GoBD - Verfahrensdokumentation - Erfahrungswerte, Vorgehensweise, Mandantenansprache, etc.?

Liebes Forum!

Zuerst möchte ich an dieser Stelle die DATEV loben, die ein sinnvolles Tool zur Verfahrensdokumentation aufgelegt hat
(siehe hier: GoBD - Verfahrensdokumentation zur Belegablage ).
Danke!

Ich bin aktuell dabei, anhand des Tools eine solche Doku für den Eigenbetrieb zu erstellen.

Mir war bereits im Vorwege klar, dass dies ein "schwerer Gang" werden würde.
Allerdings erschlägt mich bereits der Arbeitsaufwand für unsere Mini-Kanzlei. Hier frage ich mich, wie ich unseren (teilweise Kleinst-) Mandanten vergleichbaren Aufwand als Dienstleistung verkaufen kann/soll.

Zur Info: Unsere Mandanten wurden durch uns in zwei Veranstaltungen zu den GoBD informiert. Die Veranstaltungen waren in unseren Augen durchaus positiv. Jedenfalls hat uns niemand gesteinigt oder bedroht. Vielmehr herrschte ein insgesamt konstruktives Klima, das wir auch im Nachgang noch so empfinden.

Nun geht es allerdings an die Umsetzung (letztlich also um das Geld der Mandanten, die für eine derartige Dienstleistung in Form einer Verfahrensdokumentation zur Belegablage bezahlen "dürfen")!

Jetzt kommen die Fragen/Probleme:

1.
Haben Sie bereits Erfahrungswerte bezüglich des "Verkaufs" der Dienstleistungen "Verfahrensdokumentation"/"Unterstützung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation"?

2.
Wie berechnen Sie diese Dienstleistungen?

3.
Wie gehen Sie mit Einwänden Ihrer Mandanten um?

4.
Mit welchem zeitlichen Aufwand rechnen Sie und wie bekommen Sie diese Tätigkeiten zeitlich im Alltagsgeschäft unter?

5.
Gibt es evtl. Tipps & Tricks, die Sie mit uns teilen würden?

Wichtig:
Ich möchte ausdrücklich nicht über Sinn und Unsinn der GoBD streiten, vielmehr bin ich auf der Suche nach Lösungen! Schließlich sind wir alle von der Thematik betroffen.

Besten Dank aus dem Norden!

Nordic Tax

An Nordic Tax,

ganz ehrlich, ich bin immer am überlegen, ob man auf Fragen, die verdeckt gestellt werden, überhaupt antworten soll. Ich bin der Meinung, wer Fragen hat kann diese offen stellen wo ist das Problem.

Kurz knapp und knackig:

Es wird nicht kostenlos sein und es wird nach Stundensatz abgerechnet werden. Die Mandanten werden im Rahmen der Jahresabschlussgespräche darauf aufmerksam gemacht.

Die Mandantenabende waren durchaus erfolgreich, aber glücklich war keiner, zumal wir zu diesem Termin die VD noch nicht präsentieren konnten.

Wir werden nach Risikoklassen und Größe vorgehen und dann das mit den Mandanten besprechen. Was hilft mir eine VD, wenn noch nicht mal die Grundlagen passen bzw. die Mandanten teilweise nicht willens sind die Belege zu erfassen (mit einer Belegnummer zu versehen).

Tipps und Tricks gibt es nicht, das liegt alleine bei uns, wie wir das stemmen. Abgesehen davon gebe ich (meine persönliche Meinung) Leuten, die ich nicht kenne keine derartigen Hinweise.

Mit freundlichen Grüßen aus Dresden

Claudia Thaller-Birkigt

Moin, moin,

ich habe immer noch Zweifel ob die GoBD für alle Mandanten anwendbar sind, insbesondere für die 4III Rechner, Vermieter und Kleinunternehmer. Leider ist die Diskussion zu diesem Thema, die ich vor gut einer Woche sowohl hier als auch im Forum des Verbandes eingestellt habe sehr verhalten. Dazu zur Hälfte hier von anonymen Beiträgen getragen.

