„Premiumprodukt“ DMS / 12 Zylinder, aber nur mit einer DATEV-Zündkerze (Desktopbenachrichtigung)

Seit ca. 2004 wird bei uns ein Großteil der Dokumente vom Sekretariat eingescannt und bis Ende 2012 in der guten und alten DokOrg als PDF gespeichert. Das Sekretariat mailte damals dem zuständigen Sachbearbeiter(-n) einen Link aus der guten alten Dokorg über Outlook. Der Sachbearbeiter hatte somit innerhalb einer Millisekunde die Information und konnte damit arbeiten. Alles war gut und ging sehr schnell!

Dann mussten wir, da die gute alte DokOrg zwangsabgeschaltet wurde, zwischen Pest (digitaler dokumentenablage) und Cholera (DMS) wählen und haben zum 01.01.2013 zur DATEV DMS gewechselt (Werbeaussage: prozessorientierte Dokumentenbearbeitung).

Was hat sich nun nach dem Einsatz des prozessorientierten Produktes DMS geändert:

Da wir auf die prozessorientierte Weiterleitung der Dokumente warten
haben wir nun alle viel mehr Zeit für alles Mögliche
nur nicht zum arbeiten!

Die DATEV-Programmierer haben sozusagen dem 12-Zylinder-Motor von der Firma Saperion nur eine DATEV-Zündkerze (eine handelsübliche hätte nicht so viele Fehlzündungen siehe weiter unten) reingeschraubt (Desktopbenachrichtigung). Wenn nun unser Sekretariat ein Dokument einscannt, dauert es in der Regel 1.800 Sekunden (d. h. ca. 30 Minuten = kleinster Intervall der Benachrichtigung) bis die Information den entsprechenden Sachbearbeiter erreicht (zur Erledigung oder zur Kenntnis). Möchte man noch mehr Zeit für andere Dinge haben, erlaubt die DATEV auch die Einstellung des Zeitintervalls von 8h (28.800 Sekunden)!

Dabei muss noch beachtet werden, dass die Desktopbenachrichtigung beim ersten Mal am Tag nicht nur die neuen, sondern alle Dokumente anzeigt (ein kalter Motor stottert am Anfang noch etwas dank der speziellen DATEV-Zündkerze). Erst nachdem man zwischen den Arbeitsblättern Dokumente - zur Erledigung und Dokumente zur Kenntnis (werden bei allen Mitarbeitern mit dem Start des Arbeitsplatzes geöffnet) einmal gewechselt hat, zeigt die Desktopbenachrichtigung meistens nun die richtigen, d. h. die neuen Dokumente an. Wurde man aber innerhalb der letzten Minute, bevor die Desktopbenachrichtigung aufgeht, bei einem Dokument z. B. zur Kenntnis gesetzt, so fehlt dieses neue Dokument (wer ist schon perfekt? Die DATEV-Zündkerze nicht!).

Da wir aber ein geschultes, arbeitswilliges und zuverlässiges (ist die Desktopbenachrichtigung definitiv nicht) Sekretariat haben und dieses ein Gespür für eilige Sachverhalte hat, wird bei eiligen Dokumenten zusätzlich zu der Einstellung in der DMS (Erlediger oder Kenntnisnehmer) wie bei der guten alten DokOrg eine E-Mail mit der Verknüpfung zum Dokument versendet. Oder das Sekretariat bringt die Post wie vor der guten alten DokOrg in Papierform zum Sachbearbeiter (Sekretariat wird dann zur Fachkraft für Logistik).

Darüber hinaus kennen unsere Mitarbeiter in der Zwischenzeit den Müßiggang der Desktopbenachrichtigung und der DMS und wechseln in regelmäßigen Abständen in das Arbeitsblatt Dokumente zur Erledigung und drücken dort nervös den Button Aktualisieren . Gleiches dann mit dem Arbeitsblatt zur Kenntnis . Danach können die Mitarbeiter dann wie früher zu Zeiten der guten und alten DokOrg weiterarbeiten.

Noch mehr stottert die DMS wenn man während die Desktopbenachrichtigung (welche zumindest ab und zu gemächlich) erscheint, ein Dokument mit einer Bemerkung öffnen möchte. Dann steht die Desktopbenachrichtigung im Vordergrund und das Fenster zum lesen der Bemerkung ist verdeckt.

Andererseits zündet die DATEV-Zündkerze auch dann, wenn man eigentlich nicht fahren möchte. Erstellt man selbst ein Dokument, z. B. in Word und speichert diese selbst mit dem Status offen und als Erlediger sich selbst in der DMS ab, so behauptet die Desktopbenachrichtigung nach immerhin 1.800 Sekunden, dass man ein neues Dokument zur Erledigung hätte, welches man noch nicht kenne!

