Dokumentenablage: "Geändert am " wird geändert bei Ablage in anderem Ordner???

könnte dies an Formelfeldern liegen, die beim Öffnen automatisch neu berechnet werden? Kommt dies auch bei Word-Dokumenten mit bspw. einer automatischen Datumvariablen vor ?

Wir arbeiten auch gerne mit c/p, in dem wir ein Vorjahresdokument kopieren und einfügen und dann für das aktuelle Jahr anpassen, da wir oft individualisiert Schreiben haben, die nicht ins Vorlagenkorsett passen.
Hier taucht dann auch beim Erstellungsdatum, das ursprüngliche Datum auf. Es wäre natürlich zutreffender, wenn die neu erstellte Datei, auch wenn Sie aus einer Kopierfunktion kommt, das aktuelle Datum als Erstellungsdatum ausweisen würde.

Hallo Newsgroup,

ich kann Ihnen zumindest einen kleinen Workaround für das Erstelldatum per Copy&Paste geben:
Das gewünschte Dokumente in der Quelle kopieren --> auf dem Desktop einfügen --> vom Desktop aus in den neuen Mandanten kopieren.
Nun ist das aktuelle Datum als Erstelldatum vorhanden (getestet auf einem 8.2er-System).

Viele Grüße aus Nürnberg,
Torsten Neumann
Dokumentenmanagement
DATEV eG

Hallo Herr Neumann,

"Workaround" trifft es sehr gut; "drumrumarbeiten". Ich habe den Win-Explorer an sich ständig in kleinem Fenster geöffnet, da ich dort mein pdf-Scans kurz zwischenlagere, bis DATEV 2035 auch die Lösung geschaffen hat aus dem Arbeitsplatz heraus in pdf zu scannen.

Spaß beiseite, den Umweg über das Dokumentenverzeichnis in Windows hat auch den von Ihnen beschriebenen Effekt. Ist halt wie beschrieben gangbar, aber halt ein "Workaround" der zeitnah behoben werden sollte.

Gruß R.Maier

Hallo Herr Maier,
nachdem dieser Fehler schon seit letztem Jahr bekannt ist,
Thema: Dokumentenablage: Neuanlage eines Dokuments umständlich

- Benutzerinfo wird nicht aktualisiert
- Bearbeitungsdatum der Excel Dokumente wird nur durch Öffnen auf aktuelles Datum hochgesetzt ...

Leider wird das "geändert am"- Datum auch bei der DVD 7.0 bereits beim einfachen Doppeltklick auf ein Excel- Arbeitsblatt auf "heute" gesetzt, auch dann, wenn der Mitarbeiter keine Änderung vorgenommen hat, so daß nicht einmal der "Wollen Sie Speichern"- Dialog von Excel kam.

Wie kann da der eine Integrität der Inhalte (z.B. der Arbeitsblätter zur Steuererklärung) sichergestellt werden, wenn ein einfachen Nachschauen bereits den Dateistatus verhagelt.

Anders formuliert. Wie kann der Chef feststellen, ob der Sachbearbeiter in den Arbeitspapieren des Vorjahres noch Änderungen nachgepflegt hat, oder diese Arbeitspapiere nur zum Lesen öffnete?

PS: Als Sachbearbeiter möchte ich nicht, daß jedes Nachschauen den Stempel "geändert am" setzt, insbesondere dann nicht, wenn ich durch Fehlbedienung ein Arbeitsblatt eines völlig unbeteiligten Mandanten öffnete um dieses sofort wieder zu schließen.

PS: der Befehl rechte Maus, zielen, "Dokument anzeigen" ist bekannt, wird aber defaultmäßig nicht benutzt.

Leider hat sich bis heute nichts an diesem Verhalten geändert, und wenn ein Mitarbeiter versehentlich eine Datei öffnete, hat er keine Chance, diese Datei zu schließen, ohne daß das Datum überschrieben wird.

In Anbetracht der GoBD würde ich Arbeiten mit der Dokumentenablage ohne weiter Verfahrens-/Organisations- u. Sicherheitsvorkehrungen als grob fahrlässig bezeichnen.

Hallo Newsgroup,

bei Änderung der Spalte "Geändert am" handelt es sich um ein Problem von Microsoft, welches nur bei dem Format XLS auftritt.
Sobald eine XLS-Datei geöffnet wird, ändert sich das Datum auf das jetzige Datum bzw. die Uhrzeit. Wird diese Datei ohne Änderung wieder geschlossen, wird das Datum wieder auf das ursprüngliche Datum zurückgesetzt. Dies kann auch außerhalb der Dokumentenablage nachvollzogen werden.
Diese Änderung auf das ursprüngliche Datum kann in der Dokumentenablage aus technischen Gründen nicht mehr erfasst werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Microsoft Knowledge-Base unter https://support.microsoft.com/de-de/kb/826741

Sonnige Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
(DATEV eG, Service Dokumentenmanagement)

Guten Tag Herr Seidel,

und was machen wir dann mit den vielen XLS-Dateien, die wir in den letzten Jahrzehnten (wir nutzten die PC-Dokumentenorganisation seit sie 1995 eingeführt wurde) angelegt haben?