Gut, Sie schreiben, Sie wollen nicht über die GoBD an sich sondern "nur" über die Umsetzung diskutieren. Aber gerade hier habe ich meine Zweifel. Sollten die GoBD nicht flächendeckend anzuwenden sein, so sehe ich es als fraglich an, den Mandanten unsere Leistung "aufzudrängen". Ich denke da an die Urteile zur Frage, ob man für Kleinunternehmer Bilanzen machen darf. Zusammenfassen haben die Richter m. W. entschieden: StB, wenn Du für einen nicht buchführungspflichtigen Mandanten Bilanzen erstellst ohne daß dieser u. a. über die Gebühren genau aufgeklärt worden ist und dies ausdrücklich gewünscht hat, hast Du keinen Anspruch auf Honorar, haften darfst Du aber voll.

Mit diesem Hintergrund ist es Selbstschutz, den Mandanten keine Beratung zur VD aufzuzwingen. Hinzu kommt, daß wir alle doch nicht wirklich wissen (oder nur ahnen) was in der Gesamt-VD drinnen stehen muß. Auch ich habe mich mit der Belegablage-Muster-VD der Datev für meinen eigenen Kleinbetrieb beschäftigt. Dabei sind mir viele Fragen aufgestoßen, die ich hier im Forum zur Diskussion gestellt habe.

Aufgrund dieser ganzen Unsicherheiten werde ich meinen Mandanten dies nochmals entsprechend mitteilen. Wie schon mehrfach verweise ich darauf, daß es Sache des einzelnen Steuerpflichtigen ist, die GoBD einzuhalten, ich als StB aber zur Hilfeleistung gern zur Verfügung stehen. Auch aus den GoBD geht ja hervor, daß eine fehlende VD allein nicht schädlich ist.

Wie bisher wird es schriftliche und persönliche Informationen an die Mandanten geben. Bisheriges Echo: Laß mich damit in Ruhe! Mein Job ist es, auf die Risiken etc. hinzuweisen und dem Mandanten zu helfen, der diese Hilfe möchte. Über die Honorierung ist dann im Einzelfall (wohl nach Stunden) zu entscheiden.

Aber so lange wir nicht in der Lage sind, für den eigenen Betrieb eine VD nach der GoBD zu erstellen (nicht nur für ersetzendes Scannen oder Belegablage, auch incl. der Fragen der Software (-dokumentation), wozu die DATEV bislang m. W. noch nichts ausgeführt hat), kann man nicht guten Gewissens das Produkt verkaufen.

Schöne Grüße aus dem echten Norden an wen auch immer

Wolfgang Funck

Schönen guten Tag Herr Funck,

in manchen Dingen teile ich Ihre Ansicht, in manchen nicht.

Ob das für 4-III-Rechner gilt oder nicht, festgelegt ist es erst mal, obgleich diese Herrschaften keine Bücher führen müssen. Ich möchte hier nicht anfangen dürfen zu streiten - zumal ein Großteil davon Ärzte sind, die IGeL Leistungen erbringen, also unter Risikogesichtspunkten einer genauen Prüfung unterzogen werden. Wie wollen Sie beim EÜR die Einnahmen vollständig nachweisen (Einzelaufzeichnungspflicht, da der Arzt nicht in den Bereich Einzelhandel fällt) - da habe ich Fragezeichen in den Augen? Die Software des Arztes muss zum Beispiel die Stammdaten erfassen können - revisionssicher, können noch lange nicht alle.

Wenn ich mir dann ansehe, was da noch so gefordert wird in den GoBD, was teilweise nicht machbar ist, dann ist die fehlende VD nur noch das Zünglein an der Waage. Und es ist genauso wie ich vermute, unsere Zunft sagt draußen, das brauchen sie doch nicht - stimmt, aber dann sollten alle Anforderungen aus den GoBD oder den Kassenrichtlinien (BMF-Schreiben96/2010) erfüllt sein, das kann fast kein Betrieb perfekt leisten und schon kommt dazu, dass die VD fehlt und wir als Steuerberater haben nicht bis zum 30. des Folgemonats gebucht (NRW und Sachsen-typisch) und dann war es das. Zumal die VD seit 1995 (GoBS) gefordert hätte werden können - wir hatten also fast 20 Jahre Zeit das umzusetzen.

