DMS Ablagerahmenplan

Hallo zusammen,

unsere Kanzlei will in Kürze auf DMS umstellen und wir sind schon fleißig dabei uns mit Ablagerahmenplan und Beschreibungskatalog zu beschäftigen.

Eine Frage interessiert mich im Vorfeld allerdings noch sehr in Bezug auf den Ablagerahmenplan. Wird die vorgegebene Register-Ebene auch im Verschlagwortungskatalog später in der gleichen Reihenfolge dargestellt, wie sie nummeriert ist, oder alphabetisch?

Klingt vielleicht doof, aber innerlkanzleitechnisch gibt es hier verschiedene Vorstellungen. Z.B. erstes Register Stammakte, zweites Register Abschluss, 3. Register Steuern

Meine Kollegin wünscht sich lieber eine alphabetische Registervergabe, damit beim Verschlagworten diese zuerst angezeigt werden. Ich bin z.B. der Meinung, dass die Struktur einer gewissen "Wichtigkeit" geschuldet ist und somit die Stammakte als allererstes steht. Wie werden die Auswahlkriterien denn später im Programm angezeigt wenn ich auf den Auswahlbutten gehe? Alphabetisch oder Numerisch wie vergeben?

Hallo Herr Ammon,

die Felder des Rahmenplans sind alphanumerisch, es gibt also eine alphabetische Sortierung. Damit so lesefreundliche ;) Konstellationen wie 1, 10, 100, 2, 20, 200 nicht erscheinen sollten die entsprechenden Felder mit 001, 010, 100 etc. gefüllt werden. Alles andere ist Geschmackssache.

Beste Frage: Wie haben Sie es bisher gemacht?

Zweitbeste Frage: Was möchte ich verbessern?

Beste Antwort: Nichts im DMS ist in Stein gemeißelt.

Zweitbester Tipp: Nicht dauernd komplett ändern, Evolution ist angesagt.

Vorsichtsprinzip: DATEV weiß leider teilweise nicht wo es langgeht (Arbeitsplatzintegration).

Viele Grüße

K. Pfeiffer

Hallo Herr Pfeiffer,

wenn ich das richtig verstanden habe, bedeutet das, dass im Auswahlfeld "Register" an oberster Stelle das Register steht, welches im Alphabet zuerst kommt, also aus meinem Beispiel Abschluss vor Stammakte vor Steuern?

Auch wenn ich im allgemeinen Rahmenplan die Stammakte mit 1, den Abschluss mit 2 und die Steuern mit 3 "hinterlegt" habe? Ist das korrekt?

Hallo Herr Ammon,

so ist es. Also die Beschriftung eher so: 01 - Stammakte, 02 - Abschluss

Da aber das Register in der Rangfolge an letzter Stelle erfolgt (diese beginnt mit "Bereich", es folgt der "Ordner" und dann das "Register") können Sie den Ordner (bei Ihnen gedanklich das Register) mit 0 Stammakte beschriften und dann 01 - bla, 02 - blabla usw. beschriften. Wie tief Sie diese Struktur führen wollen kommt immer auf Ihre Kanzlei an.

Viele Grüße

K. Pfeiffer