Vorlage zur Dokumentation der Arbeitszeiten von Minijobs für den Mindestlohn ab 2015

Hallo Newsgroup,

ich suche eine Vorlage, um der Dokumentationspflicht für Minijobs ab 2015 zu genügen. Hat ein Anbieter bereits eine Vorlage erstellt?

Der Hintergrund: Für alle Minijobs muss der Arbeitgeber ab 2015 Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit bis zum siebten Tag des Folgemonats zu den Akten nehmen und zwei Jahre aufbewahren.

Für alle Hinweise bin ich dankbar.

Viele Grüße

Thomas Hollmann

Hallo,

dem Wunsch von Herrn Hollmann schließe ich mich an.

Gruß R.Maier

Hallo Herr Hollmann, hallo Newsgroup,
gilt das auch dann, wenn im Arbeitsvertrag feste Zeiten vereinbart worden sind (Mo+Mi 9-12)?
Was passiert, wenn die Aufzeichnungen nicht erstellt werden - oder grob geschätzt sind?
Vielen Dank und viele Grüße
Wolfgang Klaus

Hallo zusammen,
die Siemens Betriebskrankenkasse hat auf ihrer Homepage ein Muster für die Aufzeichnung der Arbeitszeit hinterlegt (siehe unten). Alternativ kann auch das ähnliche Formular verwendet werden, das man bei der SOKA-Bau für den Arbeitszeitnachweis findet.

Ich frage mich allerdings auch, ob man diesen ganzen Aufwand auch betreiben muss, wenn der Arbeitnehmer nicht nach Stunden bezahlt wird, sondern ein festes monatliches Entgelt bezieht.

Beate Flohr

https://www.sbk.org/aktuelles/meldungen/detail/article/aufzeichnungspflicht-fuer-die-arbeit-von-minijobbern/

Hallo Newsgroup,

@ Herr Hollmann, Herr Maier
Die DATEV wird kommende Wochen eine Vorlage zur Verfügung stellen. Wir informieren Sie hier, sobald der genaue Termin bekannt ist.

@ Herr Klaus, Frau Flohr
Die Aufzeichnungsfrist ist für bestimmte Personengruppen. Vom Gesetz wird kein Unterschied zwischen Stundenlohn- oder Gehaltsempfänger gemacht. Auch wenn die Gehaltsempfänger feste Arbeitszeiten haben, ist dies zu dokumentieren.

Halten Sie sich nicht an die gesetzlichen Vorgaben, kann ein Bußgeld gegen den Arbeitgeber verhängt werden.

Mit freundlichen Grüßen

Sandra Rüdinger
Personalwirtschaft
DATEV eG

Hallo Frau Rüdinger,

ist diesbezüglich mittelfristig eine funktionelle Erweiterung in den Lohnprogrammen angedacht, z. B. zusätzliche Felder im Kalendarium (AZ von/bis), sowie detaillierte Erfassungsmöglichkeiten für die wöchentlichen Arbeitszeiten?

Viele Grüße

Christian Wielgoß

so ein Wahnsinn ... Gab es nicht einmal Bemühungen zum Bürokratieabbau???
Das trifft doch nur in ganz geringen Umfang die Mindestlohnproblematik (auch wenn es im MiLoG versteckt ist). Die das Problem haben, werden sicherlich auch ihre Aufzeichnungen passend erstellen ...
Aber 99% der Betroffenen haben gar kein Mindestlohnproblem, aber dafür jetzt jeden Monat bei Minijobbern, die die 450 EURO Grenze regelmäßig ausschöpfen, eine gewaltige Mehrarbeit.
Ich habe das Gefühl, dass es gar nicht um den Mindestlohn geht, sondern eher darum, Minijobs schwieriger zu machen .... Unsere Mandanten mit vielen Minijobbern werden begeistert sein!
P.S.: Was ist eigentlich mit den Aushilfen, die nur die geleisteten Stunden bezahlt bekommen und pro Stunde 9 EUR bekommen? Unterschreiten die den Mindestlohn von 8,50, weil bei einem Mindesturlaubsanspruch von 4 Wochen sich ein rechnerischer Stundenlohn von 8,30 ergibt?

Hallo Newsgroup,

ich bin auf die Datev-Vorlage gespannt.