Wenn der Mandant das nicht will, dann Aktenvermerk mit Datum und Unterschrift in die Handakte mit aufgenommen und im Anschluss ist das sein Problem. Die möglichen Riskobeträge über die wir sprechen werden dabei mit hinterlegt (sind hier 10 Prozent vom Jahresumsatz, als Standardversuch der Prüfer).

Am Ende haften wir nämlich auch für mögliche Steuernachzahlungen aus der Schätzung, weil wir ihn nicht darauf hingewiesen haben (steht zwar in den GoBD, dass das seine Verantwortung ist - aber was machen die Zivilgerichte bis zum BGH daraus, da muss ich nicht vermuten).

Mit freundlichen Grüßen aus Dresden

Claudia Thaller-Birkigt

Hallo Frau Thaller-Birkigt,

die Probleme sind da und mannigfaltig. Oder nach Hermann Pump im aktuellen DATEV-Magazin: Die GoBD sind eine akademische Abhandlung. "Kein Unternehmer oder der für ihn tätige Berater vor Ort versteht das oder kann das umsetzen."

So etwas steht in einer DATEV-Veröffentlichung. Wie sollen wir kleinen Berater dies umsetzen, nicht nur für uns selbst, auch für die Mandanten und dann noch verantworten? Ok., ich bin Akademiker aber auch seit langer Zeit Praktiker und mir ist so manche Forderung von Verwaltungsseite (nicht nur Finanzverw.) nicht nachvollziehbar bis zuwider. Es wird gefordert, was eigentlich unmöglich ist. Und wenn StB mit der DATEV zusammen viel schaffen, dann wir ELENA beerdigt, da die Verwaltung ihren eigenen Laden nicht in den Griff bekommt.

DFB und VW sind ja nur zwei Großunternehmen, die derzeit mächtiggewaltig in den Negativschlagzeilen sind, haften dort letztlich die WPs und über die Versicherungen letztlich der Feldwaldundwiesensteuerberater?

btw. @Nordic Tax: Wie setzen Sie die Geschichte bei Ihren Mandanten um, wie rechnen Sie ab, welchen Zeitaufwand haben Sie, selektieren Sie die Betriebe, teilen diese in Gefährdungsklassen ein oder behandeln alle gleich?

Das Thema bleibt spannend, mal schauen, was uns dies Jahr zu Weihnachten aus Berlin präsentiert wird.

Frohes Schaffen wünscht

Wolfgang Funck

Sehr geehrter Herr Funck,

das GoBD-Schreiben dokumentiert doch nur das Totalversagen der Kammern und Verbände und die Arroganz und Dummheit oder Hinterhältigkeit des Finanzministeriums.

Es gehörte meiner Meinung nach zu den Aufgaben unserer Berufsvertretung massiv gegen dieses Schreiben der Finanzverwaltung vorzugehen und eigene Lösungsvorschläge auszuarbeiten. Eine Musterverfahrensdokumentation, mit der auch keiner was anfangen kann, ist hier zuwenig.

Was die GoB betrifft muss meiner Meinung nach grundsätzlich unterschieden werden wer die Buchhaltung erstellt (Mandant oder externer Dienstleister) und wie groß der Anteil der EDV bei diesem Prozeß ist.

Einheitliche GoB für einen voll digitalisierten Großbetrieb mit ERP-Software und einem Würstelstand, der noch seine Rechnungen mit Papierüberweisungen bezahlt, können keine brauchbare Hilfestellung bieten.

Ebenso muss es einen Unterschied geben, ob das Unternehmen selbst oder ein Dritter die Buchführung erstellt. Hier kann es z. B. in Bezug auf die Festschreibung doch keine einheitliche Lösung geben.

