Lohn Archiv DVD Lohn und Gehalt

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir brauchen für eine SV-Prüfung eine Lohn Archiv DVD für die Jahre 2009 - 2012. Das Mandat haben wir 2013 übernommen und die Vorgängeer haben mit Lohn und Gehalt gearbeitet, wir selbst arbeiten mit Lodas. Bei der Übernahme haben wir bereits darum gebeten, dass der Vorberater die Archiv DVD mit Lohn und Gehalt erstellt und uns oder dem Mandanten zur Verfügung stellt. Die Übertragung des Mandates erfolgte per Datenübertrag über das Rechenzentrum.

Ist es möglich, dass wir eine Mandanten DVD für 2009 bis 2012 abrufen? Durch den Datenübertrag sollten die Daten ja im Rechenzentrum gespeichert sein?! Der Vorberater zeigt sich da recht unkooperativ und sagt, er hätte uns alles gegeben, was er zur Verfügung stellen könnte.

Mit freundlichen Grüßen

Mareike Breyer

Hallo Frau Breyer,

um Ihren Sachverhalt zu prüfen benötigen wir weitere Informationen.
Wenden Sie sich dazu bitte an den Programmservice für Lohn und Gehalt (Tel. +49 911 319-5600), damit wir konkret kontrollieren können welche Daten übertragen wurden.

Viele Grüße aus Nürnberg

Michaela Riedel
Personalwirtschaft
DATEV eG

Hallo Newsgroup,
für eine Sozialversicherungsprüfung wollen wir dem Prüfer das Lohn-Archiv Programm zur Verfügung stellen.
Anfang 2014 haben wir beinahe alle Mandanten auf Lohn+Gehalt umgestellt. Kann man die L+G Daten direkt in das Lohn-Archiv einspielen oder muss ich die Daten erst aus dem RZ abrufen (und dafür vorher dort natürlich auch gespeichert haben) und das dann auch bezahlen?
Die LODAS Archiv DVD kann man ja jahres- oder Mandantenbezogen abrufen. Ist es richtig, dass beim Jahresabruf die Zahl der Mitarbeiter für die Berechnung unerheblich ist (sieht Inder DATEV Preisliste so aus; die Bestellhotline ist zZ überlastet).
Danke und schöne Grüße
Willi Müller

Hallo Herr Müller!

Ja, Sie können eine Archiv-DVD nur über das RZ abrufen.
In L&G werden bei einem Archiv-Abruf die Auswertungen aufbereitet und nach Nürnberg gesendet. Dort wird dann daraus (kostenpflichtig) eine Archiv-DVD produziert.

Und wie es in der Preisliste zu lesen ist, stimmt das auch:
Abruf einer Mandanten-DVD: Alle gespeicherten Jahre eines Mandanten , Grundpreis zzgl. Preisstaffel nach Anzahl der Mitarbeiter
Abruf einer Kanzlei-DVD: Alle gespeicherten Mandanten eines Jahres , (höherer) Grundpreis, keine Zusatzkosten für Mitarbeiter.

Erlauben Sie mir die Frage wenn es um die Kosten geht: Warum stellen Sie dem Püfer nicht eine ILA-/oder PDF-Datei mit den Lohnauswertungen zur Verfügung? Unsere SV-Prüfer kommen damit ganz gut klar und es ist billiger als der DVD-Abruf im RZ.

Die Archiv-DVDs rufen wir allgemein nur einmal jährlich für Archivierungszwecke und zur Erstellung für GDPdU-Datenträger bei evtl. Finanzamtsprüfungen ab. Und selbst da muss sich der Prüfer unterjährig mit den genannten ILA- oder PDF-Auswertungen begnügen.

Viele Grüße
Mike Hecker

@DATEV: Vielleicht sollte die GDPdU-Bereitstellung generell überdacht werden. Viele Prüfer können und dürfen heute auch Speichersticks verwenden. Eine Bereitstellung der GDPdU-Daten aus LODAS bzw. L&G ohne den zwingenden Abruf der DVD würde a) den Geldbeutel der Kanzleien schonen und b) durch Einsparung von DVD die Umwelt schonen..
Ok, Sie haben ja recht - das würde sich schlecht auf den Umsatz der DATEV auswirken! Sie haben mich überredet.

Hallo Herr Hecker,

nur zur Klarstellung :

1. Aus LuG heraus geht der GDPdU-Export auch direkt, d.h. ohne Abruf der Archiv-DVD .

2. Aus LODAS heraus kann das m.E. nicht gehen, denn in LODAS haben Sie ja (von der Probeabrechnung mal abgesehen) keinerlei Auswertungen zur Verfügung . Hier kämen wir alle also um einen Abruf der Daten im RZ nicht herum, womit sich dann allenfalls das Erzeugen der DVD vermeiden liesse .

