Festschreibung Buchungstapel wg. UStVA ab 2016

Hallo DATEV,

ich habe mir gerade einmal das Dokument GoBD in den Rechnungswesen-Programmen durchgelesen und dabei festgestellt, dass ab nächstem Jahr die Festschreibung obligatorisch ist, was wir aber auch schon immer so gemacht haben. Allerdings muss die DATEV IMO darauf achten, dass die EB-Werte nicht zu dem eigentlichen Januar gehören und daher nicht in die Prüfung, ob noch nicht journalisierte Buchungen vorhanden sind, mit einbezogen werden.

Derzeit ist es nämlich so, dass die vorläufigen EB-Werte noch mit zum Januar-Vorlauf gehören und man erhält immer eine Hinweismeldung. Deshalb wäre es aus meiner Sicht am sinnvollsten, wenn die EB-Wert-Vorläufe immer eine Stapel-Nr. 01-2015/0000 erhielten. Das hätte zudem auch noch den Vorteil, dass die EB-Werte, auch wenn Sie erst später übergeben werden, immer bei einer Standardsortierung im Kontoblatt (Stapel-/BS-Nr) an erster Stelle stehen würde.

Ich hoffe das sich das so realisieren lässt.

Gruß A. Martens

Nachtrag:

In dem Zusammenhang sollte die Standardvorbelegung für die Übermittlung der USt-VA auch nicht der letzte FiBu-Vorlauf sein (also auch vorläufige), sondern immer der letzte journalisierte Vorlauf. Nur dann macht die GoB auch wirklich Sinn.

Derzeit ist es noch so, dass immer der letzte erfasste Vorlauf zur Übermittlung als Standard angeboten wird, was sowieso falsch ist.

Mit freundlichen Grüßen
A. Martens

Hallo DATEV,

Aus welchem Grunde kann man diese Frage nicht in der Verantwortung der Mitarbeiter lassen?
Es gibt Situationen, wo Buchungsstapel im System schlummern, die vorläufig sind, und die einfach noch nicht festgeschrieben werden sollen. (= die Ausnahmefälle bzw. die ersten Jahresabschlußbuchungen im getrennten Bestand oder einfach nur eine kalkulatorische Nebenrechnung, die Umsatzsteuerlich irrelevant ist)

Bitte folgenden Wunsch aufnehmen:
Es werden nur diejenigen Vorläufe zwangsfestgeschrieben, die
- umsatzsteuerlich relevante Sachverhalte beinhalten (Nicht reine manuelle EB- Vorläufe usw.)
- die laufende Buchhaltung betreffen (also keine JA- Buchungen mit Anlag usw.)

Selbstverständlich muß bei vom Mandanten zum Prüfen und Senden in die Kanzlei übermittelten Buchhaltungen im DATEV- Format der Kanzlei- Mitarbeiter die Möglichkeit einer Korrektur haben, um Buchungsfehler zu eliminieren bevor die Daten übermittelt werden.
(Beim Mandanten erfolgt die Vorerfassung, die er vor Ort er selbstverständlich festschreibt. In der Kanzlei erfolgt die Korrektur und Vervollständigung (z.B. Lohn- Daten)).

Hallo Herr Kolberg,

wie der aktuellen Broschüre zu diesem Thema zu entnehmen ist, bleibt es weiterhin in Ihrer Entscheidung, wann und welche Buchungsstapel Sie festschreiben. Der Regelfall wird m. E. zu Recht im Festschreibungszwang gesehen, die Nicht-Festschreibung dürfte dann zukünftig die Ausnahme sein.

Nebenbei vermute ich ohnehin, dass auch in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro in der deutlichen Mehrzahl an der früheren Festschreibelogik bisher festgehalten wurde (Festschreibung beim Senden).

Datenübermittlungen werden Sie auch zukünftig ggf. ohne Festschreibungen durchführen können, allerdings nur durch aktives Handeln (wie bisher schon) und entsprechender Protokollierung im Programm.

Ich denke, damit kann man gut Leben. Zumal bereits seit Jahren ohnehin entsprechende Protokollfunktionen vorhanden sind, mit denen sich Unstimmigkeiten hinsichtlich der Festschreibung leicht analysieren lassen.

