„Premiumprodukt“ DMS / Maserati mit Kurbelstarter

Als ich ein kleiner Junge war, hatte mein Vater einen kleinen alten Traktor (1 Zylinder) mit Kurbelstarter. Dieser Kurbelstarter hatte für meinen Vater den Vorteil, dass ich alleine nie diesen Traktor zum Laufen bekommen konnte (konnte somit keinen Unfug anstellen). Nur er mit seinen speziellen Fähigkeiten:
- Er kannte den Traktor und dessen Tücken seit Jahren
- Er wusste wo man drücken musste, um Diesel vorzupumpen
- Er hatte Übung im Starten dieses Traktors
- Er hatte im Gegensatz zu mir genügend Kraft um die Kurbel zu drehen (keine Batterie und keinen Elektroanlasser)
konnte den Traktor zum Laufen bringen.

Was hat das Ganze nun mit der DATEV DMS zu tun?

Wir haben in der Kernausstattung zwei Hyper V Hots mit 8 virtuellen Servern, welcher als Cluster aufgebaut ist. Das Neustarten z. B. des virtualisierten Fileservers dauert dank der Virtualisierung nur wenige Sekunden. Bildhaft ausgedrückt ist unsere EDV-Hardware nach unserer Auffassung ein Maserati.

ABER das Starten und Herunterfahren des modernen und fortschrittlichen innovativen DATEV DMS-Servers dauert jeweils ca. 20 Minuten und bedarf Personen mit besonderen Fähigkeiten wie beim Starten unseres alten Traktors mit Kurbelstarter.

Das Ganze ist in dem Dokument 0903797 der DATEV beschrieben. Hier muss manuell nach dem Starten des Servers (dauert bei unseren virtuellen Maschinen keine Minute) eine selbst angelegte und angepasste Batch-Datei (1993 war die Vorgehensweise bei unserem ersten Server mit Novell 3.11 sehr ähnlich) zum Starten der DMS-Dienste ausgeführt werden. Nach der Beschreibung in dem DATEV-Dokument 0903797 hat die manuell anzulegende Batch-Datei (Kurbel) zum Starten:

3 Seiten an Befehlen
68 Absätze
74 Zeilen
413 Wörter
2.992 Zeichen (ohne Leerzeichen)
3.385 Zeichen (mit Leerzeichen)

Ähnliches gilt noch für die gesonderte (selbst anzulegende und anzupassende) Batch-Datei zum Herunterfahren (ähnlicher Umfang). Nicht einfach Start und Herunterfahren (Schlüssel umdrehen), nein das Beenden der DATEV DMS-Dienste sollte nicht spontan sondern nur nach reiflicher Überlegung und genügend Zeit erfolgen. Als Metapher könnte hier das Fehlen des Zündschlosses beim PKW zum Ausschalten vergleichbar sein, so dass man immer den Tank leerfahren müsste, um den PKW auszuschalten.

Wenn dann der DATEV DMS classic Core Server mal (kommt zwar nur äußerst selten vor) ungeplant neu gestartet werden muss, dauert es in der Regel immer 1h bis unsere 27 Mitarbeiter wieder arbeiten können. Ca. ½ h zum Herunterfahren und die gleiche Zeit wieder zum Starten. Leider bleibt der Dienst DATEV DMS classic Core Server beim Neustarten manchmal hängen , so dass es dann fast 2h dauert, bis die Mitarbeiter wieder arbeiten können.

Motto: Wertvolle Zeit und Geld verschwenden!

Wann erfolgt endlich die zeitgemäße fehlerfreie Programmierung (Batterie mit Elektroanlassern damit wir die Kurbel wegwerfen können) der Dienste im Zusammenhang mit dem Starten und Herunterfahren des DMS-Servers damit wir wieder die Schnelligkeit und Einfachheit wie vor 10 Jahren der guten alten DokOrg haben?