MfG

Rolf Hein

Hallo Herr Hein!

Danke für Ihre Klarstellung.
Es ist lange her dass ich mit L&G gearbeitet habe. Als wir unseren letzten L&G-Selbstbucher auf LODAS umgestellt habe, ging das m.E. noch nicht. Aber ich kann mich auch täuschen.
Es sei mir meine Unwissenheit verziehen!

Bei LODAS ist mir klar dass in LODAS selbst nur die Stamm- und Bewegungsdaten gespeichert sind. Es gibt aber einen Programmteil "Auswertungen" - und hier könnte ich mir durchaus eine Exportfunktion für GDPdU vorstellen. Aus meiner Sicht sind dort keine anderen Daten vorhanden als auf den Archiv-DVDs (DATEV wird jetzt sicher wieder argumentieren, dass das zwei völlig unterschiedliche Paar Schuhe sind und man Auswertungen gar nicht mit der Archiv-DVD vergleichen kann).
Letztlich kommen die Daten beide aus der gleichen Abrechnung und damit sollten die Daten die gleichen sein. Wo wir also wieder bei der Umsatzgenerierung für Nürnberg sind ...

Schönes Wochenende

Mike Hecker

Hallo Herr Hecker, hallo Herr Hein,
Danke für die Rückmeldungen.
Mein Anliegen ist damit leider noch nicht gelöst. Es geht um eine SozVers Prüfung und die Prüfer können mit GDPdU Daten nichts anfangen. Der Prüfer möchte entweder alles ausgedruckt oder sich an einen PC setzen und die Daten ansehen. Das Lohnarchiv Programm wäre dafür gut geeignet.
Das LODAS Auswertungen Programm ginge zwar auch, da hat der Prüfer aber Zugriff auf alle Auswertungen (Fehlerprotokolle, Wiederholungsabrechnungen etc.) die ich über die Nuko auch nicht ausklammern kann. Alternativ wäre auch ein Export mit ILA-Viewer möglich, der Export lässt sich aber nicht flexibel eingrenzen (es geht - wie regelmäßig bei SV Prüfungen - um ca. 15 Mandanten für mehrere Jahre).
Jetzt die L+G Daten im RZ zu verarbeiten und wieder abzurufen nur um eine Archiv DVD der Daten zu erhalten, die ich sowieso vor Ort im L+G Programm archiviere, ist ja wohl Unfug.
Anscheinend gibt es aber keine Möglichkeit, die L+G Daten zu exportieren (zB GDPdU) und diesen Export in das Lohnarchiv Programm einzulesen - oder vielleicht doch? Ich würde mich freuen, wenn ich mich irre ....
Schöne Grüße
Willi Müller
@DATEV: Bitte um eine "offizielle" Äußerung zu dieser Fragestellung

Hallo Herr Müller,

nach meiner Meinung werfen Sie gerade Diverses in einen Topf, was nicht in einem Topf zusammengefügt werden kann.

1. GDPdU-Daten beinhalten (viele) einzelne Datenfelder, die maschinell auswertbar sind (aber leider von SV-Prüfern nicht verwendet werden).

2. Auswertungen sind formularbasierte Aufbereitungen einer Sammlung von Feldern, mit deren Hilfe ich mir die Abrechnungsergebnisse in definierter Form anzeigen lassen kann.

3. Das Lohnarchiv ist eine unveränderliche und mit vorab zu vergebendem Passwort gesicherte Sammlung von GDPdU-Daten einerseits und Auswertungen andererseits. Auf das Archiv haben Sie mit dem Kennwort dann "nur" noch lesenden Zugriff, was ich aus Prüfersicht auch nicht anders erwarten darf. Wenn man da so einfach hineinschreiben könnte, wie stünde es dann um die Gewährleistung der Authentizität des Archivs ?

Bei SV-Prüfungen gehen wir (sofern nicht der Datenbestand bereits als verwendbare Archiv-DVD vorliegt) wie folgt vor ( Abrechnung erfolgt bei uns mit LuG , nicht mit LODAS !!):

1. Wir gehen auf Mandantenebene (!) in den "Ausgeben-Dialog" und setzen die Felder "Ab Monat" und "Bis Monat" pasend zum Prüfungszeitraum.

2. Im selben Dialog entfernen wir das Häkchen bei "Nur aktuelle Auswertungen" und vergewissern uns, dass als Auswertungspaket "Alle Auswertungen" gewählt wurde.