Viele Grüße

Christian Wielgoß

Sehr geehrter Herr Wielgoß,

Ich bezog mich bei meinen Befürchtungen auf die "Ausblicke zur Programmanpassung 2015/2016" im Dok.-Nr.: 1080636. Hier wird angedeutet, daß vom Mandanten erstellte Buchungsstapel, die per DATEV-/ASCII-Format importiert wurden, nicht mehr nachträglich bearbeitet werden können.
Der Hinweis: "Es besteht allerdings die Möglichkeit, in begründeten Ausnahmefällen die Festschreibung beim Import der Buchungsstapel manuell aufzuheben. Dieser Vorgang wird vom Programm dokumentiert." ist schön und gut, aber wenn das beim Import vergessen wurde, dann habe ich möglicherweise einen kompletten Schrott- Vorlauf im System (Abweichende UST- Funktionen oder gar verkehrter Mandant, usw.) der endgültig festgeschrieben ist, und der nur noch mit administrativen Maßnamen (Rücksicherung) zu entsorgen ist.

DATEV sollte gerade beim Import von Buchungsstapeln dem Anwender immer die Möglichkeit geben, diesen Import wieder zu verwerfen, um einen zweiten Einlese- Versuch nach der Anpassung von UST- Funktionalitäten zu ermöglichen, oder die importierten Daten einfach nur zu korrigieren - und wenn es einfach nur eine Korrektur der Textung ist.

Dieses sollte so funktionieren, daß ein importierter Stapel vom Mitarbeiter genauso zu handeln ist, wie ein per Dialogbuchen erfaßter Stapel. ... Uns das beim Senden festgeschrieben wird, ist klar.

Wenn es massive Korrekturen gab, dann bekommt der Mandant einfach eine Jahressicherung des korrigierten und in der Kanzlei festgeschriebenen Bestandes, und alles läuft wieder parallel.

Unschön ist heute allerdings, daß im System parkende vorläufige Abschlußbuchungen auch mit in die Dezember- Voranmeldung einfließen, ohne daß der FiBu- Mitarbeiter davon Kenntnis erlangt bzw. das abwählen könnte.

Noch unschöner wäre es, wenn der FiBu- Mitarbeiter die Jahresabschlußbuchungen festschreiben würde, solange diese in Bearbeitung sind. (Insbes. ein Festschreiben von vorläufigen Anlag- bzw. Steuerbuchungen aus den Programmverbindungen wäre äußerst ärgerlich.)

Ich wünsche mir, daß DATEV bei der Umsetzung dieser Maßnahmen wirklich auf die Arbeitsweisen in den Kanzleien achtet. Das heutige System mit getrenntem Bestand bzw. Jahresabschluß und Fibu- Buchungen und der jetzigen Festschreibungslogik funktioniert bestens und jede Zwangsfestschreibung aller im System befindlichen Vorläufe wird in einem arbeitsteiligen Umfeld mehr Ärger produzieren, als sie Vorteile bringen kann.

Hallo Newsgroup,

Herrn Kolberg ist in allen Belangen zuzustimmen. Schon jetzt führt die Festschreibung beim Senden zu einem hohen Risiko Buchungen festzuschreiben, die aus bestimmten Gründen unterjährig mitgeführt werden. Ich denke speziell an AfA Buchungen, hier können Wahlrechte erst nach Ablauf des Wirtschaftsjahres endgültig in Anspruch genommen werden. Sollte im Festschreibungsfenster (etwas ketzerische Frage an DATEV: Geht es noch ein wenig kleiner?) dann versehentlich ein solcher Stapel festgeschrieben werden ist viel Arbeit vorprogrammiert.

Es sollten verschiedene Modelle durchgespielt werden um einerseits den Arbeitsfluss und Organisationen nicht zu behindern, andererseits aber die Rechtssicherheit zu erhalten.

Viele Grüße

K. Pfeiffer

Mutiert die Genossenschaft jetzt auch noch zum verlängerten Arm der Finanzverwaltung oder wie sind die geplanten Programmänderungen sonst zu verstehen.