Ralf Blum (ein unzufriedener und enttäuschter, aber konstruktiver DMS Kunde)

In dieser Serie: Premiumprodukt DMS bereits erschienen (Mehrfachnennungen möglich):
a) Wiederherstellung des Funktionsumfanges der guten alten DokOrg:
- Premiumprodukt DMS / drag an drop
- Premiumprodukt DMS / ausgecheckte PDFs
- Premiumprodukt DMS / MS Office-Programme
- Premiumprodukt DMS / Ablagestruktur Verzeichnisbaum
- Premiumprodukt DMS / 40-Tonner mit Mofa Tank
- Premiumprodukt DMS / Luxusauto ohne Zentralverriegelung aber mit zwei Schlüssel (keine NUKO-Anbindung)
- Premiumprodukt DMS / 12 Zylinder aber nur eine DATEV-Zündkerze (Desktopbenachrichtigung)
- Premiumprodukt DMS / Maserati mit Kurbelstarter

b) Erstherstellung von dringend notwendigen Programmverbindungen der DATEV DMS mit den sonstigen DATEV Programmen:
- Premiumprodukt DMS / Luxusauto ohne Zentralverriegelung aber mit zwei Schlüssel (keine NUKO -Anbindung)
- Premiumprodukt DMS / 12 Zylinder aber nur eine DATEV-Zündkerze (Desktopbenachrichtigung)

c) Herstellung des auf der Homepage der DATEV versprochenen Funktionsumfanges zur Erfüllung der Werbeaussage prozessorientierte Dokumentenbearbeitung :
- Premiumprodukt DMS / 12 Zylinder aber nur eine DATEV-Zündkerze (Desktopbenachrichtigung)

Hallo Herr Blum,

für den Start dieser Einzylinderdiesel brauchen Sie noch etwas. Sie haben die Blechdose mit den Zündhütchen vergessen ;-)

Es wäre natürlich besser, wenn die Dienste besser miteinander kommunizieren würden. Sollte Ihnen das Herunterfahren zu lange dauern, sprechen Sie doch mit Ihrem Admin (Systempartner), mit Scripten (PowerShell) kann man schon einiges beschleunigen.

Wenn der DC betroffen ist heißt es trotzdem warten, der Übertäter ist häufig Exchange.

Hallo Herr Pfeiffer,

eine der 74 Zeilen der DMS-Kurbel lautet:

rem Wartezeit 10 Minuten bis zur nächsten Aktion. Notwendig um
rem sicherzustellen, dass der Start des SQL Server und der abhängigen Dienste abgeschlossen ist.
ping localhost -n 600 >NUL

Leider gibt es Zeilen wie die letzte mehrmals in der der Datev-Anweisung (Kurbel).

Das hat nichts mit unserem Exchange 2013 zu tun. Auch die PowerShell kann bei einer solchen Vorgabe der DATEV DMS-Programmierer (Kurbel mit Zündhütchen) nicht wirklich helfen.

Unsere Mitarbeiter freuen sich über jeden Neustart mit der Kurbel und dem Zündhütchen, da diese in Zwischenzeit z. B. im Internet surfen oder sich mit ihrem Smartphone beschäftigen können (da wir nahezu Papierlos sind, gibt es noch nicht mal etwas abzulegen).

Ralf Blum (ein unzufriedener und enttäuschter, aber konstruktiver DMS Kunde)

rem Wartezeit 10 Minuten bis zur nächsten Aktion. Notwendig um
rem sicherzustellen, dass der Start des SQL Server und der abhängigen Dienste abgeschlossen ist.
ping localhost -n 600 >NUL

Leider gibt es Zeilen wie die letzte mehrmals in der der Datev-Anweisung (Kurbel).

Das hat nichts mit unserem Exchange 2013 zu tun. Auch die PowerShell kann bei einer solchen Vorgabe der DATEV DMS-Programmierer (Kurbel mit Zündhütchen) nicht wirklich helfen.

