sachliche (!) Diskussion zur Dokumentenablage

Hallo Datev,
was machen die ganzen Anregungen zur DokAbl? (zB Scannen in PDF, Eincheckfehler,Übergabedialog, Suchmaske, ...)? Es gibt dazu verschiedene Beiträge ...
Aktuell hat mich mal wieder gestört, dass beim Erstellen eines neuen Dokuments durch Kopieren eines alten Dokuments nicht wie in der alten DokOrg der kopierende Nutzer als Dokumentersteller hinterlegt wird.
Wann wird das gefixt?
Schöne Grüße
Willi Müller

Auch wenn Lebkuchendosen als Kundenbindungsinstrument toll sind, noch toller wäre eine Software, bei der kleine Fehler nicht erst nach Jahren ausgebaut werden ...

Bei Excel- Dokumenten bestehen folgende Wünsche:

- Wenn ein Mitarbeiter eine Datei Doppelt klickte, muß er wieder raus kommen, ohne das Datum auf "heute" zu setzen

- Wenn ein Mitarbeiter eine beliebige Datei eines Kollegen öffnete, dann soll der Kollege als Autor stehen bleiben, auch dann wenn der Mitarbeiter eine Kleinigkeit änderte.

- Wenn eine Datei kopiert wird (Tabelle von einem Mandanten auf einen anderen kopiert, oder Vorlage verwendet), würde ich mir Wünschen, daß Erstelldatum, MA- Name und Dateiname neu erstellt werden.

Allgemein würde ich gerne selber als Nutzer konfigurieren, ob Dateien beim Doppeltklick "geöffnet" oder "angezeigt" werden sollen, um beim Sichten umfangreicher Excel- Tabellen nicht in die Datums- Falle zu stolpern (Archivierungspflicht beginnt neu zu laufen...)

Die Verfahrendokumentation, die die geschilderten Verhaltensweisen GoBD-konform biegt, hätte ich gerne in Kopie.

Ansonsten full akk.

Auch wenn Lebkuchendosen als Kundenbindungsinstrument toll sind, noch toller wäre eine Software, bei der kleine Fehler nicht erst nach Jahren ausgebaut werden ...

Soviel zum Thema sachliche (!) Diskussion

Allgemein würde ich gerne selber als Nutzer konfigurieren, ob Dateien beim Doppeltklick "geöffnet" oder "angezeigt" werden sollen, um beim Sichten umfangreicher Excel- Tabellen nicht in die Datums- Falle zu stolpern (Archivierungspflicht beginnt neu zu laufen...)

Das kann man in einer Konfigurationsdatei einstellen. Leider nur pro Server und nicht benutzerbezogen.

Soviel zum Thema sachliche (!) Diskussion

Isn Insider. Und auch ein bisschen lustig. Muesste man hier aber regelmaessig mitlesen fuer....

Nun aber wieder stracks zurueck zum Thema, nicht dass sich noch jemand genoetigt fuehlt, den Thread wegen zuviel OT oder so zu schliessen.

Und auch ein bisschen lustig.

Hallo theo b.,

da sieht man mal wieder, wie unterschiedlich der Humor gesehen wird.

Ich finde dieses permanente wiederholen von (sicherlich auch berechtigten) Kritikpunkten überhaupt nicht lustig. Dies kann in den entsprechenden Themen angebracht werden. Wenn ich dies aber auch ständig in anderen Themen lesen, ist es nur noch störend.

Und für mich führt dies dazu, dass die Beiträge der Anwender, die dies so machen, teilweise auch überhaupt nicht mehr Ernst genommen werden. Eher so das Prinzip: Ach er trollt schon wieder.

Schade eigentlich, aber vielleicht sollten Sie sich mal überlegen, was Sie wo schreiben.

Viele Grüße
Uwe Lutz

Schade eigentlich, aber vielleicht sollten Sie sich mal überlegen, was Sie wo schreiben.

Hallo Herr Lutz,

mich wurmt es eher schon wieder mit OT-Kram in diesen Thread platzen zu müssen. Evtl. gibts in der neuen, versprochenen Software ja Subthreads, so dass man sich OT schön abflamen kann. Deshalb diskutiere ich dieses leidige Thema, das hier leider ständig aufkommt hier auch zum letzten Mal. Fortführung nur noch telefonisch oder in persona, Kontaktdaten gibts per pn.

