DMS: Sinnvolle Ablagstruktur entwickeln

Hallo Newsgroup,

wir sind gerade dabei uns auf die baldige Umstellung unserer Kanzlei auf DMS vorzubereiten. Im Zuge dessen grübeln wir nun über eine möglichst sinnvoll aufgebaute Dokumentenablagestruktur. Wir möchten eine kompakte Lösung entwickeln die die Sachbearbeiter nicht unnötig verwirrt, oder "Ordnerleichen" erzeugt. So umfangreich wie die Ablagestruktur der aktuellen Dokumentenablage soll es auf gar keinen Fall werden.

Kann mir hier vielleicht jemand anhand eigener Erfahrungen ein paar Tipps geben? Was ist hier eine gute Herangehensweise, und wie haben das andere Kanzleien gelöst?

Über Hinweise und Unterstützung würde ich mich sehr freuen!

Vielen Dank und Liebe Grüße!

Hallo Frau Schimmel,

wir setzen seit Anfang 2011 DMS ein. Auch im DMS (ich denke dies entspricht auch dem Standard) werden Dokumente in die Unterkategorien

- Bereich (bei uns z.B. getrennt nach Steuerberatung, Kanzleiverwaltung intern und Wirtschaftsprüfung)
- Ordner (z.B. Steuern, Stammakte)
- Register (z.B. Steuererklärung, Auswertung, Korrespondenz....)

abgelegt.

Dazu muss unterschieden werden, dass jedes Dokument einen Betreff (z.b. JA Anschreiben Mandant) bekommt, mit dem es innerhalb dieser Struktur abgelegt wird. Das wäre in der DokAblage bisher die "Beschreibung".

Unsere wichtigste Erkenntnis hieraus:
a) Bei der Suche nach Dokumenten sucht praktisch nie jemand innerhalb der zuerst genannten Ablagestruktur. Wir könnten theoretisch auch alles in die Kategorie Mandant/diveres ablegen.

b) Unsere Suche sieht so aus, dass immer nach dem Betreff gesucht wird , ggf. in Verbindung mit weiteren Merkmalen wie Dokumenttyp, Datum, zuständiger Mitarbeiter etc.
Und diese Suche funktioniert unglaublich schnell, wobei wir die optionale OCR-Erkennung noch gar nicht nutzen. Trotzdem konnten wir mit einer Minimal-Eingabe an Suchparametern bisher wirklich alles wiederfinden.

Ich würde daher empfehlen, sich als allererstes komplett von der alten "Ordner-Denkweise" aus der Dok.Ablage zu lösen. Sowas wie "Ordner" und "Register" gibt es auch im DMS, diese sind aus unserer Erfahrung jedoch eher zweitrangig. Sie werden im DMS später anders suchen und auch anders ablegen. Investieren Sie nicht zu viel Zeit in diese "Ablagestruktur"!

Um es mit der DokAblage auszudrücken: Stellen Sie sich vor, es gäbe als einziges Unterscheidungsmerkmal nur die Mandantennummer und innerhalb dieser Nummer finden Sie alle Einträge allein aufgrund des Namens (DMS = Betreff), unter dem die Datei abgelegt wurde. Und zwar nicht durch langes Scrollen am Bildschirm sondern einzig und allein durch die präzise Suche und den Vorteil, dass gleiche Vorgänge auch unter gleichem Namen zu finden sind (nicht mal EST-Bescheid und dann wieder Einkommenst.Bescheid...).

Der Schwerpunkt sollte demnach im Angebot der "Beschreibungsvorlagen" liegen. Also nicht die Frage wo wird das gespeichert , sondern unter welchem Namen wird das gespeichert - und das dann einheitlich für die ganze Kanzlei. Zur Auswahl des Betreffs ist Ihnen vielleicht auch schon der Begriff "Betreffknigge" begegnet. Das System setzt den Betreff zusammen aus

- der Beschreibung
- einem Ergänzungsfeld
- ggf. weiteren Angaben wie Jahreszahl/Datum

Für die "Beschreibung" kann eine individuelle Vorauswahl erstellt werden. In unserem Fall wurde festgelegt, dass jedes Dokument zwingend mit einer Vorauswahl aus unserem Knigge beginnen muss und je nach Bedarf um weitere Informationen mit Hilfe des "Ergänzungsfelds" vervollständigt wird. Hier hatten wir am Anfang auch zu viele Varianten die später reduziert wurden. Aktuell liegen wir immer noch bei rund 300 Vorgaben (Fibu, JA, EST, Steuern, Prüfungen, Verträge.... mit diversen Ausprägungen).

Ich hoffe ich konnte mich soweit verständlich ausdrücken.

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

Hallo Frau Schimmel,

Herr Hüwe hat Recht. Auch bei uns spielt der Ablagerahmenplan bei der Suche eine untergeordnete Rolle. Mit OCR und eindeutigen Betreff-Regeln kommt man schnell an alle Dokumente.

Der Ablagerahmenplan ist allerdings ein nützliches Instrument zur Vergabe von Zugriffsrechten. Das sollte man bei der Planung im Auge behalten.

Gruß aus Hamburg

Hallo Frau Schimmel,

m. E. ist ohne einen vernünftigen Rahmenplan mit DMS nicht effektiv zu arbeiten. Der Rahmenplan darf aber nicht exzessiv ausgelegt werden.