Eigentlich sollte ein Hersteller für Steuerberater-Software auch das rechtliche Umfeld seiner Kunden kennen. Dann würden die Verantwortlichen der DATEV eG nämlich wissen, dass nach § 57 Abs. 1 StBerG ein Steuerberater seinen Beruf eigenverantwortlich auszuüben hat und er keinen Softwarehersteller braucht, der zwar die einfachsten Dinge nicht geregelt bekommt (Beispiele gibt es hier in diesem Forum genug), ihm aber vorschreibt, wie er seinen Beruf bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen für seine Mandanten auszuüben hat.

Hätten die DATEV-Verantwortlichen auch nur einen blassen Schimmer, wie es in einer Steuerberatungskanzlei aussieht würden sie zudem wissen, dass mit Kanzlei-Rewe auch USt-VA's für Vermieter erstellt werden, für die es in keinem Fall einer Festschreibung bedarf.

Sollten die geplanten Programmänderungen tatsächlich so umgesetzt werden, wird der Anwendungsbereich von Kanzlei-Rewe massiv eingeengt und damit für den breiten Einsatz in einer Steuerkanzlei ungeeignet. Die Ust-VA für USt-pflichtige Vermieter, PV-Anlagenbetreiber und andere kleine 4/3 Mandanten wird man in Zukunft dann besser über Excel-Tabellen und Elsteronline abwickeln und sich einige Lizenzen für die DATEV-Software sparen können.

Hallo Genosse,

also ich sehe hier nicht Ihr Problem. Sie können doch ohne Journalisierung eine USt-VA erstellen. Das wird eben nur halt protokolliert und damit habe ich nun überhaupt kein Problem.

Mich würde es nur stören, wenn im Protokoll für den Januar eine Vermerk lediglich wegen der EB-Werte vorgenommen wird. Die Journalisieren war schon immer wesentlicher Bestandteil der GoB. Es wird jetzt lediglich ein Nachweis darüber geführt.

Gruß A. Martens

Sehr geehrter Herr Martens,

Heute funktioniert das genau so, wie Sie schreiben. Nur im unten verlinkten Dok.-Nr.: 1080636 wird seitens der DATEV angekündigt: "Die Option Übermitteln ohne Festschreibung wird standardmäßig nicht mehr zur Verfügung stehen."
Ein " standardmäßig nicht mehr zur Verfügung stehen " bedeutet für den normalen Anwender. " Unmöglich ", und der Anwender wird dann alles Versuchen, was ihm möglich ist, um seine USTVA termingerecht zu senden.

Die Folgen der Festschreibung der vorläufige JA- Buchungen (lediglich vorläufige AfA- Buchungen (ohne die Dezember- Anlagegüter) und eine Gewerbesteuerberechnung aus der Automatik zur schnellen Steuerschätzung) können in diesem Moment nicht erkannt werden.

Hier lautet die Anweisung. FiBu- Vorläufe werden immer festgeschrieben, während JA- Buchungen nur nach individueller Absprache festzuschreiben sind.

Dann gibt es auch die tägliche Situation, daß während der Dezember- Buchhaltung bereits ein Januar- Vorlauf erstellt wird, der zur Dezember- USTVA selbstverständlich offen im System bleiben muß. Selbstverständlich wird DATEV hier keine Probleme machen; sollte dieses aber in allen Fällen (Auch Abweichler) ausgiebig testen.

Hallo,

ich denke, wir müssen hier alle erstmal etwas Geduld beweisen, um zu sehen, wie die praktische Umsetzung im Programm erfolgen wird.

Jedoch, trotz aller Bedenken im Einzelfall, dürften wir uns darüber einig sein, dass wir vom Rechnungswesen-Programm die Umsetzung gesetzlicher Rahmenbedingung erwarten. Dazu gehört m. E. auch, dass das Programm mit Standardeinstellungen bei der Umsetzung dieser Rahmenbedingungen unterstützt. Im Einzelfall hiervon abweichende Vorgehensweisen werden ja auch in Zukunft möglich sein, nur eben nicht mit einem Standard, sondern durch bewusstes Handeln des Anwenders.

