Import von SEPA-Lastschriftmandaten in die Mandatsverwaltung

Hallo Newsgroup,

wir erstellen für einen Mandanten Lastschrifteinzüge.

Die Mandatsreferenz und alle anderen Stammdaten für die Einzüge (Name, Bankverbindung usw.) erhalten wir von unserem Mandanten als Excel-Liste.

Lt. Dokument 1080457 habe ich eine CSV-Datei erstellt, mit der ich diese Lastschriftmandate in die Mandatsverwaltung hochgeladen habe.

Was mir jetzt noch fehlt, ist die automatische Zuordnung der Lastschriftmandate zu dem jeweiligen Debitor. Hier habe ich bisher nur die Anleitung gefunden, wie ich die Lastschriftmandate automatisch erstellen kann, wenn die Mandatsreferenz mit dem DATEV-Vorschlag übereinstimmt. Dies ist aber hier nicht der Fall.

Ich konnte die Lastschriftmandate, die in die Mandatsverwaltung hochgeladen wurden, bisher nur manuell zuordnen, indem ich in Kanzleirechnungswesen die Mandatsverwaltung für die einzelnen Debitoren aufgerufen habe und dort die vorgeschlagene Mandatsreferenz rausnehme und dann die hochgeladene Mandatsreferenz zuordne. Das Programm zeigt durchaus nur die eine Referenz für diesen Debitor an - ich muss sie aber manuell zuordnen.

Das kann aber doch nicht die Lösung sein. Hier muss ich doch auch eine automatische Zuordnung vornehmen können. Oder soll ich jetzt mehrere Hundert Mandatsreferenzen manuell zuordnen???

Hat jemand einen Tipp für mich?

Viele Grüße
Uwe Lutz

Ich hatte auch dieses Problem und habe mich an den Eilservice der Datev gewannt: (unerwünschte Veröffentlichung ausgeXXXt)

13.12.2013:

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir importieren die Debitorenstammdaten aus einem eigenen System. (s. auch offene Kontakt ID XXXXX). Nun müssen wir zu den Sepa-Mandaten die Mandatsreferenz importieren. (Ihre Dok-Nr: 1080457)

Wie wird beim Import der Mandatsreferenz die Verknüpfung zum Debitor hergestelt (Importformat csv)?

Bitte beachten Sie auch, dass die Verknüpfungen bei bereits manuell angelegten Sepa-Mandaten verschwindet, sobald der Debitor neu importiert wird. Beispiel: Debitor 20359 (Anlage pdf)

Ausserdem möchten wir die Sepa Mandate lokal bei uns verwalten und nicht in der Datev-RZ Cloud. Dort kann ich leider auch keine Gesamtübersicht der angelegten Sepa-Mandate finden.

Ich war auf dem kostenpflichtigen "Fit für Sepa mit Datev" Seminar leider konnte man dort diese Fragen auch nicht klären.

Antwort: Sehr geehrte Frau Schäf,

in der anlage finden Sie die Feldbeschreibung. Diese ist aus dem Dokument 1036228 unter Feldbeschreibung der Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten ab der Version 4.1, wenn Sie auf die PDF klicken, zu finden.

Mit freundlichen Grüßen
SXXX WXXX
DATEV eG

und

Sehr geehrte Frau Schäf,

die PDF Datei mit der Feldbeschreibung habe ich Ihnen per Mail zukommen lassen.

Es ist tatsächlich so, die Mandate müssen im Programm Zahlungsverkehr importiert werden. Damit Sie nun die einzelen Mandte nicht manuell im Rechnungswesen noch hinzufügen müssen bzw. einzeln in den Debitorenstammdaten aufnehmen müssen gäbe es hier eine Sonderlösung für Sie:
unter Debitoren ┘ Lastschriften im Kontexmenü (re.Maustaste) Einstellungen Lastschriften/Zahlungen Registerkarte Übergeben könnten Sie hier den Haken setzen SEPA-Lastschrift trot fehlendem Mandat übergen.

Wenn der Lastschriftauftrag dann im Programm Zahlungsverkehr unter SEPA-Zahlungsaufträge offen steht, hier dann mit re.Maustaste "Mandate prüfen" ausführen.

Somit bräuchten Sie die manuelle Zuordnung der Mandate im Programm Rechnungswesen nicht durchführen, denn die Mandate sind alle durch den Import im Programmm Zahlungsverkehr in der Mandatsverwaltung im Rechenzentrum vorhanden.

Mit freundlichen Grüßen
SXXX WXXXX
DATEV eG

nach erfolglosem Durchführungsversuch:

Nachfrage zu der bereits geschlossenen KontaktID:
Das Ticket wurde von Ihnen bereits geschlossen und per Eilservice abgerechnet, es ist aber noch keine Lösung vorhanden.

