisten Fällen erhalten ich kurz einen Anruf, ob wir dies oder jenes nach nachweisen können oder es schreibt tatsächlich noch der ein oder andere, obwohl ich dem Finanzamt untersagt habe, seine Anfragen schriftlich zu stellen :-)

Jeder Mandant erhält schrittweise bei Bedarf ein persönliches Kennwort, welches wir in der Vergangenheit sehr gerne mit dem DATEV-FREE-SMS-DIENST übersandt hatten. Ohne den SMS-Dienst der DATEV sind wir natürlich jetzt voll aufgeschmissen. Schade auch, da hat sich halt auch wieder niemand von den Verantwortlichen Gedanken bei der Aufhebung des SMS-Dienstes gemacht (ja, ich weiß, es gibt schon genügend Beiträge zum Thema; ich wollte nur noch wieder ein wenig Salz in die Wunde legen).

Die individuelle Anlagen exportieren wir dann via Sky-Pdf mit dem Passwort verschlüsselt an das Finanzamt. Das Passwort hinterlege ich dann in Zeile 109 des Mantelbogens "Ergänzende Angabe zum Berater".

Mit der Übertragung von ZIP-Dateien hatten wir nun mehrfach negative Feedbacks von Mandanten, da regelmäßig die Sicherheitseinstellungen der Empfänger die Anlage entfernte. Vom ZIP-Verfahren sind wir wieder abgerückt.

Über das Maximalvolumen der Anhänge kann ich leider nichts sagen, da wir die Belegeinreichung wirklich auf das Notwendigste reduzieren und bedingt durch die digitale Ablage bereits im Vorfeld darauf achten, die Dateigrößen zu minimieren. Mehr als 3MB haben wir sicherlich auch schon via E-Mail versandt.

Negatives Feedback vom Finanzamt haben wir bisher zumindest nicht erhalten.

Viele Grüße, R.Maier

Nachtrag 26.09.13: Ich hatte eben ein Telefonat mit der EDV unseres Finanzamtes, welche o.g. Modell zum Fallen bringt.
Die Verwaltungsanweisung lautet strikt, dass eingehende e-mails an der zentralen Poststelle inklusive Anlagen ausgedruckt werden und in Printform weitergeleitet werden. Ergänzend wird dann auch die E-Mail an selbst an die persönliche E-Mail-Adresse des Sachbearbeiters im Finanzamt weitergeleitet. Dieser könnte dann ggf. die Anlagen mit dem übermittelten Passwort öffnen, sofern die ergänzenden Daten der Zeile 109 überhaupt elektronisch übertragen werden, was mir im Moment nicht konkret zugesagt werden konnte.
Dies bedeutet dann jedenfalls, dass die Zentrale keine Möglichkeit zum Öffnen bzw. Ausdruck der Anlagen hat. Im Oktober hat die Finanzverwaltung diesbezüglich nochmals ein "Seminar" und man wird dieses Thema nochmals erörtern.
Prinzipiell bin ich momentan an der Überlegung, ob ich dem Finanzamt nicht monatlich ein Generalpasswort für die zentrale hinterlegen soll.... Wir werden dieses Modell mal durchspielen und ich werde dann nochmals berichten.

Gruß R.maier