PDFs verschlüsselt versenden

Hallo Datev,

in Erfüllung unserer Berufsverschwiegenheitsverpflichtung versuche ich gerade, ein PDF-Dokument aus der Dokumentenablage verschlüsselt zu mailen.

Hürde 1: Das Kontextmenü der Dokablage bietet diese Möglichkeit gar nicht an; ohne weitere Eingriffsmöglichkeit wird gleich eine Mail mit unverschlüsseltem Anhang erzeugt.

Hürde 2: Wenn ich den Umweg auf mich nehme, das Dokument erst mal zu exportieren, dann mit Hilfe des Kontextmenüs des Windows-Explorers in den Ausgabekorb zu bringen und zu guter Letzt von dort aus zu versenden, kann ich zwar ein Kennwort zur PDF-Verschlüsselung eingeben; ich muß es aber Zeichen für Zeichen abtippen und kann es nicht über Strg + C / Strg + V einfach übernehmen - eine bei einem komplizierten und langen Kennwort, wie es aus Sicherheitsgründen mit dem Mandanten vereinbart worden ist, ausgesprochen mühselige Strafarbeit.

Fragen:

Habe ich einen einfacheren Weg übersehen?
Und weshalb wird die Verschlüsselung im Ausgabekorb so erschwert und in der Dokablage gar nicht erst angeboten?

Danke im voraus und freundliche Grüße

Guten Morgen Herr Kunz,

ich verschlüssele die PDF-Dokumente immer über das Programm PDF-Verwaltung der Datev.

Hier kann man auch bequem mehrere PDFs zu einer zusammenfassen und eben auch verschlüsseln.

Wobei ich den Gedanken "aus der Dokumentenablage heraus zu verschlüsseln" auch gut finden würde. Vielleicht könnten sich ja die beiden Programme "zusammenfassen" lassen ;-)

Gruß

S. Fuchs

Hallo Frau Fuchs,

danke für den Hinweis. Dieses Programm kannte ich noch gar nicht.

Inzwischen habe ich es ausprobiert. Ich habe aber noch nicht herausgefunden, inwiefern dieser Weg bequemer sein soll als der über den Ausgabekorb:

- In beiden Programmen bekomme ich beim Verschlüsseln haargenau die gleiche Maske angeboten, in der mein ellenlanges komplexes Passwort Zeichen für Zeichen eingetippt werden muß - und das gleich zweimal;
- der Ausgabekorb hat - im Gegensatz zur PDF-Verwaltung - wenigstens den Vorteil, daß ein Dokument auch aus verschiedenen Datev-Programmen heraus, über die Druckerauswahl oder über das Kontextmenü im Windows Explorer direkt dorthin verfrachtet werden kann, während mir bei der PDF-Verwaltung offenbar nur der i. d. R. umständlichere Weg offensteht, die Importfunktion dieses Programms zu verwenden;
- und wenn ich ein Dokument aus der Datev-Dokablage importieren will, dann darf ich, weil nur dieser eine Importweg zur Verfügung steht, zumindest beim ersten Aufruf auch noch geduldig der Eieruhr zuschauen, während die Dokablage ohne Voreinstellung mit allen Dokumenten geöffnet und mir dann schlußendlich mitgeteilt wird, daß die Vielzahl der Dokumente nicht deren vollständige Auflistung erlaube - es sei denn, ich exportiere das Dokument zuerst in den Windows Explorer und rufe dann die Explorer-Variante des PDF-Verwaltungs-Imports auf.

Summa summarum: Habe ich das richtig verstanden, daß das Programm "PDF-Verwaltung" in der Routineanwendung nur eine Teilmenge des Programms Ausgabekorb darstellt und seine Existenzberechtigung eigentlich nur darin besteht, daß dort auch zusätzliche PDF-Profile angelegt werden können?

Ich würde mir also wünschen:

- die Nutzung von Copy & Paste bei der Passworteingabe,
- die Wahl zwischen verschlüsseltem und unverschlüsseltem Mailversand im Dokablage-Kontextmenü
- und die freie Auswahl des Druckers (einschließlich des Ausgabekorbs) beim Drucken-Befehl des Dokablage-Kontextmenüs.

Solange Copy & Paste für das Passwort nicht geht, wird mir wohl nichts anderes übrig bleiben, als wie bisher jedesmal ein verschlüsseltes WinZip-Archiv anzulegen und zu versenden.

@ Datev: Danke im voraus für die Realisierung in einem überschaubaren Zeitraum.

Freundliche Grüße

Hallo Herr Kunz,

zum kopieren des Passworts muss ich sagen, dass das bei mir im Programm PDF-Verwaltung funktioniert. Zwar nicht mit Strg+V, aber über rechte Maustaste - Einfügen.

Vielleicht hilft das ja weiter.

Gruß

S. Fuchs

Hallo Herr Kunz,

beim Ausgabekorb pro können Sie die gewünschte PDF-Datei in den geöffneten Korb direkt mittels der Funktion "Aus dem Dokumentenmanagement hinzufügen..." aufnehmen.
Nicht-PDF-Dateien müssen erst in das PDF-Format umgewandelt werden, z. B. über eines der Druckerobjekte "Ablegen im DATEV Ausgabekorb...".

Aktuell ist bei der Verschlüsselung bei der Passworteingabe <Strg + V> deaktiviert.
Dies können Sie aber über "Einfügen" via Kontextmenü umgehen.

Mit freundlichen Grüßen

Manfred Müller
DATEV eG

Hallo Datev,
schön wäre es auch, wenn man ein Mandantenpasswort im SDD hinterlegen kann, so dass eine zukünftige verschlüsselte Mail aus der Dokumentenablage automatisch erzeugt werden kann.
Wann werden die Dokumentenkörbe mal in den Steuerprogrammen als Drucker angeboten? Nachdem die Pro-Umstellung der Steuerprogramme anscheinend zumindest in einem konkreten Schritt gestorben ist, wird es hierfür endlich einmal Zeit.

mfg. Andreas Gilles

Hallo Herr Müller,

beim Ausgabekorb pro können Sie die gewünschte PDF-Datei in den geöffneten Korb direkt mittels der Funktion "Aus dem Dokumentenmanagement hinzufügen..." aufnehmen.

Aktuell ist bei der Verschlüsselung bei der Passworteingabe <Strg + V> deaktiviert.
Dies können Sie aber über "Einfügen" via Kontextmenü umgehen.

Die Deaktivierung hat in meinem Fall nur dazu geführt, daß ich eine absolut sinnvolle und notwendige Funktion nicht benutzen konnte und auch künftig nicht hätte benutzen können, wenn ich das Thema nicht in der Newsgroup zur Diskussion gestellt hätte.

Freundliche Grüße und einen schönen Tag!