Nachdem ich die von Ihnen beschriebene Vorgehensweise ausprobiert habe kam folgende Meldung:

#ZK06474

Die Gläubiger-ID Nr. fehlt.

#ZK06479

Zum Lastschriftsatz 1 konnte kein Mandat in der
SEPA-Mandatsverwaltung gefunden werden. Legen Sie ein Mandat an
oder wählen es manuell aus.

#ZK06471

Das Datum der Unterschrift im Zahlungssatz 1 ist formal nicht korrekt
oder fehlt.

(s. Anlage)

Die Gläubiger -ID ist in den Stammdaten hinterlegt (und wurde bei der 2. Sepalastschrift im gleichen Lastschriftlauf berücksichtigt)

Fazit: es ist nur eine manuelle Verknüpfung der Daten mit der RZ Cloud möglich!!

Bitte bei einer gefundenen Lösung Information an mich, da ich bis zu dem Zeitpunkt viel Arbeit in die manuelle Verknüfung investieren muss.

Frau C. F. (Datev) hat das Ticket nach Anruf bei Herrn XXX geschlossen (der wusste gar nichts von dem Vorgang), mit dem Hinweis: "20.12. um 13.22 eine Anwort über "Servicekontakt Pro" an dich herausgegangen ist"

Ich habe daraufhin angefangen die Verknüpfung zur RZ Cloud Mandatsreferenz manuell für die Debitoren herzustellen, dies dauerte mehrere Tage.

Mit freundlichen Grüßen
Simone Schäf

Hallo Zusammen,

grundsätzlich sollte zum Import über den Zahlungsverkehr in die SEPA-Mandatsverwaltung auch der Eintrag der Mandatsreferenz in die Debitorenstammdaten durchgeführt werden.
Dies kann entweder durch einen Import der Debitorenstammdaten oder durch manuelle Zuordnung in den einzelnen Debitoren erfolgen.

Eventuell bekommen Sie die Debitorenstammdaten bisher schon aus einem Vorsystem, das auch die Mandatsreferenz-Nummer erzeugt. Dann können Sie dort die Export-Schnittstelle (ASCII-Daten oder DATEV-Format) so anpassen, dass die Mandatsreferenz zusammen mit den Debitorenstammdaten in das DATEV Rechnungswesen-Programm eingelesen werden kann. Eine Feldbeschreibung der ASCII-Import-Standard-Formate für die Debitoren-Stammdaten finden Sie auf der Info-Datenbank . Seit der Version 4.1 (DVD 7.0, Herbst 2013) ist der Import der Mandatsreferenz möglich.

Alternativ gehen Sie wie folgt vor:
Erstellen Sie eine csv.-Datei (z.B. durch Export aus dem Vorsystem oder durch manuelles Erfassen / Ergänzen in Excel), die lediglich das Debitorenkonto und die Mandatsreferenz enthält. Über den ASCII-Import in den DATEV Rechnungswesen-Programmen legen Sie dafür ein individuelles Format an und lesen die Datei ein. Informationen dazu finden Sie in der Hilfe im Programm unter dem Index ASCII-Format individuell anlegen .

Mit freundlichem Gruß
Ute Stengl
Produktmanagement und Service
Betriebliches Rechnungswesen
DATEV eG

Hallo Zusammen,

grundsätzlich sollte zum Import über den Zahlungsverkehr in die SEPA-Mandatsverwaltung auch der Eintrag der Mandatsreferenz in die Debitorenstammdaten durchgeführt werden.
Dies kann entweder durch einen Import der Debitorenstammdaten oder durch manuelle Zuordnung in den einzelnen Debitoren erfolgen.

Eventuell bekommen Sie die Debitorenstammdaten bisher schon aus einem Vorsystem, das auch die Mandatsreferenz-Nummer erzeugt. Dann können Sie dort die Export-Schnittstelle (ASCII-Daten oder DATEV-Format) so anpassen, dass die Mandatsreferenz zusammen mit den Debitorenstammdaten in das DATEV Rechnungswesen-Programm eingelesen werden kann. Eine Feldbeschreibung der ASCII-Import-Standard-Formate für die Debitoren-Stammdaten finden Sie auf der Info-Datenbank . Seit der Version 4.1 (DVD 7.0, Herbst 2013) ist der Import der Mandatsreferenz möglich.

Alternativ gehen Sie wie folgt vor:
Erstellen Sie eine csv.-Datei (z.B. durch Export aus dem Vorsystem oder durch manuelles Erfassen / Ergänzen in Excel), die lediglich das Debitorenkonto und die Mandatsreferenz enthält. Über den ASCII-Import in den DATEV Rechnungswesen-Programmen legen Sie dafür ein individuelles Format an und lesen die Datei ein. Informationen dazu finden Sie in der Hilfe im Programm unter dem Index ASCII-Format individuell anlegen .