Wenn Ihnen meine Kommentare nicht gefallen oder auf die Nerven gehen, verfahren Sie bitte wie mit der Mailflut in Ihrem Posteingang, Ihrem fb-newsfeed, den wa-groups in die Sie geaddet werden u. aus denen Sie nicht austreten können, ohne jemand auf den Schlips zu treten oder wie Herr XXXX mit den Gesetzen, die er für irrelevant hält: Ignorieren Sie sie einfach.

In einem Forum, in dem eine handvoll Schreiberlinge eine handvoll Kommentare pro Tag/Woche veröffentlichen, sollte das möglich sein. Notfalls, in Ermangelung einer Block-Funktion, könnte dies ein Browser-Addon übernehmen.

Beste Grüße
T.

PS Zur Erhellung des 'sachlich'-Sachverhalt: Es gibt hier einen ca. 2 Jahre alten, ellenlangen u. nicht nur mE mit haufenweise sachlichen Argumenten gespickten Thread, der kürzlich wegen 'Unsachlichkeit' geschlossen wurde.

PPS Die besten Steuerrechtler, die ich je als Mentor/Lehrer/Gegner haben durfte, gehen mit einer ordentlichen Portion Humor u. ein klein wenig Verbissenheit ans Werk. So schafft es sich immer noch leichter. Zum Wohle, I'm off.

Hallo Herr Müller,

wenn ein Dokument in der Dokumentenablage kopiert und wieder eingefügt wird, dann stehen Ihnen alle Eingabefelder wie bei der Neuablage zur Verfügung. Um Ihnen die Ablage zu erleichtern wird der Bearbeiter des Ursprungdokuments als Vorbelegung angeboten, es stehen Ihnen aber alle Mitarbeiter zur Auswahl. Ob der ursprüngliche Bearbeiter oder der "Kopierer" als Bearbeiter vorbelegt werden soll, darüber kann man geteilter Meinung sein. Unser Ansatz ist, dass der Bearbeiter=Ersteller - dann auch erst mal Bearbeiter vom kopierten Dokument ist, es wurde ja am Dokument selbst noch nichts geändert.

Viele Grüße aus Nürnberg
Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

Sehr geehrte Frau Scheuering,

Eine einfache Frage zur Anwendung:

Ein Mitarbeiter hat eine Excel- Datei per Doppeltklick geöffnet.
Wie kann der Mitarbeiter die Datei wieder schließen, ohne das Bearbeitungs- Datum auf "heute" zu setzen?

Das Problem in der Praxis ist, daß Kollegen nicht immer wissen, wo sich die gesuchten Daten befinden, und durchaus ein halbes dutzend Dateien öffnen- und schließen, bis sie die korrekte Tabelle finden, wo sie ihre Daten erfassen, um diese dann zu speichern.

Im nächsten Monat das gleiche Spiel, weil niemand erkennen kann, in welcher Datei wirklich Änderungen gespeichert wurden, da alle das gleiche Datum haben.

Mir ist der Befehl "anzeigen" bekannt, nur läßt sich dieser Workarround nicht den Damen der Buchhaltung vermitteln, die mich später rufen mit. "Ich kann nicht speichern" (da schreibgeschützt)

Bitte finden Sie eine Lösung, daß auch bei Excel- Dateien das Datum bestehen bleibt, wenn der Anwender nicht speichert. Und... Mir ist egal. ob das ein DATEV- oder Microsoft- Problem ist. Ich wünsche mir, daß es einfach nur repariert wird, so daß Uralt Dateien nicht plötzlich wieder tages- aktuell werden, nur weil irgend jemand nachschaute, was für Leichen wir in der Dokumentenablage haben. Daß in der Übersicht nicht ersichtlich ist, wer das Datum aktualisierte, setzt dem Ding noch die Krone auf...

Danke, Kolberg

Ob der ursprüngliche Bearbeiter oder der "Kopierer" als Bearbeiter vorbelegt werden soll, darüber kann man geteilter Meinung sein. Unser Ansatz ist, dass der Bearbeiter=Ersteller - dann auch erst mal Bearbeiter vom kopierten Dokument ist, es wurde ja am Dokument selbst noch nichts geändert.

Theorie und Praxis. Aus der Theorie klingt Ihr Ansatz plausibel. In der Praxis ist er nicht praktikabel:

Mitarbeiter A erstellt ein Dokument für Mandant X und arbeitet darin, er ist Bearbeiter.