Durch die Neuregelungen gibt es nun einmal erstmalig zeitliche Vorgaben für die endgültige Verbuchung, was vorher nur in unkonkreter Weise der Fall war. Ein verspätetes Festschreiben der Buchungen wird sicherlich nicht grundsätzlich zur Verwerfung der Buchführung führen, wie wir aber alle wissen, kann so etwas kumulativ mit weiteren Feststellungen zu erheblichen Problemen führen.

Ich denke auch, dass das Festschreibungsthema in der Praxis die wenigsten Schwierigkeiten machen wird - anders sieht es da schon bei vorgelagerten Systemen, insbesondere bei Kassenaufzeichnungen, aus. Hier ist beispielsweise, allein aus Haftungsgründen, sehr genau zu prüfen, ob die eventuell eingesetzte Kassenerfassung für Office den GoBD gerecht wird, was sie meines Erachtens in den meisten Fällen nicht tun dürfte und bisher auch schon nicht getan hat.

Herr Kolberg, zu Ihrem Beispiel des selbstbuchenden Mandanten: Hier wird es sicherlich darauf ankommen, wie die Zusammenarbeit und der Datenaustausch mit der Kanzlei geregelt ist. Hier gibt es ja eine ganze Reihe von Ausprägungen.

Arbeitet der Mandant unterjährig autark, schreibt seine Buchungsstapel fest, war bisher auch schon die Problematik gegeben, wie beim Import durch Export der Buchungsstapel im Kanzleibestand vorgegangen wurde. In der Praxis ist es ja oftmals in der Tat so, dass die importierten Daten ggf. korrigiert oder nachbearbeitet wurden. Dadurch gehen allerdings die ursprünglichen Festschreibeinformationen verloren.

Das sehe ich übrigens im aktuellen Jahr 2015 schon problematisch, da die in Aussicht gestellte Neuerung beim Import von bereits festgeschriebenen Buchungsstapeln eben noch nicht funktioniert.

Hier ein kleines Beispiel unter restriktiver Auslegung der GoBD:

1. Mandant bucht unterjährig selbst, schreibt seine Buchungsstapel pünktlich fest.
2. Im Oktober werden Buchungsstapel exportiert, die in den Kanzlei-Bestand eingespielt werden.
3. Selbst wenn diese Buchungsstapel nicht verändert werden sollten und sofort festgeschrieben werden, gehen die ursprünglichen Festschreibeinformationen verloren.
4. Es werden einige Nachbuchungen in der Kanzlei erfasst, anschließend wird der Bestand durch Datensicherung an den Mandanten zurückgegeben.

Diese Vorgehensweise führt allerdings dazu, dass durch das Vorgehen in der Kanzlei, die GoBD nicht mehr vollständig erfüllt sind.

Unter diesen Gesichtspunkten halte ich die Programmlogik (im Standardfall) "Festgeschrieben für immer und ewig" für durchaus berechtigt.

Viele Grüße

Christian Wielgoß

Kompromiß- Lösung:

Wenn die FiBu ihre Buchhaltung sendet, dann fließen zukünftig nur die Stapel in die USTVA mit ein, die auch festgeschrieben werden.

Situation heute: (Problem 13. Lauf wird gesendet)
- Beim Senden fließen auch alle JA- Buchungen in die USTVA mit ein, ohne daß der FiBu- Mitarbeiter das bemerkt. -> Wenn es gut geht, stimmen damit die Voranmeldungen mit der späteren Erklärung exakt überein und es gibt weder Erstattung, noch Nachzahlung. Fakt ist aber, daß es später nicht mehr möglich ist, die UStVA manuell zu rekonstruieren, wenn z.B. die PKW- Nutzung Unternehmer nachträglich im JA- teil editiert wurde oder sonstige Umbuchungen (OPOS- Bereinigung, usw.) vorgenommen wurden.