In der Literatur lese ich immer nur, dass die Aufzeichnungspflicht für Minijobs gilt. Nach meiner persönlichen Ansicht könnten alle Brutto-Gehälter bis rd 1.700 Euro davon betroffen sein. Das Arbeitszeitgesetzt erlaubt, wenn ich es richtig verstehe, eine dauerhafte Tätigkeit von 48 Arbeitsstunden pro Woche. Umgerechnet auf den Monat und bewertet mit 8,5 Euro ergibt sich eine Brutto-Vergütung von rd. 1.700 Euro pro Monat. Dieser Personenkreis könnte ebenfalls vom Mindestlohn betroffen sein. Ich bin dankbar, wenn jemand Quellen hat auf welchen Personenkreis sich die Aufzeichnungspflicht beschränkt.

Die Kanzlei sollte sich aus dem Thema Aufzeichnung aus meiner Sicht zurückhalten. Ich sehe ein erhebliches Haftungsrisiko, wenn in der Gehaltsabrechnungen die Aufzeichnungen erstellt werden und sich nachträglich Fehler herausstellen. Es ist anspruchsvoll Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zuverlässig und korrekt aufzuzeichnen. Auch Fehlzeiten sind aufzuzeichnen (Urlaub, Krankheit ...). Wer hier einen Dokumentationsfehler verursacht, hat ein bitteres Problem. Ich möchte auch nicht die unzähligen fehlerbehafteten Aufzeichnungen kontrollieren.

Ich teile die Ansicht, dass den Minijobs große Steine in den Weg gelegt werden. Die Republik wird mit Zeitaufzeichnungen überzogen. Zumindest für Softwarefirmen (zB Datev) können sich hier neue Geschäftsfelder ergeben :-)

Viele Grüße an alle Mitstreiter

Thomas Hollmann

Hallo Herr Hollmann,

die Aufzeichnungen müssen vom Mandanten geführt werden. Es steht außer Frage, dass diese in der Kanzlei geführt werden, da die Ordnungsmäßigkeit einer Vor-Ort-Kontrolle nicht gewährleistet werden kann. Von diesem Gedanken würde ich mich, trotz aller Servicebemühungen für den Mandanten, sofort wieder verabschieden.

Wir wollen unseren Mandanten zumindest jeden auf die Situation sensibilisieren (per Rundschreiben) und im besten Fall gleich die genannte Aufzeichnungsvorlage beifügen können.

Dieser "Kontroll- und Aufzeichungswahn" erzeugt bereits jetzt Gegenmaßnahmen: "Was nicht passt, wird passend gemacht"; wie ich es am Unternehmerstammtisch aufgeschnappt habe.

Gerade auch deswegen, werden wir uns davor hüten, kanzleiintern diese Aufzeichnungen zu führen, sondern verwenden vielmehr die vorgelegten Stundennachweise zur Erstellung der Lohnabrechnung; nicht mehr und nicht weniger.

Gruß R.Maier

Was ist eigentlich mit den Aushilfen, die nur die geleisteten Stunden bezahlt bekommen und pro Stunde 9 EUR bekommen? Unterschreiten die den Mindestlohn von 8,50, weil bei einem Mindesturlaubsanspruch von 4 Wochen sich ein rechnerischer Stundenlohn von 8,30 ergibt?

Hallo Newsgroup,
hallo Datev,

wie müssen die Aufzeichnungen erstellt/geführt werden?
Ist es möglch Excel-Arbeitsblätter zu verwenden?
Müssen die Aufzeichnungen unterschrieben sein?

Wenn eine elektronische Aufzeichnung mit Excel mit/ohne Unterschrift möglich ist, wäre eine Excel-Erfassungsmaske, die den Export der erfassten Daten nach Lodas/LuG erlaubt, sehr wünschenswert. Dann könnte der Mandant die Daten erfassen und wir könnten diese übernehmen.

Falls eine unterschrift erforderlich ist, sollte die Maske so gestaltet sein, dass der Ausdruck mit Unterschriftenzeile und Datumszeile erfolgt.

Optimal wäre, wenn je Mitarbeiter ein eigenes Arbeitsblatt in der Datei angelegt wäre und so alle Mitarbeiter für einen Monat in einer Datei vorhanden wären.

Grüße

M. Morath

PS: Bitte keine Lösung nur für Unternehmen Online. Dies würde vermutlich keine Anwendung finden...

Hallo Herr Wielgoß,

habe ich Sie richtig verstanden, dass Sie die Erfassung der Stunden im Kalendarium für die Aufzeichnungspflicht verwenden möchten?

Eine funktionelle Erweiterung in den Lohnprogrammen ist, in Bezug auf den Mindestlohn, nicht geplant.