3. Nun wählen wir aus der "linken" Auswahlbox nacheinander die benötigten Auswertungsarten aus, die damit in die Auswahl "rechts" eingetragen werden. Wenn Sie immer ein gleich umfassendes "Paket" benötigen, können Sie selbiges auf der Kanzleiebene vordefinieren und den Mandanten zuordnen (Im Schritt 2 wählen Sie dann dieses spezielle Paket aus und können die Auswahl durch einfaches Drücken des Button "Alle Auswählen ->" übernehmen.

4. Als letzten Schritt wählen wir "unten links" den Eintrag "Exportieren" und das gewünschte Format (wir verwenden grundsätzlich ILA, da so das Datenvolumen nicht explodiert) und starten den Dialog mit "OK".

So haben wir je Mandant eine ILA-Datei, die wir dem Prüfer ganz einfach mit dem LohnViewer an die Hand geben bzw. auf unserem Prüfer-PC bereit stellen können.

Gleiches läßt sich für LODAS-Anwender auch mittels "Auswertungen" erreichen, wenn Sie sich einen passenden Filter (Bearbeiten | Filter bearbeiten ...) generieren (z.B. mit Hilfe der im System schon vorhandenen Filterauswahl "Mandanten/Auswertungen" als Vorlage unter Verwendung der entsprechend modifiziert konfigurierten Ordnungsbegriffe "Mandant", "Auswertung" und "Abrechnungsdatum").

Die ILA-Ausgabe geht ja auch aus "Auswertungen" heraus problemlos.

MfG

Rolf Hein

Hallo Herr Hein,
besten Dank für Ihre Anleitung. Das hilft schon mal sehr weiter.
@DATEV: Noch schöner wäre jetzt noch eine mandantenübergreifende Exportfunktion und der Import dieser Daten in Lohn-Archiv (natürlich nicht zum Manipulieren :-), sondern damit der Prüfer eine Oberfläche hat , unter der er alle Mandanten einsehen kann ...

Hallo Herr Müller,

ergänzend zu den Ausführungen von Herrn Hein kann ich Ihnen noch folgenden Tipp für einen mandantenübergreifenden Auswertungsexport mitgeben:

Auf der Kanzlei-Ebene von Lohn und Gehalt haben Sie die Möglichkeit über Kanzlei l Ausgeben... mehrere Mandanten auszuwählen. Im Anschluss kommen Sie in den Ausgeben-Dialog. Hier können Sie wie gewohnt den Zeitraum und ggf. auch die Auswertungen eingrenzen.
Als Ausgabeziel können Sie hier "DATEV-LohnViewer (*.ila)" hinterlegen.

Diese Auswertungen sind über den LohnViewer einsehbar und werden nach Mandantennummern aufgelistet. Die exportierte Datei kann in dieser Form dem SV-Prüfer bereitgestellt werden.

Viele Grüße aus Nürnberg,

Daniela Eichler
Personalwirtschaft
DATEV eG

Hallo Frau Eichler,
vielen Dank. Für "Dummies" wie mich wäre ein Menüpunkt Exportieren/SozVersPrüfung natürlich super. Da Sie und Herr Hein schon alle dafür vorhanden Programmbestandteile aufgezählt haben, fehlt doch nur noch das entsprechende Makro für den Menüeintrag... :-)
Schöne Grüße
Willi Müller

Hallo Frau Eichler,

ich habe für eine anstehende Prüfung von mehreren Mandanten Ihren Tipp ausprobiert, über die Kanzleiebene mehrere Mandanten im Format *.ila gleichzeitig auszugeben.
Leider ist das nicht tauglich, da in diesem Fall nur die letzen 12 Monate zum Export angeboten werden. Für aktuelle SV-Prüfungen werden jedoch die Auswertungen 2011 - 2014 benötigt.
Leider bleibt nun doch nur der Weg, jeden einzelnen Mandanten aufzurufen und zu exportieren. In diesem Fall können alle erforderlichen Jahre exportiert werden.

Vielleicht können Sie das als Verbesserungsvorschlag aufnehmen.

Fruß Franz Stein

Hallo Herr Stein,

aufgrund der aufzubereitenden Daten-/Auswertungsmenge für mehrere Mandanten werden über die Dropdown-Liste bei dem Feld "Ab Monat" nur die letzten 12 Monate angeboten.
Manuell können Sie jedoch das Datum in diesem Feld z. B. mit 01/2013 überschreiben. Die erstellten Auswertungen werden Ihnen dann ab dem Monat 01/2013 angezeigt.

Viele Grüße aus Nürnberg,

Daniela Eichler
Personalwirtschaft
DATEV eG