Doch kann sie... Wenn ich nämlich überprüfe, ob der DATEV-SQL-Dienst bereitsteht, kann der DMS-Core auch manuell "angetreten" werden.
Hierzu aber bitte die "DMS-StartServices.exe" aufrufen. Diese startet nicht nur den Core, sondern stellt auch die Verbindung zum DATEV-SQL/NukoDB her (sonst klappt der Zugriff aus dem AP auf die DMS-Inhalte nicht).
Anschliessend noch ggf. die restlichen DMS-Dienste starten. Dadurch können die Startzeiten erheblich gekürzt werden.
Leider keine offizelle oder inoffizelle Empfehlung... Insofern auf eigene Gefahr.

Diesen Umstand haben wir auch schon mehrfach auf Admin-WorkShops oder DATEV-Kongress der DATEV mitgegeben. Das Ergebniss spricht für sich selbst. Ein Warten von 10 Minuten ist letztendlich ein Witz...

Grüße

Chr.Ockenfels

Hallo Herr Blum,

ein guter Sysadmin wird erkennen können ob der Dienst "lebt", wenn nicht kann der wait Status ohne Probleme beendet werden. Mittels der script Programmierung kann nach dem (sauberen) Beenden des Dienstes der nächste Schritt eingeleitet werden; und wenn es nur die Brutalbeendigung ist.

Herr Blum, die Vorschläge von DATEV zu Starten und Stoppen der Dienste haben durchaus ihre Berechtigung, aber es ist nicht verboten nach besseren Lösungen zu suchen. Die Powershell bietet hier viele Lösungsansätze, die ein Admin eigentlich "draufhaben" müsste.

Und, mal ganz ehrlich, wie oft muss denn der Server neu gestartet werden? Wenn's schlecht läuft einmal im Monat (zum MS Patchday), das kann geplant werden. Per Remote sogar beim Fernsehen von der Couch.

Ihre Reihe "DMS ist nervig" mag für Sie ein Ventil für den Frust sein, aber eines vergessen Sie dabei. Sie haben sich, wie ich auch, nach reiflicher Überlegung zu diesem System entschieden. Wenn die Implementation nicht nach Ihren Vorstellungen abgelaufen ist empfehle ich, dass Sie sich mit dafür Verantwortlichen hinsetzen und nach Lösungen suchen. DMS selbst läuft relativ ruhig und unspektakulär, es tut was es soll.

Es ist natürlich nicht von der Hand zu weisen, dass es in Teilbereichen Verbesserungsbedarf gibt, darüber kann und muss geredet werden. Den Holder gibt es schließlich auch nur noch im Fernsehen (NDR "Neues aus Büttenwerder").

Viele Grüße

K. Pfeiffer

Hallo Herr Pfeiffer,

DMS selbst läuft relativ ruhig und unspektakulär, es tut was es soll.
K. Pfeiffer

Wir haben den
- Buchungsassistenten
- Posteingangsassistenten
- und auch die normale OCR Texterkennung
am laufen.

Bei fast allen Mandanten scannen wir die Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen über den Buchungsassistenten. Jegliche Post (außer Werbung) wird vollständig gescannt und über den Posteingangsassistenten erfasst und verarbeitet. Wir haben eine Aushilfe angestellt, die z. B. alle unsere Arbeitspapiere für den Jahresabschluss nach Erstellung in die DMS als PDF einscannt. Wird sind somit seit Jahren (auch schon zur Zeit der guten alten DokOrg) nahezu papierlos bzw. zumindest Papierarm in unseren Prozessen. Alle Mitarbeiter haben zwei 24er Monitore und auch die Heimarbeitsplätze sind entsprechend mit Scanner und zwei Monitoren ausgestattet.

Die nach Ihrer Aussage relativ ruhig und unspektakulär laufende DMS hat mit diesem Volumen etwas Probleme. Teile der OCR Texterkennung bleiben regelmäßig hängen. Aus diesem Grund wurde während der Implementierung Ende 2012 Anfang 2013 von der DATEV Hotline eine stündlich sich wiederholender Task (Aufgabe) an unserem gesonderten DMS-Server (virtualisiert mit viel Dampf) mit der Bezeichnung (selbsterklärend) - OCR_Restart.bat - eingerichtet, der alle OCR Dienste jede Stunde killt und neu startet. Dauert nur 10 Minuten und somit nicht ganz so lange wie ein kompletter Neustart des Servers. Eine Halbautomatische kleine Kurbel für den schnellen Teilneustart zwischendurch.