Wie bereits gepostet, werden wir kommende Woche eine Vorlage zur Verfügung stellen.
Eine detaillierte Erfassungsmöglichkeit der wöchentlichen Arbeitszeit steht Ihnen unter Personaldaten / Arbeitszeiten / Sollarbeitszeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Sandra Rüdinger
Personalwirtschaft
DATEV eG

Wenn eine elektronische Aufzeichnung mit Excel mit/ohne Unterschrift möglich ist, wäre eine Excel-Erfassungsmaske, die den Export der erfassten Daten nach Lodas/LuG erlaubt, sehr wünschenswert. Dann könnte der Mandant die Daten erfassen und wir könnten diese übernehmen.

Hallo Frau Rüdinger,

ja, das könnte m. E. eine Möglichkeit sein, vorausgesetzt, dass sich diese Daten entsprechend Auswerten lassen. Letztendlich also eine Funktion, vergleichbar mit der des Tools "Stunden- und Zuschlagsermittlung".

Meine zweite Variante betrifft Minijobs mit festen Arbeitszeiten. Auch hier wird es ja entsprechende Aufzeichnungspflichten geben. So wie ich das aktuell sehe, sind ja die Arbeitszeitaufzeichnungen durch den Arbeitgeber "in geeigneter" Form zu führen, wobei ich davon ausgehe, dass ein Gegenzeichnen durch den Arbeitnehmer nicht zwingend vorausgesetzt sein dürfte.

Folgendes Beispiel: Arbeitnehmer arbeitet immer Dienstags und Mittwochs 3 Stunden (9-12 Uhr, Pausenbesonderheiten mal außen vor gelassen). In den Stammdaten kann ich ja bereits die Gesamtarbeitszeit erfassen. Jetzt mein Wunschgedanke ; - )

1. Erfassung der Arbeitszeit von - bis in den Stammdaten.
2. Bei Abrechnung wird folgende Auswertung erstellt:

Arbeitszeiten Frau Mustermann

01.10.2014 09:00-12:00 = 3,00 Stunden
07.10.2014 09:00-12:00 = 3,00 Stunden
08.10.2014 09:00-12:00 = 3,00 Stunden
14.10.2014 09:00-12:00 = 3,00 Stunden
15.10.2014 09:00-12:00 = 3,00 Stunden
21.10.2014 09:00-12:00 = 3,00 Stunden
22.10.2014 09:00-12:00 = 3,00 Stunden
28.10.2014 09:00-12:00 = 3,00 Stunden
29.10.2014 09:00-12:00 = 3,00 Stunden

Gesamtarbeitszeit = 27,00 Stunden

Analog wäre das für eine Kalendariumserfassung natürlich auch toll. Besonders im Baulohn wäre das hilfreich - es gibt genügend Betriebe die trotz Abrechnung nach Stunden eben auch fest eingeteilte Arbeitszeiten haben.

Dies wäre dann natürlich nur als Unterstützungsmedium für den Arbeitgeber gedacht, der die Angaben entsprechend korrigieren und ergänzen muss...

Viele Grüße

Christian Wielgoß

Hallo Herr Wielgoß,
Hallo Newsgroup,

die Berücksichtigung der Einzelaufstellung im Rahmen der Lohnabrechnung halte ich für nicht ausreichend bzw. für ohnehin verspätet (mal abgesehen von den bereits benannten Risiken und Korrekturmöglichkeiten).

Die Aufzeichnung der Stunden muss -wenn ich mal in den § 17 Abs. 1 MiLOG gucke- bis zum "Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages" erfolgen. Diese Aufzeichnung muss also laufend innerhalb des Monats erfolgen und kann demnach nicht über das Lohnprogramm erfasst werden. Eine Aufzeichnung bis zum 7. des Folgemonats ist demnach verspätet.

Es ist zwar so, dass man auch aus den handschriftlichen Aufzeichnungen nicht unbedingt ersehen kann, wann diese erstellt sind. Wenn ich diese Aufzeichnungen aber nur als Ausdruck aus dem Lohnprogramm vorlegen kann, ist deutlich ersichtlich, dass die Fristen des § 17 MILOG nicht berücksichtigt sind.

Insoweit: Vorlage ja, aber keine Umsetzung im Lohnprogramm. Ob ein neues Tool der DATEV sinnvoll wäre für die laufende Erfassung der Zeiten beim Mandanten, aus dem dann die Daten für das Lohnprogramm übergeben werden können, steht dann wieder auf einem anderen Blatt.

Viele Grüße
Uwe Lutz