Auch wenn es mühsam ist, BFH-Urteile aus den 1950er und -60er Jahren heraus zu suchen, sollte allein die Rechtsprechung der Maßstab für unser Handeln sein und nicht ein unverständliches Schreiben eines inkompetenten Ministerialbeamten.

MfG

An alle Mitleser,

ja, es haben alle ein Stück recht. Aber bereits in den 50-ern oder schon in der RAO stand, dass man keine Radierungen oder Rasierungen (nein, damit ist nicht der Bart gemeint, sondern das Papier) vornehmen darf und dadurch eine Buchführung nicht mehr korrekt ist. Das Lesen der alten Urteile ist ein Blick in die Geschichte der Buchführung und deren Systeme. Was hatte ich heute in der Post vom Zukunftsinstitut: die neue Wir-Kultur, na dann fangen wir doch damit an. Wir wären viele, aber wir tun nichts zusammen. Wir sind viele, aber wir reden nicht miteinander, weil eine Krähe... Wir wären viele, aber wir gönnen dem anderen nicht das Schwarze unter dem Nagel. Wir sind viele, aber dennoch denken wir nicht gemeinsam nach, sondern schieben den schwarzen Peter den Kammern, Verbänden oder wer weiß wem zu. Aber wer von uns ist bereit sich außerhalb der Arbeit zu engagieren - kaum einer, da uns die Zeit fehlt. Die Zeit fehlt aber denjenigen, die von BDO, PwC (die bis heute noch das Testat für VW nicht zurückgenommen haben) und wie sie alle heißen nicht, um ihre Lakaien in die Gremien schicken. Die haben es schon geschafft den WP Markt damit kaputt zu machen, jetzt sind die kleinen Mandanten (aus deren Sicht) dran und damit wir. Wann merken wir, dass wir der Mund aufmachen müssen, wenn uns etwas nicht passt. Warum lieber verärgerter Genosse schreiben Sie nicht offen, was Sie denken. Sie haben recht, aber unsere Masse ist zu gering und es fällt schwer die Menschen aufzurütteln, erst wenn das vor der eigenen Steuerberatertüre passiert, dann werden die Menschen munter. Wo wird denn einkauft - beim Billigsten, bin doch nicht blöd, doch - weil die Großen kommen nicht zu uns. Wir haben die Macht nur etwas zu verändern, wenn wir alle mitmachen und anfangen regional oder genossenschaftlich zu denken (Raiffeisen hatte recht, auch wenn dieser Gedanke in dieser Branche nicht mehr ausgeprägt ist). So, genug des Lamentierens und Maulens - da könnte ich Bücher füllen.

Aber was soll´s, dem Kollegen ging es doch darum wie wir das umsetzen. Ehrlich, mir noch nicht klar - vielleicht hätte ich schon 1995 darüber nachdenken sollen. Aber wie es so ist, das mache ich ....morgen, wenn ich ..........

Wir sind derzeit mittendrin und wir stellen alle Mandanten, wo es sinnvoll und machbar ist auf Unternehmen online, um - dort kann ich auch nachweisen wann was gemacht worden ist. Diskussion mit dem Prüfer beendet. Das kostet den Mandanten Geld, aber der Mandant hat auch Vorteile durch diese Variante - ja wir müssen alle dazu lernen, aber das musste jede Generation. Ich hoffe nur die DATEV hat genügend RZ Kapazität, weil wenn das alle machen, dann kracht es an den Ecken und Enden - das fängt schon bei der Beantragung der Unterberaternummern an.

Alles andere wird nach Stundensatz abgerechnet mit einem Richtwert, den der Mandant genannt bekommt.

Schlauer bin ich dann nächstes Jahr - ha, ich hatte auf einen ruhigen Jahreswechsel gehofft, aber gegen das war die Sepa-Mandatsverwaltung und alle Kinderkrankheiten, die das Ding noch hat und hatte, ein Spaß.