Die Struktur des Plans sollte sich an die zukünftige Struktur der Arbeitsweise anlehnen, durch DMS wird sich die Arbeitsweise verändern. Danach müssen Sie entscheiden wo und wie Sie die Dokumente ablegen wollen. Der Verschlagwortungsknigge (wer hat sich bloß diesen Begriff ausgedacht?) ist eine Ablagehilfe und kann eine sinnvolle Standardisierung der Ablage unterstützen.

Bei einem vernünftigen Rahmenplan und einer geschickten Organisation der Listen im AP brauche ich drei Mausklicks um ein Dokument zu finden.

Aber, die Geschmäcker sind halt unterschiedlich.

Viele Grüße

K. Pfeiffer

Hallo zusammen,

vielen Dank für die Tipps und Hinweise. Das bringt uns auf jeden Fall bei der Planung und Ausarbeitung ein gutes Stück voran.

Herr Hüwe, darf ich fragen wie lange bei Ihnen nach der DMS Einführung die Umgewöhnung der Mitarbeiter gedauert hat? Gab es dabei viele Schwierigkeiten und "Kinderkrankheiten" nach der Umstellung? Vielen Dank!

Grüße aus München

Hallo Frau Schimmel,

wir hatten damals parallel noch die alte DokOrg (heute DokAblage) im Einsatz. Vereinzelt muss da auch heute noch gesucht werden. Es wurden KEINE Alt-Dokumente massenhaft übernommen, sondern immer je nach Fall z.B. die Arbeitspapiere aus dem Vorjahr, sofern dieser grade im Folgejahr bearbeitet wurde. Die geänderten Abläufe waren jedoch schnell erlernt, zumal mit dem Programm jeder Mitarbeiter täglich arbeiten muss. Da sind jetzt keine großen Verzögerungen oder Ausfälle entstanden und auch die Unterstützung der Mitarbeiter untereinander klappte sehr gut.

Die wesentliche Hürde zu Beginn war immer die Frage, worunter ein bestimmter Sachverhalt archiviert werden soll. Da gab es Anfangs noch abweichende Vorstellungen. Hier empfehle ich ggf. weitere Erläuterungen zum Betreffknigge mit praktischen Beispielen.

Einer der häufigsten Fehler entstand aus der Office-Integration und den damit verbundenen Schaltflächen zum Archivieren. In einer unserer Schulungen wurde hier nochmal deutlich das Zauberwort Geduld genannt. Bei falscher Arbeitsweise kann man sich hier das Leben unnötig schwer machen. Ferner musste erst gelernt werden, das sich ausgecheckte (bereits geöffnete oder vorher nicht richtig geschlossene) Dokumente zwar öffnen, aber nicht zurück speichern lassen.

Ferner haben wir all´ unsere Anschreiben, Faxe und auch selbst erstellen Berechnungen etc. soweit ergänzt, dass dort überall die DMS-Dokumentennummer mit aufgeführt wird. Das erleichtert die Suche später ungemein. Der Ablauf um Belege einem noch zu druckenden Anschreiben beizufügen war auch Übungssache, aber mit ordentlich "Post-It´s" und der zugehörigen Dokumentennummer zufriedenstellend zu lösen.

Wenn sich das eingespielt hat und das System sich so langsam mit Daten füllt, sollte später nochmal die Suche mit den Mitarbeitern besprochen werden. Auch hier gilt es die alten Arbeitsweisen zu überdenken und die Suchmaske richtig & effektiv zu nutzen (Besonderheit der Expertensuche, Volltextsuche, Arbeiten mit Wildcards und logischen Verknüpfungen .).

Damit würde ich das "erste Jahr" ganz grob als Eingewöhnungsphase bezeichnen, was aber sehr individuell von den Mitarbeitern abhängt (bzgl. Alter, technisches Verständnis, Fähigkeit & Wille zum Umdenken....). Wichtig ist vor allem, dass das System aus der Geschäftsleitung heraus auch tatsächlich gelebt wird.

Wir haben z.b. noch folgende Maßnahmen ergriffen:
- Erstellung einer eigenen Umstellungshilfe direkt im Folgemonat nach Inbetriebnahme (zusätzlich zu den von DATEV ausgehändigten Unterlagen inkl. Soll-Konzept -> bei uns dann mit weniger Text und mehr Bildern und spezifischen Fragen die sich aus den ersten Wochen ergaben)
- spezielle Hinweise grade zum Umgang mit den Officedokumenten und dem Setzen von Stempeln (Thema Bescheidprüfung)
- ca. 15 Monate nach Einführung: interne Tipps/Tricks-Veranstaltung mit allen Mitarbeitern und Austausch der gesammelten Erfahrungen
- danach wurde unser Knigge auch an einigen Stellen reduziert bzw. erweitert

An der Stelle möchte ich auch noch erwähnen, dass hier auch sehr gute Unterstützung von DATEV geleistet wurde.

Ich wünsche auf jeden Fall noch viel Erfolg bei der weiteren Umsetzung.

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

Hallo Frau Schimmel,

ich kann mich Herrn Hüwe nur anschließen.

Die meisten suchen ohne Bezug einer Ordnerstruktur; zugegebenermaßen nur die meisten (wobei ich glaube, die anderen würden es auch ohne Ordnerstruktur schaffen ;-) ).

Ich möchte aber auf einen Punkt hinweisen:
die Ordnerstruktur kann hilfreich sein, wenn man mit Zugriffslisten arbeitet.
D.h., wenn man bestimmte Dokumente nicht allen Mitarbeitern zugänglich machen möchte, kann man sog. ACL`s einrichten. Diese können auf Mandanten, Ordnern oder Registern liegen.

Herzliche Grüße aus Hamburg
Heinz-Günter Fritsche