Belegtransfer Unternehmen online

Hallo,
ich möchte gerne das High-tech-Equipment meines Büros mit den Top-Programmen von Datev kombinieren:
Ausgangslage: Einhundert Eingangsrechnungen liegen in Papierform vor.
Ziel: Die Belege sollen eingescannt und über Unternehmen online gebucht werden.
Problem: Der Belegtransfer/Scanmodul kann nur einen lokalen Scanner gebrauchen, ich habe aber natürlich einen Netzwerkscanner.
Alternativproblem: Hundert Belege als eine Datei scannen, kann ich in UO aber nicht mehr trennen...
Alternativproblem II: Hundert als Einzeldatei gescannte Belege kann ich nicht gesammelt hochladen. Jeder Beleg erfordert das Anklicken von "Durchsuchen" "Beleg anklicken" nächster Beleg...

Leider habe ich meinen Mandanten das ganze Ding als tollen Schritt in die richtige Richtung verkauft...In der Praxis sieht es aber so aus, dass ich teilweise pdf-dokumente ausdrucke, Buchungen wie in der Steinzeit händisch vornehme und anschließend ein Ablageproblem mit den Belegen habe. Beim Mandanten mache ich mich ja lächerlich, wenn ich dem die Ausdrucke zurück schicke...

Hat jemand eine Lösung für mich?

Hallo Herr Emrich,

Die Belege können Sie als Einzeldateien scannen und dann in ein Zip-Archiv packen.

Dieses kann dann direkt hochgeladen werden und wird seitens Unternehmen Online wieder entpackt, so dass die Einzelbelege zur Verfügung stehen.

Die Scanner bieten ja oftmals auch die Möglichkeit Seitenweise eine einzelne Datei zu erzeugen oder in bestimmten Schritten. Mit einem überschaubaren Mehraufwand die mehrseitigen Rechnungen zu filtern, geht dies bei uns recht gut.

Beste Grüße
Tobias Christlieb

Hallo Herr Emrich,

wir nutzen hierfür das Scan-Modul, auch wenn wir auch "nur" einen Netzwerkscanner haben. Sie können dort auch gescannte Dokumente importieren und weiter bearbeiten.

Im Dokumentenkorb des Scanmoduls können Sie die Seiten trennen (ein Klick), ggf. mehrseitige Belege wieder zusammenfassen und dann die einzelnen Belege in einem Schritt nach Unternehmen Online hochladen.

Viele Grüße
Uwe Lutz

Warum eigentlich so umständlich?
Auf dem "High-tech" Netzwerkscanner z.B. über eine direkt zugewiesene "Empfängertaste" die Einzelbelege in ein festes, hierfür angelegte Verzeichnisse scannen.

Diese Verzeichnisse im Belegtransfer beim entsprechenden Mandanten einpflegen und "Zugang überwachen" einen Belegzugang in diesen Verzeichnissen automatisch überwachen und direkt ins RZ senden lassen. Der Sendevorgang läuft dann völlig automatisch.

Über diesen, manuell "lediglich" aufs Scannen reduzierten Prozess wickeln wir in unserer Kanzlei täglich mehrere hundert Belege für die Kanzlei wie auch verschiedene Mandanten ab.

Hallo Herr Lander,

ich liebäugele auch schon lange mit Ihrer Lösung, konnte diese aber aus folgenden Gründen noch nicht vollständig umsetzen:
a) das "überwachende System" benötigt eine aktive Anmeldung mit hinreichenden Rechten, da der Belegtransfer nicht als Dienst läuft
b) des weiteren ist hier eine Smartcard mit aktiver PIN-Eingabe erforderlich (die bei jedem Neustart wg. Sicherheitsupdates etc. wieder verloren geht). Mit Betriebsstätten-mIdentity (mit dem die PIN hinterlegt werden kann) ist mir dies auch nicht gelungen (wenn ich mich richtig erinnere aufgrund fehlender UO-Rechte).

Bei uns wird deshalb aktuell zwar in einen gemeinsamen Ablageort gescannt, der jeweilige Mitarbeiter gibt dann aber manuell den Befehl Hochladen im Belegtransfer. Wäre schön wenn das noch besser ginge.

Danke & Gruß

rw

Hallo,

vielen Dank für Ihre Mühen.

Ich habe den sehr konstruktiven und für mich nachvollziehbar beschriebenen Vorschlag von Herrn Lander umgesetzt. Funktioniert bestens! Vielen Dank dafür!

Ein Smart-Card-Anmeldeproblem ist bisher nicht aufgetaucht. Üblicherweise melden wir uns als erste Handlung am Tage damit an...

Viel Erfolg beim Hochladen!

P.S. Drei Servicekontakte inklusive Telefon konnten mir übrigens nicht annähernd so gut und schnell helfen, wie hier die Kollegen!

Hallo zusammen,

ein bisschen Nähkästchengeplauder:

Wir haben auf unserem virtuellen KommServer ebenfalls den Belegtransfer im Überwachungsmodus laufen. An der PIN-Eingabe kommen wir auch nicht vorbei, da der KommServer aber nur bei Updates (DATEV/Win) neugestartet wird, sind die notwendigen PIN-Eingaben überschaubar.
Dadurch dass es sich um eine virtuelle Maschine handelt, haben wir mit der aktiven Konsole auch kein Problem. Die notwendigen Rechte (Windows-Benutzer) sollten von einem versierten Admin schnell einzurichten sein.

Ärgerlicher ist, dass der Belegtransfer gerne mal nach längerer Laufzeit schlicht nicht mehr überwacht. Deshalb haben wir im Taskplaner einen Zwangsbeendung und Neustart der Überwachung eingerichtet:

Beendigung:
C:\Windows\System32\taskkill.exe /F /T /IM "DATEV.BEDI.BelegTransfer.exe"

Start direkt in die Überwachung:
"C:\Program Files (x86)\Belegtransfer\DATEV.BEDI.BelegTransfer.exe" /w

Der Schalter /w beendet auch eine laufende Überwachung, wenn aber die "Bedi" nicht reagiert, funktioniert nur der taskkill...
Die PIN-Eingabe ist nur einmal notwendig, wenn die Konsole angemeldet wurde, anschliessend ist der PIN im Speicher und ein nächtlicher Neustart kann via Taskplaner ohne Probleme durchgeführt werden.

Grüße

Christian Ockenfels