Und was sind technische Gründe? War das nicht schon früher bekannt, so das die technischen Gründe hätten vermieden werden können?

Plant DATEV dazu einen Workaround?

MfG

A. Hofmeister

Hallo Newsgroup,

beim Öffnen eines Dokuments aus der Dokumentenablage wird dieses aus der Datenbank in ein Checkout-Verzeichnis kopiert und geöffnet. Bereits beim Öffnen wird das Änderungsdatum der XLS-Datei fälschlicherweise von Microsoft auf das aktuelle Datum gesetzt. Nach dem Schließen des Dokuments wird die Datei wieder in die Datenbank zurückgeschrieben und das Änderungsdatum übernommen. Die nachträgliche Anpassung des falschen Änderungsdatums durch Microsoft kann daher nicht erfolgen. Der Fehler wurde von Microsoft erst mit den neuen Dateiformaten seit Excel 2007 behoben.

Um dies zu umgehen, können Sie in der Schnellinfo Dokumente bzw. im Programm Dokumentenablage den Viewer verwenden. Klicken Sie hierzu auf das "Auge". In diesem Viewer werden alle Dateien ohne vorheriges Auschecken angezeigt.
Ebenfalls können Sie über "Anzeigen" im Kontextmenü XLS-Dokumente zur Ansicht schreibgeschützt öffnen.
Bei beiden Varianten wird das Änderungsdatum nicht aktualisiert.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
(DATEV eG, Service Dokumentenmanagement)

Sehr geehrter Herr Seidel,

Wie soll ein Mitarbeiter verfahren, der versehentlich die Datei per Doppeltklick öffnete, die Problematik kennt, und nur noch raus möchte, ohne den Zeitstempel in der Dokomentenablage zu setzen?

Wenn dies nicht möglich sein sollte, bitte als Wunsch aufnehmen.

Bereits beim Öffnen wird das Änderungsdatum der XLS-Datei fälschlicherweise von Microsoft auf das aktuelle Datum gesetzt.

Hallo Herr Name, Ihren Wunsch unterstütze ich voll und ganz, da er an sich die Problemlösung per se beinhaltet, aber lt. Herrn Seidel sei dies ein Microsoftproblem und wenn ich zwischen den Zeilen lese, wohl (durch die DATEV) nicht lösbar !?

Gruß R.M.

Vollständig lösbar offenbar nicht. Aber es wäre ja schon ein Fortschritt, wenn z. B. alle Datev-Anwendungen standardmäßig XLSX-Dateien statt XLS-Dateien erzeugen würden. Heute gibt es noch genügend Anwendungen, die immer noch XLS-Dateien produzieren, und man muß sie - wenn man überhaupt darauf aufmerksam wird und bereit ist, sich entsprechend Mühe zu geben - erst manuell jeweils in eine XLSX-Datei umkopieren.

Freundliche Grüße

Hallo Newsgroup,
wir sind diese Woche auf die Dokumentenablage umgestiegen und haben das gleiche Problem bei Excel 2010 Dokumenten. Wie ich gerade durch Rückfrage bei dem kostenpflichtigen Eilservice erfahren habe, ist der DATEV schon länger bekannt, dass beim Aufruf von Excel Dokumenten das Datei Änderungsdatum nur durch das Ein- und Auschecken geändert wird. Anscheinend stört das aber nur wenige Anwender. Stimmt das wirklich oder ist Ihnen das nur noch nicht aufgefallen?
Für Rückmeldungen wäre ich dankbar.
Mit freundlichen Grüßen
Kai Langel

Leider hat sich am Programmverhalten bis heute nichts geändert.
Bitte erneut auf die Wunschliste setzen, da dieses Problem mit dem Wachsen der Datenmenge immer ärgerlicher wird. Es gibt Kollegen, die doppel- klicken einfach auf Excel- Dateien, um deren Inhalt zu sehen, anstatt das "Anzeigen" anzuwählen. Damit rücken diese Altdateien wieder in den Fokus.

Danke

Die Wunschliste bzw. den Wunschkatalog würde ich gern mal sehen.

Dank DMS wird der zwar zum anfassen nicht groß sein, aber die Datenbank dürfte wohl eine MB wenn nicht TB sein.

Gruß
Seidl

erst manuell jeweils in eine XLSX-Datei umkopieren