Was ist aber so eben passiert. Der letzt geplante Task lief um 12:10. Eine tüchtige Mitarbeiterin hatte in der Zwischenzeit mehre hundert Rechnungen über unseren Scanner (macht 70 Seiten je Minute Vorder- und Rückseite in einem Vorgang - damit es keinen Engpass gegen kann, haben zwei solcher Geräte neben den etwas langsameren Kopierern) eingescannt und wartete im Bereich Belege darauf, dass die OCR-Texterkennung diese Rechnungen verarbeitet. Und siehe da, nichts passierte. Auch warteten in der einer anderen OCR Warteschlange (Dokumente) noch rd. 170 weitere Dokumente den Müßiggang der DATEV DMS ab.

Also "Kurbel" auspacken und OCR-Restart.bat manuell losdrehen. Wieder einmal bei mir 20 Minuten für die Katz und auch die Mitarbeiterin hatte etwas Zeit für die wirklich wichtigen Dinge des Lebens.

empfehle ich, dass Sie sich mit dafür Verantwortlichen hinsetzen und nach Lösungen suchen.
K. Pfeiffer

Alle in der Serie - Premiumprodukt DMS - vorgetragenen Verbesserungsvorschläge wurden im Wesentlichen in mehreren Schreiben mit der DATEV und auch persönlichen Besprechungen kommuniziert. Auch den Vorstand haben wir angeschrieben. Seit Anfang 2013 wurde Besserung gelobt. Passiert ist: so gut wie NICHTS
Die Verantwortlichen sind kritikresistent!

Ihre Reihe "DMS ist nervig" mag für Sie ein Ventil für den Frust sein, aber eines vergessen Sie dabei.
K. Pfeiffer

Ja ich habe FRUST. Wenn Sie meine Beiträge nerven, machen Sie es einfach wie die Verantwortlichen bei der DATEV: ignorieren! Sie persönlich möchte ich nicht nerven. Sorry

Ralf Blum (ein unzufriedener und enttäuschter, aber konstruktiver DMS Kunde)

Heute war es mal wieder so weit.

Um 7:33 bekam ich auf mein Smartphone eine E-Mail von einem arbeitswütigen Kollegen (wir haben WP-Saison) mit folgendem Inhalt:

DMS Classic kommt nicht!

Fehlermeldung der DATEV:
#DMS00029
Es konnte keine Verbindung zum DATEV DMS Classic Core Server hergestellt werden. [...]

Der restliche Text der E-Mail ist an meiner Inhaltskontrolle (Zensur) gescheitert und nicht besonders freundlich zur DMS.

Also was ist zu tun:
Frühstück abbrechen, aufschalten, in die Hände spucken, die Kurbel herausholen und den DATEV DMS-Server über die Batch-Datei manuell neu starten.

½ h später, lief der DMS-Dienst wieder.

8:30 der Kollege kann weiterarbeiten und ist wieder glücklich (nicht über die DMS).

Jetzt geht die Ursachenforschung los.

Und am nächsten Samstag muss ich wieder die Kurbel nehmen, denn am 10.03. ist wahrscheinlich MS-Patch-Day.

Motto:
Haben Sie Zeit und Geld: DATEV DMS beides wird Ihnen genommen!

Was könnte man ohne DATEV DMS mit einem Samstagmorgen nicht alles so anstellen?

Wann ersetzen die DATEV-Programmierer die DMS-Kurbel (Batch-Datei) endlich durch ein einigermaßen zeitgemäßes Starten der DATEV-DMS-Dienste?

Ralf Blum (ein unzufriedener und enttäuschter, aber konstruktiver DMS Kunde)