Mit hoffnungsvollen Grüßen aus dem gallischen Dorf Dresden in Sachsen

Claudia Thaller-Birkigt

Liebe Frau Thaller-Birkigt,
lieber Herr Funck,

ich bedanke mich herzlich für Ihre Antworten! Außerdem möchte ich Ihnen beiden auf diesem Wege mitteilen, dass ich Ihre Beiträge in diesem Forum stets sehr schätze, da Sie immer wieder "den Finger in die Wunde legen" und auf Probleme/Missstände hinweisen. Dieses Engagement ist innerhalb der Branche leider nicht oft erkennbar.

Ihre Ausführungen bestätigen mich in meinen Ansätzen (Einteilung in Risikoklassen, Einsatz von Unternehmen online, Abrechnung nach Stundensätzen). Hieran führt m. E. in Zukunft kein Weg vorbei.

Zur gewählten Anonymität: Hinter dieser verbergen sich keine bösen Absichten. Vielmehr liegen "persönliche Gründe" vor. Man sollte mich an anderer Stelle auch mit meinem Klarnamen finden.

@Wolfgang Funck:
Wir kennen uns von der einen oder anderen DATEV-Veranstaltung, treffen uns aber auch mal zufällig in Hamburger Cash & Carry Märkten ;-)

@Claudia Thaller-Birkigt:
Ich teile Ihre Meinung voll und ganz! Die Probleme (die seit Jahren nicht weniger werden) erfordern ein stärkeres Miteinander der kleineren Kanzleien. Die Schwierigkeit besteht meiner Ansicht nach einerseits im mangelnden Engagement, andererseits am fehlenden Willen, mit anderen kooperieren zu wollen. Kammern und Verbände sind jedenfalls nicht die Lösung. Eher sollte man wohl auf eigene (gerne auch gemeinsame) Ideen und deren Umsetzung setzen. Der (positive) Druck auf die Genossenschaft sollte allerdings unbedingt in das Tagesgeschäft integriert werden. Das können wir im Hamburger Raum auch ganz gut, auch bei uns gibt es "Gallier" ;-)

Beste Grüße,

Nordic Tax

ganz ehrlich, ich bin immer am überlegen, ob man auf Fragen, die verdeckt gestellt werden, überhaupt antworten soll. Ich bin der Meinung, wer Fragen hat kann diese offen stellen wo ist das Problem.

Warum denn nicht antworten? Sie erhalten doch aus der anonymen Community auch wertvolle Ratschläge. Was im gemeinen Usus im Internet ist. Warum sollte das hier anders sein?

Ich denke alle hier verfolgen die Datenschutzdebatten.

So, und nun lese ich den Artikel ;)

Auf der Cebit 2014 fragte ich einen Elster-Programmierer, warum man mit Elster keine Belege einreichen kann. Antwort: Technisch ohne weiteres möglich, jedoch auf Grund der Datensparsamkeit nicht erwünscht. In Zeiten, in denen man weiss, dass Staaten wahllos alle Daten sammeln, die sie in die Finger bekommen, scheint diese Argumentation absurd (auch wenn man berücksichtigt, dass FAs immer noch Papierdatenhaltung betreiben). Staaten, die Anforderungen wie in den GoBD stellen, sollten auch entsprechende Möglichkeiten schaffen, wie zB. ein Belegarchiv oder eine entsprechende Software.

Bis es soweit ist, bulletproof algorithm (Entwurf):

1. Beleg hashen

2. Hash posten bei 'manipulationssicherem' Drittanbieter, wie z.B. u.a.

- privat auf fb-Pinnwand
- Postfach bei großen dt. Emailprovidern mit entsprechenden Aufbewahrungsfristen
- FA der Wahl (auch wenn die das nicht wollen)
- Internetbank des Vertrauens, die schon heute eine revisionssichere Belegablage für jeden Kunden bietet

3. Hashfunktion (für Zwecke der Prüfung) offenlegen

Umsetzung dürfte mit jedem gängigen Smartphone (die auch i.d.R. hervorragende Dokumentenscanner sind) u. einer vernünftigen Software möglich sein. Den Prüfer, der das angreifen kann, möchte ich sehen.