Situation (Angekündigt)
- Ein Senden ist nicht möglich, ohne den entsprechenden JA- Vorlauf festzuschreiben

Vorschlag:
- Beim Senden werden die Buchungen des JA- Vorlaufes komplett ignoriert, bis dieser aktiv im JA- Teil festgeschrieben wurde. (Also enthält die USTVA nur Daten aus Vorläufen, die festgeschrieben wurden.)
- Der Mitarbeiter kann Vorläufe abwählen, die damit nicht in die UStVA einfließen. (Bei Abweichlern ein weiterer Dezember- Lauf, um nachgereichte Belege mit dem korrektem Datum zu erfassen)

Folge:
- UST- relevante Buchungen im JA Lauf (oder einem nachträglichen unterjährigen Korrekturlauf) werden ignoriert, bis die Festschreibung vom JA- Bearbeiter erfolgt.

- Die Auswertung "Jahresübersicht UST- Voranmeldungen" würde nur die UST- Werte der festgeschriebenen (und gesendeten) Vorläufe anzeigen, und damit parallel zur Finanzverwaltung laufen, auch dann wenn sich JA- Buchungen oder ein ungesendeter 13. Lauf im System befinden.

Danke für Meinungen und Diskussionen, Kolberg

Hallo,

was uns hier - unabhängig von den Anforderungen durch die GoBD - schon längst fehlt, ist die konsequente Umsetzung der Option

JA-Buchungsstapel berücksichtigen Ja/nein

in allen Auswertungen.

Insbesondere in der

- SuSa
- USt-VA
- ZM
- Controllingreport
- Auswertung USt-Jahresübersicht
- und sicher noch einigen anderen Stellen....

Ich denke damit könnten auch einige Probleme im Bereich der Festschreibung vermieden werden. Im besten Fall könnten wir dann sogar auf die Trennung getrennt/integriert (da scheint auch immer noch der ewig bekannte Fehler zu bestehen, dass Buchungen aus dem einem Bereich im anderen "verschwinden"...) ganz verzichten, solange der Default-Wert (vgl. oben) auf "Nein" steht. Erst nach Festschreibung aller JA-Buchungsstapel ändert sich der Default-Wert (für diesen einen Mandanten und dieses eine Jahr) auf "Ja".

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

> in allen Auswertungen...

Bitte auch bei " gebucht bis " für die FiBu

Damit ließe sich bereits unterjährig ein JA- Vorlauf zum Wirtschaftsjahr- Ende erfassen, ohne daß es irgend eine Auswirkung auf die laufende Buchhaltung hätte.

Hallo zusammen,

das Dokument 1080636 befindet sich momentan in Arbeit. Geplant sind z.B. Informationen zum Umgang mit EB-Werte- und JA-Stapeln.

Alle Anregungen aus Ihren Beiträgen gebe ich an die verantwortlichen Produktmanager weiter. Das gilt natürlich auch für künftige Beiträge.

Mit freundlichen Grüßen
Marco Lachmann
Service Rechnungswesen (FIBU)
DATEV eG

Sehr geehrter Herr Wielgoß,

bei selbstbuchenden Mandanten haben wir zwei Konstellationen:

1. Mandant bucht, und sendet uns die Vorläufe per Email zu.

- Mandant schreibt Vorlauf bei sich fest (Bedeutet für ihn: "Vorlauf ist in der Kanzlei")
- In Kanzlei wird der VL korrigiert und dann zum RZ übermittelt.
- -> In Kanzlei wird der VL fristgerecht festgeschrieben und der Kanzleibestand ist der Referenzbestand.

-> Später erhält der Mandant die Jahressicherung incl. Kanzleifestschreibungen und JA- Buchungen

2. Mandant bucht und übermittelt die UStVA selber (= Referenzbestand, monatlich festgeschrieben)

- Mandant sendet uns die Daten nur zur Kenntnisname (= Datensicherung)
- Korrekturen muß Mandant selber vornehmen (Info per Telefon...)
- Zum Jahresende sendet uns der Mandant eine Jahressicherung
- Abschlußarbeiten incl. Festschreibung in der Kanzlei.

-> Später erhält der Mandant die Jahressicherung incl. festgeschriebener JA- Buchungen

Damit bleiben in beiden Fällen die Festschreibungen zu den UST- Terminen erhalten, jedoch werden im Fall 1 fehlerhafte Buchungen vom Mandanten sang- und Klanglos entsorgt.

Hoffentlich bleiben diese Vorgehensmöglichkeiten auch in Zukunft erhalten.

Grüße, Kolberg