Mit freundlichem Gruß
Ute Stengl
Produktmanagement und Service
Betriebliches Rechnungswesen
DATEV eG

Sehr geehrte Frau Stengl,

vielen Dank für Ihre Antwort. Leider verhindert diese Lösung nicht, dass die manuelle Verknüpfung zur Mandatsverwaltung in der Datev-RZ-Cloud durchgeführt werden muss. Hier ist das Mandat zwar vorhanden muss aber trotzdem verknüpft werden.

Und ganz davon ab, sind zwei getrennte Importvorgänge nicht akzeptabel. (Dies hatten wir zur einmaligen Stammdatenanlage der Mandatsreferenz gemacht, allerdings fehlte dann noch die Verknüpfung, s.u)
In den Datev ASCI Import -Stammdaten- Kreditoren/Debitoren, müssen alle benötigten Felder, die Mandatsreferenz betreffend, integriert werden, zur Zeit sind es 10 Mandatsreferenzen und sonst nichts. (diese stehen in Ihrem unten genannten Link noch nicht einmal aufgeführt, sind aber real vorhanden)

Wir haben täglich Änderungen unserer Debitorenstammdaten, inkl. Bankverbindung und nun auch Mandatsreferenz. Diese werden durch andere Mitarbeiter in unserem Unternehmen erfasst. Die Änderungen und Neuanlagen eines Debitors, lösen jeweils Stammdatenimporte für die Datev aus und müssen auch in einem Import erfasst werden können.

Mit freundlichen Grüßen,
Simone Schäf

Hallo Zusammen,

grundsätzlich sollte zum Import über den Zahlungsverkehr in die SEPA-Mandatsverwaltung auch der Eintrag der Mandatsreferenz in die Debitorenstammdaten durchgeführt werden.
Dies kann entweder durch einen Import der Debitorenstammdaten oder durch manuelle Zuordnung in den einzelnen Debitoren erfolgen.

...

Seit der Version 4.1 (DVD 7.0, Herbst 2013) ist der Import der Mandatsreferenz möglich.

Alternativ gehen Sie wie folgt vor:
Erstellen Sie eine csv.-Datei ... , die lediglich das Debitorenkonto und die Mandatsreferenz enthält. Über den ASCII-Import in den DATEV Rechnungswesen-Programmen legen Sie dafür ein individuelles Format an und lesen die Datei ein. ...

Mit freundlichem Gruß
Ute Stengl
Produktmanagement und Service
Betriebliches Rechnungswesen
DATEV eG

Hallo Frau Stengel,

so hatte ich mir das auch vorgestellt und versucht.

Leider scheitert es bei mir daran, dass ich bei Erstellung des Import-Formates für die Debitorenstammdaten in Kanzlei-Rechnungswesen das Feld "Mandatsreferenz" nicht finde.

Wenn Sie schreiben, dass dies seit der DVD 7.0 möglich ist, sollte dies nicht das Problem sein (seit gestern laufen wir unter 8.0). Wo ist denn das Feld in der Feldauswahl versteckt?

Das wäre super, wenn es hierzu eine kurzfristige Lösung geben würde.

Viele Grüße
Uwe Lutz

NACHTRAG

Nach dem Posting von Frau Schäf habe ich die Felder gefunden :-)

Das muss ich jetzt erst einmal ausprobieren.

Ich melde mich wieder.

Gruß
Uwe Lutz

Hallo Newsgroup,

ich habe mit Frau Schäf dieses Thema telefonisch geklärt. Bei Frau Schäf liegt eine Sonderkonstellation vor.
Eine zusätzliche Verknüpfung der Mandatsreferenz in den Debitorenstammdaten mit den Daten der SEPA-Mandatsverwaltung ist somit nicht nötig.

Zudem möchte ich die Frage Wo ist denn das Feld Mandatsreferenz in der Feldauswahl versteckt? noch beantworten:
In der Formatauswahl stellen Sie Stammdaten | Debitoren/Kreditoren ein. Unter den verfügbaren Feldern finden Sie dann unter Bankverbindung das Feld Mandatsreferenz.

Mit freundlichem Gruß
Ute Stengl
Produktmanagement und Service
Betriebliches Rechnungswesen
DATEV eG

Hallo Frau Stengl,

ich habe den Import nun getestet und das hat so funktioniert, wie ich mir das vorgestellt habe.

Nun können Anfang nächster Woche die Einzüge erstellt werden.

Danke für die Hinweise.

Viele Grüße
Uwe Lutz