Moin, moin in den Hamburger Norden,

dann haben wir ja beim nächsten Treffen wieder ein neues/altes Thema.

Hallo auch in südlichere Gefilde!

Nach dem Beitrag im neuen DATEV Magazin werde ich mich wohl am Wochenende um ein Grundkonzept einer Mandanteninformation kümmern. Diese soll dann schriftlich noch im November an die Mandanten gehen. Alles nicht ganz als identisches Rundschreiben, ein oder zwei Absätze werde ich individualisieren, der Grundtenor bleibt aber gleich: ich wüßte gern wie es richtig gehen soll und auch kann. Dazu dann immer das Angebot einer persönlichen Beratung.

Vermutlich wird kaum jemand reagieren (Ausnahmen bestätigen diese Regel) und dann werde ich gelegentlich - z. B. schon bei Auffälligkeiten in den FiBu-Unterlagen - an die GoBD erinnern.

Letztlich wird es wohl wieder alles ausgesessen werden und wir werden die BPs abwarten müssen.

Schöne Grüße aus dem noch nördlicheren Norden, wenn auch nicht von der Nordsee. Dort gibt es ja keine gallischen Dörfer aber den guten alten Spruch: "Lever dood as Slav!" Leider hat Pidder Lüng den Kampf ja nicht überlebt, bei Interesse nachzuhören auch bei Achim Reichel auf der Platte "Regenballade."

Wolfgang Funck

An alle Mitleser und auch Antworter,

herzlichen Dank für die Blumen, aber manchmal geht mir schon die Hutschnur hoch und derzeit sitzt der Hut - gefühlt - nicht auf dem Kopf.

Noch was zur Vorgehensweise:

Wir haben zwei Mandantenabende gemacht (einen im Juni, einen im September) beide brechend voll.
Zwei längere Mitarbeiterschulungen als Frontalunterricht
Zwei Tipps als P.S. in unseren Briefen/ E-Mails etc.
Ein Anschreiben im März diesen Jahres mit ca. 1 1/2 Seiten

Anschreiben jetzt mit Auswahl was ab nächstem Jahr geht - Office Warenerfassung 3.0 (ungern) oder Unternehmen online. Dazu Liste für den Rücklauf, da die Mandanten antworten müssen!. Wenn nein, dann wird nachtelefoniert und die Software geordert und eingerichtet (deshalb meine ich, da war Sepa ein Spaziergang - nein, ich meine damit nicht den jeden Montag in Dresden).

Mal sehen, was da an Rückmeldung kommt. Wenn wir den ersten Tsunami verdaut haben (oder ist der Begriff negativ vorbelegt, grübel), dann werden wir mit jedem Mandanten das Thema VD angehen und besprechen - Entscheidung mit Aktenvermerk trifft der Mandant (bei meinen BMW Mandanten lasse ich keine Luft ran, die haben keine Wahlmöglichkeit, da das Finanzamt die besonders lieb hat).

Keiner dieser Punkte wird kostenlos erfolgen (ob es umsonst ist weiß ich nicht -) ). 2016 ist voll ausgebucht, ach so die restlichen Arbeiten sollen ja auch noch gemacht werden. Hab´ ich was vergessen, ach ja so schlappe Dinge wie Kanzleiorganisation, Personal, Fortbildung - völlig überbewertete Fakten (Ironie aus).

Ein Hoch auf die ABM Programme der deutschen Finanzverwaltung, denn die Überwachung des Ganzen machen wir dann laut VD monatlich/vj/j oder dokumentieren das natürlich immer revisionssicher, am besten als Bearbeitungspunkt in den Pro Check Listen (Honorar?! - aber sicher, gerne werden das unsere Mandanten bezahlen, die Buchführungsdienste bieten das in ihrer Fibu sicher als all inclusive an, zumindest bis zur nächsten BP, allerdings ohne Insolvenzsicherungsschein).

Fröhliche laue Frühlingsgrüße aus dem gallischen Dorf Dresden in Sachsen

Claudia Thaller-Birkigt