Mitarbeiter B möchte das Dokument als Basis nehmen für seinen Mandanten Y und kopiert es hin zum Mandanten Y. Er kommt aber nicht dazu, die Bearbeitung zu beginnen. Das Dokument steht beim Mandanten Y herum und gerät in Vergessenheit. Mitarbeiter A ahnt von alledem nichts. Einige Wochen/Monate/Jahre später kommt Partner C des Weges daher und sieht ein merkwürdiges Dokument bei seinem Mandanten Y. Er ärgert sich darüber, dass es dort abgelegt wurde. Es hat überhaupt nichts mit seinem Mandanten zu tun. Er spricht Mitarbeiter A an, was es sollte, Dokumente für Mandant X unter dem Mandanten Y zu speichern. Mitarbeiter A ist ratlos. Er hat nichts gespeichert... Partner Y fragt sich, was mit Mitarbeiter A los ist...

Jetzt könnten Sie sagen, das sei an den Haaren herbeigezogen und kommt nicht vor. Doch tut es. Natürlich nicht unbedingt in der Schärfe, aber grds. schon. Jetzt könnten Sie weiter sagen, dass hier Mitarbeiter sensibilisiert werden müssen, vielleicht auch die Vorlagenverwaltung sinnvoll genutzt werden soll und was weiß ich nicht alles.

Stimmt.

Aber schildern Sie mir doch bitte mal einen praktischen Fall für Ihren Ansatz. Ich kann mir keinen vorstellen. Ihr Ansatz macht keinen praktischen Sinn. Es ist ein theoretisches Exempel ohne praktisch sinnvollen Anwendungsfall.

Immer dann, wenn ein Mensch etwas aktiv macht - auch eine Datei dupliziert und an anderer Stelle ablegt, ist er der Mensch der ganz offensichtlich zuständig ist: er hat sich ja irgendwas dabei gedacht. Wir reden hier nicht über Dateizugriffsrechte im Windows-Explorer, wir reden hier über Dokumentenmanangement in einer Kanzlei. Diesen Zuständigen nennt man den Bearbeiter. Es spricht nichts dagegen, manuell jemand anderen zum Zuständigen (= Bearbeiter) zu erklären. Aber manuell und nicht automatisch. Und das war der Ansatz der Dokumentenorganisation, welche uns weggenommen und durch die Dokumentenablage ersetzt worden ist.

Verlagern wir den Fall doch mal ins Kopierer-Zeitalter. Mitarbeiter B nimmt sich aus der Mandantenakte X, für welchen Mitarbeiter A zuständig ist, eine Papiervorlage, kopiert sie am Kopierer und heftet sie für eigene Zwecke in seine Mandantenakte Y, um sie dort zu verwenden. Ihr Ansatz ist, dass Mitarbeiter A der Bearbeiter ist. Mitarbeiter A ist also zuständig für das Blatt Papier, das in der Akte Y heftet. Das ist absurd.

Momentan ist es in den genannten Fällen schwierig, bei einer großen Zahl von Anwendern und Mandanten den Datenbestand in Ordnung zu halten.

Sie sollten daher wieder zurückfinden zum Ansatz, den Sie selbst mit der Dokumentenorganisation verfolgt haben.

..Ob der ursprüngliche Bearbeiter oder der "Kopierer" als Bearbeiter vorbelegt werden soll, darüber kann man geteilter Meinung sein. Unser Ansatz ist, dass der Bearbeiter=Ersteller - dann auch erst mal Bearbeiter vom kopierten Dokument ist, es wurde ja am Dokument selbst noch nichts geändert.

Dieses Thema und viele viele andere diskutiere ich mit der Fachabteilung seit die Dokablage auf dem Markt ist. Wenn man die Antworten von DATEV liest kann man nur noch den Kopf schütteln. Nur Theoretiker die keinerlei Bezug zur Praxis haben.
Die Entwickler der alten Dokumentenorganisation scheinen alle in Rente gegangen zu sein oder haben vielleicht auch aus Verzweiflung über das miserable, kaum brauchbare Nachfolgeprodukt gekündigt.
Es ist bis heute keine einzige Verbesserung in diesem Nachfolgeprodukt erkennbar.

Hallo Herr Stöcker,

da soll auch nichts weiterentwickelt werden. Wir sollen schließlich das "Top-Produkt" DMS kaufen. Das findet die Finanzverwaltung auch viel besser (Datev sowieso, bringt schließlich mehr ein).
schönen Tag noch

Es ist bis heute keine einzige Verbesserung in diesem Nachfolgeprodukt erkennbar.