Hilfreich wäre hier, dass die DATEV Mitarbeiter im Unternehmen selbst, d. h. z. B. der Vertrieb, die Mitarbeitern die das Produkt bei uns einführen, der Produktmanager, die Programmierer selbst UND auch das Vorstandssekretariat mit der DATEV DMS arbeiten müssten. Wenn dort mit der DATEV DMS gearbeitet werden würde, gäbe es obige Probleme mit der Desktopbenachrichtigung nicht, denn dann wären durch die eigenen "Selbstreinigungskräfte" alle Fehler bei der Desktopbenachrichtigung bereits vor der Auslieferung der jetzigen Desktopbenachrichtigung vor ca. 1,5 Jahren beseitigt worden.

Zeitdiebstahl durch die DMS:
- Zusätzliche E-Mail zum Erlediger oder Kenntnisnehmer bei eiligen Dokumenten bzw. händische Verteilung der Post durch das Sekretariat
- Alle Mitarbeiter unterbrechen ihre Arbeit in regelmäßigen Abständen und wechseln zum Arbeitsblatt Dokumente zur Kenntnis drücken den Button Aktualisieren und dann nochmal zum Arbeitsblatt Dokumente zur Erledigung und drücken dort nochmals den Button Aktualisieren .
- Permanentes Wechseln von Outlook (eilige Post per Link) zum Arbeitsplatz und zurück
- unnötiges und zeitraubendes Übereinanderlegen von Fenstern der DMS (Bemerkung und Desktopbenachrichtigung)
- bei selbst erstellten Dokumenten erscheint die Desktopbenachrichtigung und unterbricht den Arbeitsfluss des Mitarbeiters

Andererseits hat die DMS auch ihre Vorteile:
- Durch das persönliche Vorbeibringen der eiligen Post, wird die Kommunikation zum Sekretariat (dank der DATEV-Zündkerze auch nun Fachkraft für Logistik) verbessert
- Durch die von DATEV zwangsverordnete Arbeitspause von mindestens 1.800 Sekunden (bzw. bis zu 28.800 Sekunden) bis zum Eintreffen der Post wird der Arbeitstag deutlich entschleunigt und es entsteht morgens weniger Stress

Motto:
Lt. Homepage: prozessorientierte Dokumentenbearbeitung
Wirklichkeit: Wertvolle Zeit und Geld verschwenden!

Wann erfolgt endlich die zeitgemäße fehlerfreie Programmierung der Desktopbenachrichtigung in Verbindung mit dem Premiumproduktes DATEV DMS (oberste Priorität, d. h. gestern) damit wir wieder den Funktionsumfang wie vor 10 Jahren der guten alten DokOrg haben?

Konkrete Forderung:
- Desktopbenachrichtigung für DMS Dokumente in Millisekunden wie bei Outlook
- Desktopbenachrichtigung muss auch in den Hintergrund gehen
- fehlerfreie Desktopbenachrichtigung
- Kennzeichnung der neuen Dokumente in den Arbeitsblättern, z. B. durch einen Eintrag in Fett, einer anderen Farbe oder durch ein Symbol
- Kennzeichnung der Dokumente, die man noch nicht geöffnet hat, z. B. durch eine andere Farbe oder Symbol (geschlossener Briefumschlag / geöffneter Briefumschlag)
- Permanentes und fehlerfreies automatisches Aktualisieren der Arbeitsblätter zur Erledigung und zur Kenntnis
- kein Ruckeln und Zuckeln der Arbeitsblätter mehr

Ralf Blum (ein unzufriedener und enttäuschter, aber konstruktiver DMS Kunde)

In dieser Serie: Premiumprodukt DMS bereits erschienen (Mehrfachnennungen möglich):
a) Wiederherstellung des Funktionsumfanges der guten alten DokOrg:
- Premiumprodukt DMS / drag an drop
- Premiumprodukt DMS / ausgecheckte PDFs
- Premiumprodukt DMS / MS Office-Programme
- Premiumprodukt DMS / Ablagestruktur Verzeichnisbaum
- Premiumprodukt DMS / 40-Tonner mit Mofa Tank
- Premiumprodukt DMS / Luxusauto ohne Zentralverriegelung aber mit zwei Schlüssel (keine NUKO-Anbindung)
- Premiumprodukt DMS / 12 Zylinder aber nur eine DATEV-Zündkerze (Desktopbenachrichtigung)

b) Erstherstellung von dringend notwendigen Programmverbindungen der DATEV DMS mit den sonstigen DATEV Programmen:
- Premiumprodukt DMS / Luxusauto ohne Zentralverriegelung aber mit zwei Schlüssel (keine NUKO -Anbindung)
- Premiumprodukt DMS / 12 Zylinder aber nur eine Zündkerze (Desktopbenachrichtigung)

c) Herstellung des auf der Homepage der DATEV versprochenen Funktionsumfanges zur Erfüllung der Werbeaussage prozessorientierte Dokumentenbearbeitung :
- Premiumprodukt DMS / 12 Zylinder aber nur eine DATEV-Zündkerze (Desktopbenachrichtigung)